Connexion de compteurs d'utilisation ou de consommation à une ligne de contrat de location

Compteurs

Lors de la location d'un équipement, il est courant d'établir une facturation sur la base de l'utilisation horaire, c'est-à-dire un compteur d'utilisation. Dans certains cas, l'utilisation normale par équipe est incluse dans le taux de location, et seule la surutilisation est facturée au client. Dans d'autres cas, l'utilisation normale et la surutilisation sont toutes deux facturées.

Il est également courant que les équipements en location soient équipés de compteurs de carburant ou d'huile, c'est-à-dire de compteurs d'utilisation, qui doivent être facturés au client en fonction de sa consommation pendant la période de location.

Plusieurs compteurs de consommation peuvent être associés à un article et à une ligne de contrat, mais il n'est possible d'avoir qu'un seul compteur d'utilisation.

Si un article est configuré pour un compteur de consommation, la ligne de contrat fait automatiquement l'objet de frais supplémentaires pour enregistrer des informations sur la sortie et l'entrée d'une quantité de carburant, par exemple.

Si un article est configuré pour un compteur d'utilisation, la ligne de contrat fait automatiquement l'objet de frais supplémentaires et est associée à des informations compteur pour enregistrer des informations sur les valeurs du compteur et facturer le client si l'équipement est surutilisé.

Il existe trois types de barème de prix qui déterminent comment le compteur et la surutilisation sont calculés lors de la facturation de la ligne de contrat de location.

Ces types de barème de prix sont décrits en détail dans Calcul des compteurs d'utilisation de location. Voici une brève description de chacun d'entre eux :

• Barème de prix de type 14 Le lettrage de la quantité compteur convenue est effectué tous les jours. Toute surutilisation est facturée lors de la facturation de la ligne de contrat de location sans comparaison des dates du relevé compteur avec la période de facturation.
• Barème de prix de type 15 Le lettrage de la quantité compteur convenue n'est effectué qu'une seule fois, c'est-à-dire une fois l'équipement retourné. Toute surutilisation est calculée et facturée lors de la création de la facture finale pour la ligne du contrat de location.
• Barème de prix de type 16. Le lettrage de la quantité compteur convenue est effectué par intervalle de facturation. Toute surutilisation pendant la période de facturation est calculée et facturée lors de la facturation de la ligne de contrat de location.

Lors de la configuration d'un poste contractuel pour le compteur d'utilisation, l'un de ces types de barème de prix doit être sélectionné.

Résultat

Un poste contractuel est créé en vue d'être utilisé pour les compteurs d'utilisation ou les compteurs de consommation. La configuration est effectuée pour associer un compteur d'utilisation ou un compteur de consommation, automatiquement ou manuellement, à une ligne de contrat de location.

Lorsqu'un compteur d'utilisation ou un compteur de consommation est associé à la ligne de contrat, le relevé des compteurs doit être effectué lors de la sortie et de l'enregistrement de la ligne de contrat. Il est également possible d'enregistrer un compteur d'utilisation lorsque l'équipement est sur le site client.

Les informations de relevé du compteur sont utilisées lors de la facturation de la ligne de contrat.

Pour plus d'informations sur le calcul des valeurs du compteur d'utilisation lors de la facturation, voir Calcul des compteurs d'utilisation de location.

Lorsqu'un compteur est associé à une ligne de contrat, les tables suivantes sont mises à jour :

• 'Table d'en-tête LCT' (STAGHE)
• 'Frais supplémentaires par ligne de contrat' (STADCH)
• 'Programme de prix compteur du contrat de location, en-tête' (STMPSH)

Avant de commencer

L'article doit exister dans le programme 'Article. Ouvrir service supplémentaire (SOS001).

Suivez les étapes ci-dessous :

Pour associer un compteur d'utilisation ou un compteur de consommation manuellement ou automatiquement à une ligne de contrat, un poste contractuel doit exister.

Les postes du contrat sont utilisés pour facturer les taux de location, les frais de livraison et les autres frais supplémentaires. Les articles du contrat sont utilisés pour décrire ce qui doit être facturé et peuvent aussi être utilisés comme objets de comptabilité pour créer une codification des taux de location.

