Création de lignes de contrat de location

Ce document explique comment créer des lignes de contrat de location.

Utilisez ce document lorsque vous souhaitez créer une ligne de contrat de location.

Une ligne de contrat de location peut également être créée à l'aide des méthodes suivantes :

Un surclassement ou un sous-classement dans le cadre du processus de remplacement
En utilisant les forfaits de location
En utilisant le programme 'Contrat de location. Créer' (STS085)
En utilisant la fonction de copie dans 'Contrat de location. Ouvrir' (STS100/C) ou 'Contrat de location. Copier ligne' (STS126)

Résultat

Les résultats de la création d'une ligne de contrat sont les suivants :

Vous avez réservé une quantité d'un article ou d'un article de série à louer, à louer en leasing ou à vendre à un client.
L'article ou l'article de série est associé à un site client et à un payeur spécifiques.

Les lignes du contrat de location sont utilisées pour :

Louer ou mettre en leasing des éléments de location, ou vendre des consommables au client.
Suivre des articles ou un équipement de location pendant la durée du contrat de location.
Facturer le client.
Surclasser ou sous-classer un équipement loué.
Echanger un équipement.

Lorsque les lignes de contrat de location sont créées, les tables suivantes sont mises à jour :

Ligne de contrat (STAGLI)
Frais de ligne (STLICH)
Frais supplémentaires par ligne de contrat (STADCH)
Période de retrait provisoire (STAGDN)
Documents par ligne de contrat (STLIDO)

Avant de commencer

Avant de commencer, les paramètres suivants doivent être spécifiés :

Un en-tête de contrat valide doit exister dans le programme 'Contrat de location. Ouvrir' (STS100). Pour plus d'informations, voir Définition des règles pour l'en-tête de contrat de location et Définition des règles pour les lignes de contrat de location.
Si l'article doit être loué, il doit exister et le paramètre 'Dispo location' dans 'Article. Ouvrir service supplémentaire' (SOS001) doit être activé.
Pour la saisie de lignes de contrat de location à l'aide de forfaits, ceux-ci doivent exister et avoir le statut 20 ('Actif') dans le programme 'Structure forfait de location. Ouvrir' (STS455). Pour plus d'informations, voir Création d'un en-tête de structure de forfait, Création d'une structure de forfait et Création des lignes de structure de forfait.

Création d'une ligne de contrat

Cette section décrit comment les articles loués sont spécifiés dans les lignes du contrat de location.

Démarrez le programme 'Contrat de location. Ouvrir lignes' (STS201/B), accessible via l'option associée 11 ('Lignes') dans (STS100).
Sélectionnez l'article et, le cas échéant, le numéro de série (si vous le connaissez).
Les informations (ex. : dépôt, type de ligne, type de taux, nombre d'équipes et période de validité) sont définies sur les valeurs par défaut de l'en-tête de contrat ou du type de commande de contrat, et peuvent être modifiées dans l'écran B ou ultérieurement sur les écrans détaillés.

Remarque
Un type de ligne correct doit être déjà défini dans l'écran B. Le type de ligne détermine si l'article doit être loué, loué en leasing ou vendu au client. Le type de ligne 5 doit être utilisé pour un contrat de location normal.
Appuyez sur Entrée. Les écrans suivants sont déterminés en fonction de la séquence d'écrans définie pour (STS201). Les champs disponibles dans chaque écran dépendent du type de ligne.
Les écrans et champs affichés avec le type de ligne 5 sont les suivants :
- (STS201/E) – Détails
  Dans (STS201/E), vous pouvez modifier les paramètres tels que 'Date de début de validité' et 'Date de fin de validité', le site client, le payeur, les détails de facturation, le code motif, si l'ordre de travail doit être créé automatiquement et si la facture doit être en attente.
  Pour une ligne de contrat de location non résiliée, l'intervalle de facturation indique la période de facturation à inclure dans le prochain cycle de facturation. L'intervalle de facturation est recalculé après chaque cycle de facturation.
  La date de facturation suivante est calculée selon le mode de facturation et les conditions de paiement. La date de facture suivante saisie dans la ligne de contrat est celle utilisée par le système pour choisir les lignes qui seront facturées. Si le paramètre 'Facture au meilleur taux' est activé dans (STS020/F) et que les conditions de ce paramètre sont remplies, le calcul de la date de facturation suivante sera réalisé conformément à ce paramètre.
  Remarque
  Si l'article est défini pour la gestion des conteneurs dans le programme 'Article. Connecter dépôt' (MMS002) dans le dépôt de location, le champ d'adresse du site client dans (STS201/E) est obligatoire. Sinon, ce champ doit rester vide. Cette valeur est définie avec une valeur par défaut extraite de l'en-tête du contrat ou de la ligne du contrat précédent, si celle-ci existe.
  