Tous les articles ayant le même compteur d'utilisation ou le même compteur de consommation peuvent utiliser le même poste contractuel.

Suivez les étapes suivantes pour créer un nouveau poste contractuel à utiliser pour un compteur d'utilisation ou un compteur de consommation :

1. Démarrez le programme 'Poste contractuel. Ouvrir' (SAS450).
2. Saisissez un ID de poste contractuel et utilisez l'option 1='Créer' pour créer un nouveau poste contractuel ou l'option 3='Copier' pour copier un poste contractuel existant.
3. Spécifiez un nom et une U/M de base pour le compteur. Pour un compteur d'utilisation, il s'agit normalement de l'heure ; pour un compteur de consommation, il peut s'agir de litres. Spécifiez le statut 20 ('Définitif') et définissez le champ 'Cat. prestation' sur 9 dans l'écran E. Ajustez d'autres paramètres selon vos besoins. Appuyez sur Entrée.
4. Définissez le champ 'Type de prix' sur 5 dans l'écran F si le poste contractuel doit être utilisé pour un compteur d'utilisation. Définissez le champ 'Type de prix' sur 0 si le poste contractuel doit être utilisé pour un compteur de consommation.

   Ajustez d'autres paramètres selon vos besoins. Appuyez sur Entrée pour confirmer jusqu'à ce que vous reveniez à l'écran de démarrage.

5. Les étapes 5 à 8 ne sont valides que pour les compteurs d'utilisation :

   Utilisez l'option associée 12='Barème de prix compteur' dans (SAS450) pour ouvrir le programme 'Poste contractuel. Màj prix compteur' (SAS451).

6. Spécifiez un poste contractuel et définissez le type de barème de prix sur 14, 15 ou 16. Utilisez l'option 'Créer' pour accéder à l'écran E.
7. Spécifiez la 'Quantité totale approuvée' et le 'Prix surconsommation' dans l'écran E. Spécifiez l'option 'Prix unit. cont' si les heures autorisées doivent être facturées. Ces valeurs sont utilisées si aucun tarif compteur n'existe lors de la création de la ligne de contrat.
8. Si le prix de surconsommation et la quantité approuvée doivent être récupérés à l'aide du tarif, ceci est configuré dans 'Taux de location. Saisir prix compteur' (STS124). Voir Tarif du compteur pour la location.

Suivez ces étapes pour configurer l'article pour un relevé du compteur d'utilisation :

1. Assurez-vous que l'article est configuré pour un relevé du compteur dans le programme 'Article. Ouvrir service supplémentaire' (SOS001).

   Dans (SOS001/F), cochez les cases pour les champs 'Article compteur', 'Compt. réel' et 'Compt. facture'. Vous ne pouvez avoir qu'un seul compteur de location connecté à un article, donc seule la première case à cocher pour 'Compt. réel' et 'Compt. facture' doit être sélectionnée.

2. Ouvrez 'Article. Saisir information compteur' (SOS003) via l'option associée 14 ('Infos compt') dans (SOS001).

   Créez un enregistrement pour l'article, ou assurez-vous que les paramètres sont corrects dans (SOS003/E) si l'enregistrement existe déjà. Il est important que les champs 'Cpt' pour 'Cpt fac F1' et 'Cpt total' aient la valeur M1, car le compteur de facturation et le compteur total doivent être basés sur le compteur réel M1.

3. Ouvrez 'Article. Connecter compteur' (MMS004) pour connecter les compteurs à utiliser pour enregistrer toute utilisation de l'article. Ces compteurs sont génériques pour cet article ; ce ne sont pas des compteurs de location spécifiques. Tous les compteurs doivent exister dans (MMS004) ; mais pour en définir un comme compteur de location, il doit également exister dans 'Compteur/article. Lier compteur location' (STS460). Voir l'étape suivante.
4. Le compteur à utiliser pour le calcul du compteur de location et la facturation de la surutilisation lors de la facturation de location est connecté dans (STS460).

   Ouvrez le programme (STS460) et spécifiez le code article et le compteur. Utilisez l'option 1 ('Créer') pour ajouter l'enregistrement.

   Vous ne pouvez disposer que d'un seul type de compteur de location par code article.