  Remarque
  Les dates et heures de début et de fin de validité sont définies par défaut en fonction du fuseau horaire système, mais doivent être considérées comme le fuseau horaire du client.
  
  Le fuseau horaire du client est affiché dans le champ 'Fuseau horaire' situé en regard des champs 'Début de validité' et 'Fin de validité' dans (STS201/E), puis à côté de 'Jour/temps livraison' et 'Jour de prélèvement' dans (STS201/H). Le fuseau horaire affiché dans ce champ est comparé au fuseau horaire du dépôt de livraison lors de la création des ordres de distribution.
  Le fuseau horaire est extrait de l’ID d’adresse du site client. Si aucun ID d’adresse du site client n’a été défini pour la ligne de contrat (article non défini pour la gestion des conteneurs), le lieu du client dans le champ 'Client. Ouvrir' (CRS610/G) est utilisé à la place.
- (STS201/F) - Informations sur les prix
  Si l'article est associé à un tarif valide, le tarif et les prix sont définis comme valeurs par défaut dans (STS201/F). Les détails de tarification sont utilisés pendant la facturation des lignes du contrat de location.
  Les informations de tarification (nombre d'équipes, code de taxe, tarif, nombre de jours par semaine, facteur de taux, type de location, période de location, montant minimum de location et prix de revient) peuvent être mises à jour si nécessaire.
  Le tarif est extrait conformément à la hiérarchie suivante :
  - Tarif modifié manuellement dans l'en-tête du contrat.
  - Tarif associé au client dans le programme 'Tarif intervention. Ouvrir' (STS017).
  - Tarif générique associé au client dans le programme 'Client. Saisir données d'intervention' (CRS611). Ensemble des cinq champs de tarif de gauche à droite.
  - Prix extrait de (MMS002). S'applique uniquement aux lignes de vente.
  - Tarif générique dans 'Dépôt de location. Ouvrir' (STS030).
  Le tarif peut aussi être modifié manuellement par ligne, à condition que la devise soit la même que celle du contrat. Vous pouvez déterminer si la liste de prix, le taux net et le pourcentage d'escompte peuvent être modifiés via les paramètres du type de commande (STS020).
  Si le champ 'Nb équipes' est modifié, cela peut également mettre à jour le prix, car 'Nb équipes' est un niveau dans la structure de tarif. Voir (STS017).
  Le type de taux détermine les champs de prix affichés et la façon dont ces prix sont utilisés lors de la facturation.
  Le meilleur prix (type de taux 9) fonctionne de deux façons, selon la configuration du modèle de remise. Si le modèle de remise contient des remises qui peuvent être modifiées manuellement, le seul champ disponible pour la saisie du taux est 'Taux période net'. Si aucune saisie manuelle de l'ensemble des numéros de remise dans le modèle de remise n'est possible, un devis peut être établi avec un taux périodique, un taux hebdomadaire et un taux quotidien. Lors de la création d'une proposition de facture, le système calcule le meilleur prix pour le client, quelle que soit la méthode employée.
  Le champ réservé au code taxe s'affiche en fonction du paramètre de la société. Le code taxe permet d'extraire des taux de taxe approximatifs et de calculer la taxe sur les ventes aux Etats-Unis. Le champ du code taxe est automatiquement renseigné pour les nouvelles lignes de contrat de location, en fonction de l'article et du type de ligne spécifiés pour la ligne du contrat de location.
  Si aucune valeur n'est spécifiée dans (SOS001), tous les champs liés à la période ou au montant minimum de location sont dotés de valeurs par défaut extraites du programme 'Article. Ouvrir service supplémentaire' (SOS001/F) ou du programme 'En-tête contrat de location' (STS100/E). La période ou le montant minimum de location est applicable uniquement pour les lignes de contrat de location de type 5, 7 et 8.
  Le prix de revient par jour est défini dans la liste de prix en tant que pourcentage du taux quotidien et du nombre d'équipes. Le pourcentage est calculé en regard du taux de location et s'affiche dans le champ correspondant. Vous pouvez également spécifier une valeur manuellement.
- (STS201/G) - Informations sur le payeur
  Les informations concernant le payeur s'affichent dans cet écran. Certains champs peuvent être modifiés.
  Si le code client ou le numéro d'adresse d'un site client ou d'un payeur est modifié, les champs de nom et d'adresse sont automatiquement mis à jour avec les valeurs par défaut du fichier maître client.
- (STS201/H) - Informations de livraison et de retour
  Les informations relatives au site du client et aux détails d'expédition s'affichent dans cet écran. Certains champs peuvent être modifiés. Les champs à modifier dépendent du statut de la ligne de contrat et des statuts des ordres de distribution associés.
  Si le retour de la ligne de contrat doit être effectué vers un dépôt autre que le dépôt de livraison d'origine, le dépôt doit être changé dans les informations de retour.
  Ceci peut également être effectué à l'aide de l'option associée 25 ('Aff détail ligne') dans (STS201/B).
  Remarque
  La date et l’heure des champs 'Jour/heure de prélèvement' et 'Jour de prélèvement' sont utilisés pour la création d’ordres de distribution de location. Les champs 'Jour/heure de prélèvement' et 'Jour de prélèvement' sont automatiquement définis sur les valeurs définies dans 'Début de validité' et 'Fin de validité' dans (STS201/E), mais elles sont modifiables.
  