Configurer des compteurs pour la ligne de contrat

Une fois la configuration initiale effectuée, vous pouvez configurer un compteur d'utilisation et un compteur de consommation à associer automatiquement à la ligne de contrat, ou à ajouter manuellement à la ligne de contrat.

Les options valides à choisir sont les suivantes :

• Configurer les compteurs d'utilisation à connecter automatiquement à la ligne de contrat.
• Configurer les compteurs de consommation à connecter automatiquement à la ligne de contrat.
• Ajouter manuellement des compteurs d'utilisation ou des compteurs de consommation à la ligne de contrat.

Configurer les compteurs d'utilisation à connecter automatiquement à la ligne de contrat

Suivez ces étapes pour associer automatiquement des informations compteur à la ligne de contrat lorsque cet article est utilisé sur une ligne de contrat :

1. Ouvrez 'Poste contractuel. Connecter article' (SAS460) via l'option associée 11='Postes contractuels' dans (SOS001).
2. Sélectionnez le poste contractuel, puis l'option 1 ('Créer'). Appuyez sur Entrée dans l'écran E pour créer l'enregistrement.

   Ce poste contractuel est connecté aux frais supplémentaires du compteur d'utilisation lors de la création d'une ligne de contrat.

Configurer les compteurs de consommation à connecter automatiquement à la ligne de contrat

Procédez comme suit pour associer automatiquement des frais de compteur de consommation à la ligne de contrat lorsque cet article est utilisé sur une ligne de contrat :

1. Démarrez le programme 'Article. Connecter frais suppl' (STS590/B).
2. Sélectionnez un code d'article et un poste contractuel, puis sélectionnez l'option 1 ('Créer').
3. Définissez le type d'enregistrement sur 7, ce qui le configure en tant que frais pour le compteur de consommation.

   Vérifiez les informations du champ 'Quantité sortie' et modifiez-les si nécessaire.

   Cette valeur est utile, par exemple, si le réservoir à carburant de l'équipement est toujours plein au début.

   Il est possible de modifier manuellement la quantité de sortie lors de l'enregistrement du compteur de consommation lors de la livraison de la ligne de contrat.

4. Appuyez sur Entrée pour terminer et revenir à l'écran B.

Ajouter manuellement des compteurs d'utilisation ou de consommation à la ligne de contrat

Suivez ces étapes pour ajouter manuellement des compteurs d'utilisation ou de consommation à une ligne de contrat :

1. Démarrez le programme 'Contrat de location. Ouvrir' (STS100).
2. Sélectionnez le contrat pour lequel vous souhaitez ajouter un compteur.
3. Utilisez l'option 11 ('Lignes') pour accéder au programme 'Contrat de location. Ouvrir lignes' (STS201).
4. Sélectionnez une ligne de contrat.
5. Utilisez l'option 15 ('Frais supplémentaires') pour accéder au programme 'Contrat de location. Connecter frais suppl' (STS103/B).
6. Sélectionnez un suffixe de ligne, un type d'enregistrement et un poste contractuel. Sélectionnez l'option 1 ('Créer') pour accéder à l'écran E.

   Un compteur de consommation doit être configuré avec le suffixe 73 et le type d'enregistrement 7. Un compteur d'utilisation doit être configuré avec le suffixe 70 et le type d'enregistrement 6.

7. Vérifiez les informations dans les champs suivants et modifiez-les si nécessaire :
   • Frais
   • Quantité cmde U/M base
   • U/M base
8. Si nécessaire, précisez un objet de contrôle comptable.

   Ce champ est paramétrable, mais il est souvent utilisé pour contrôler les écritures comptables.

9. Pour un compteur d'utilisation, utilisez l'option 11='Ent plan cpt px' pour accéder au programme 'Contrat location. Màj prix compteur' (STS121/E).
10. Si nécessaire, modifiez les informations dans les champs suivants :
    • 'Quantité totale approuvée'
    • 'Prix unitaire contractuel compteur'
    • 'Prix unitaire compteur surutilisation'
11. Appuyez sur Entrée pour revenir à l'écran (STS103/B).

Si un compteur de consommation est associé à une ligne de contrat, la ligne est signalée par un astérisque (*) dans (STS201/B1).