  Lors de la création des ordres de distribution de location, le fuseau horaire du dépôt de livraison est comparé au fuseau horaire de l’ID d’adresse du site client de la ligne de contrat pour définir la date et l’heure de transaction pour les ordres de distribution. Si aucun ID d’adresse du site client n’a été défini pour la ligne de contrat (article non défini pour la gestion des conteneurs), le lieu de stockage du client dans (CRS610/G) est utilisé à la place.
  La date et l’heure de transaction des ordres de distribution dans 'Ordre réq/distr. Ouvrir' (MMS100) et 'Ordre réq/distr. Ouvrir lignes' (MMS101) s’affichent en fonction du fuseau horaire du dépôt de livraison.
- (STS201/I) - Comptes de revenu et numéro d'ordre de référence
  Il s'agit des écrans détaillés relatifs aux écritures comptables, à l'ordre de projet et aux numéros d'ordre de référence.
  Chaque ligne du contrat de location comporte deux lignes d'ordre de distribution associées : une pour la livraison et l'autre pour le retour. Le prélèvement et la livraison du contrat de location sont réalisés par le biais de ces ordres de distribution depuis le programme 'Bte à outils Logistique location. Ouvrir' (STS140). Une ligne de vente ne possède qu'une seule ligne d'ordre de distribution destinée à la livraison.
  Pour les lignes de type 1, 2, 7 et 8, un ordre d'achat est créé pour la livraison au parc de stockage (lignes de type 1 ou 7) ou directement au client (lignes de type 2 ou 8). Ce numéro d'ordre d'achat est affiché dans le champ 'N° OA'. Le code fournisseur est automatiquement extrait de (MMS002/E) pour le dépôt de sous-location et peut être modifié manuellement, si nécessaire.
Ajustez les détails. La ligne a été créée, mais vous pouvez toujours ajuster les détails dans (STS201) en utilisant l'option 2 ('Modifier') pour la ligne.
Différentes options associées dans (STS201) peuvent également être utilisées, notamment pour ajouter du texte, ajouter ou ajuster des frais, ou pour un retrait.
Spécifiez des compteurs d'utilisation ou de consommation. Vous pouvez ajouter des compteurs d'utilisation ou de consommation automatiquement ou manuellement lors de la création de la ligne de contrat de location.
Vous pouvez par exemple ajouter automatiquement un compteur de consommation de carburant, en associant le carburant à un article dans 'Article. Connecter frais suppl' (STS590).
Vous pouvez aussi ajouter un compteur d'utilisation en associant un poste contractuel dans le programme 'Poste contractuel. Connecter article' (SAS460).
Recherchez un équipement disponible. Au lieu de saisir manuellement le code article et le numéro de série dans (STS201/B) pour créer la ligne, vous pouvez également rechercher un équipement disponible.
Utilisez la touche de fonction F18 dans (STS201) pour ouvrir 'Syst planif équipement location. Ouvrir' (STS495). Les valeurs telles que le dépôt, l'article et les dates sont définies sur des valeurs par défaut récupérées depuis (STS201/B), si celles-ci ont été définies avant d'utiliser la fonction F18. Le système de planification permet de rechercher les équipements disponibles pendant une période de location donnée.
Utilisez la touche de fonction F21 dans (STS201) pour ouvrir 'Equipement de location. Rechercher' (STS300). Les valeurs telles que le dépôt et l'article sont définies sur des valeurs par défaut provenant de (STS201/B), si celles-ci ont été définies avant d'utiliser la fonction F18. Le programme de recherche d'équipements permet de rechercher les équipements disponibles.
Les informations définies sur des valeurs par défaut dans (STS495) et (STS300) peuvent être ajustées afin de personnaliser la recherche de la ligne de contrat. Si aucun équipement n'est trouvé pour l'article spécifique, il est possible d'effectuer une recherche plus large sur, par exemple, un groupe d'articles ou un autre dépôt.
Conversion en contrat actif ou en devis. Le statut de la ligne créée est fonction de l'élément pour lequel elle l'a été (contrat temporaire, devis ou contrat actif). Le contrat doit être activé pour continuer à livrer la ligne de contrat. Cette opération est effectuée dans 'Contrat de location. Créer' (STS109) à l'aide de la touche F14 ('Créer contrat') dans (STS201).
Dans (STS109), choisissez si le contrat doit être converti en contrat devis ou en contrat actif à l'aide des options du champ 'Créer contrat'.
Spécifiez un code de motif, qui décrit les raisons qui ont conduit le client à louer cet équipement. Un code motif peut également être spécifié dans l'en-tête du contrat.
Si un dépôt est associé au contrat, il peut également être facturé dans (STS109).
Le statut du contrat varie en fonction de la valeur sélectionnée dans le champ 'Créer contrat'. Le statut d'un contrat actif est défini sur 20.
Un ordre de distribution du dépôt de location vers le dépôt de location en cours (déterminé par le type d'ordre du contrat) est généré lors de l'activation du contrat.
- S'il s'agit d'une transaction de location, un ordre de distribution est également généré pour le retour de l'article.
- S'il s'agit d'une transaction de vente, aucun ordre de distribution n'est requis, car l'article aura été retiré du dépôt de location en cours lorsque la première facture relative au contrat sera émise.
Imprimez le contrat de location. Vous pouvez utiliser l'option de menu pour imprimer un devis ou des contrats de location, ou vous pouvez le faire lors de la création d'un contrat dans (STS109).

Surclassement et sous-classement

Cette section décrit comment créer des lignes de contrat de location à l'aide du processus de remplacement.

Le champ 'Remplacement' dans (STS201/E) indique si un équipement est utilisé à la place d'un autre. Il est possible de définir le champ 'Remplacement' de deux manières différentes pendant la création de lignes de contrat de location :

L'option de remplacement est utilisée pour une ligne de contrat de location existante avec l'option de surclassement ou sous-classement dans (STS495). Voir les étapes 2 et 3 sous la section « Suivez les étapes ci-dessous ».
L'option de remplacement est précisée manuellement lors de la création d'une nouvelle ligne de contrat de location dans (STS201). Voir l'étape 4 sous la section « Suivez les étapes ci-dessous ».

Un surclassement ou un sous-classement se produit quand un client demande un équipement spécifique que la société de location n'est pas en mesure de fournir. La société de location loue alors au client un article/équipement avec une capacité moindre (sous-classement) ou supérieure (surclassement), mais capable d'exécuter la ou les tâches requises par le client.

Pour surclasser ou sous-classer un article ou un équipement :

La quantité commandée doit être égale à un sur la ligne du contrat dans (STS201).
Le type de ligne de contrat de location doit être 5 ('Louer') dans (STS201).
Le statut de la ligne OD rattachée à la ligne de contrat de location doit être inférieur ou égal à 33 ('Qté affect prov').

Procédez comme suit pour surclasser ou sous-classer un article ou un équipement :

Démarrez le programme (STS201/B), accessible via l'option 11 ('Lignes') dans (STS100).
Pour une ligne existante :
Sélectionnez la ligne dans (STS201/B) et utilisez l'option associée 30='Modif avc cd art' pour accéder à (STS495).
Recherchez un équipement approprié dans (STS495) pour remplacer l'article qui figure actuellement sur la ligne de contrat. Utilisez l'option associée 12 ('Sous-classement') ou 13 ('Surclassement') disponible dans (STS495).
Si vous sélectionnez l'option associée appropriée, vous revenez à (STS201) et la ligne de contrat est mise à jour avec le nouveau code article et le nouveau numéro de série s'ils ont été sélectionnés.
Pour une nouvelle ligne :
Créez une ligne de contrat de location pour le code article surclassé ou sous-classé.
Dans le programme (STS201/E), sélectionnez l'option 1 (Sous-classement) ou 2 (Surclassement) dans le champ 'Remplacement' et le code article initialement demandé par le client dans le champ 'Sous-classement'.

Pour plus d'informations, voir la section Création d'une ligne de contrat (par exemple, pour savoir comment spécifier des valeurs et des champs pour les autres écrans et activer le contrat).

Créer une ligne de forfait

Cette section décrit comment créer les lignes du contrat de location en utilisant des forfaits.

Une structure de forfait contient un en-tête et des lignes de forfait.

Un en-tête de forfait est créé et affiché dans 'Forfait de location. Ouvrir en-tête' (STS455) et les lignes de forfait sont créées et affichées dans 'Forfait de location. Ouvrir ligne' (STS456). Chaque ligne de forfait comprend un facteur de prix qui détermine la façon dont le prix du forfait doit être réparti par ligne de forfait.

Les prix des forfaits peuvent être définis dans 'Taux location. Saisir prix forfait' (STS125) pour obtenir un prix par défaut lors de la saisie d'une ligne de contrat.

Pour associer un ID de forfait à une ligne de contrat de location, le forfait doit exister sous forme de prestation dans le programme 'Prestations. Ouvrir pour tâche' (SOS408).

Démarrez le programme (STS201/B), accessible via l'option associée 11 ('Lignes') dans (STS100).
Sélectionnez l'ID de forfait comme code article.
Pour créer des lignes de contrat de location au moyen de forfaits, le type de ligne 4 ('ID forfait') doit être utilisé.
Appuyez sur Entrée. Les écrans qui suivent s'affichent en fonction de la séquence d'écrans définie pour le programme (STS201). Pour plus d'informations sur la manière de spécifier des valeurs et des champs pour les autres écrans, voir la section Création d'une ligne de contrat.
Une fois que tous les écrans de l'en-tête de forfait sont confirmés et que vous retournez à (STS201/B), toutes les lignes de forfait ont été ajoutées automatiquement.
L'en-tête de forfait possède le type de ligne 4, alors que les lignes de forfait possèdent un type de ligne déterminé par la configuration dans (STS456).
Il convient de modifier les informations détaillées dans les écrans (STS201), par exemple pour le prix ou la période de validité, dans l'en-tête du forfait.
Remarque
Une fois les lignes de forfait ajoutées au contrat de location, il n'est pas possible d'ajouter ou de supprimer des lignes de forfait, ni de modifier l'adresse de livraison. Toutefois, la tarification du forfait peut être mise à jour ou modifiée.
De plus, vous ne pouvez pas livrer ou retourner une partie du forfait. Toutes les lignes doivent être livrées et retournées en même temps.
Le prix total de ces lignes de forfait et de tous les frais de ligne inclus doit être égal au prix indiqué dans l'en-tête du forfait, dans la mesure où une période de facturation pleine pour toutes les lignes est facturée.