Traitement des contrats de location

Résultat

• Le contrat de location créé pour le client est résilié et une facture finale est créée dans la comptabilité générale.
• L'article en location est retourné avant d'être transféré vers un site d'inspection ou bien vendu ou loué.

Dans une société de location, les contrats de location sont utilisés :

• Lorsqu'un client souhaite louer un élément
• Pour la location d'éléments sérialisés (machines) et d'éléments non sérialisés
• Pour la vente d'éléments consommables ou d'éléments de location qui ont été livrés mais n'ont pas été rendus par le client.

Reportez-vous au sous-processus correspondant.

Avant de commencer

• Il doit exister un type de commande configuré pour les contrats de location dans 'Type cmde contrat de location. Ouvrir' (STS020).
• Les paramètres régissant le traitement et l'affichage des contrats de location doivent être définis sous 'Paramètres - contrats de location' (STS699).

Suivez les étapes ci-dessous :

1. Saisie d'un contrat de location

   Démarrez l'enregistrement du contrat dans 'Contrat de location. Ouvrir' (STS100). L'en-tête du contrat est créé à partir d'informations générales sur le contrat. Certaines valeurs sont insérées par défaut à partir du type de commande du contrat dans l'en-tête du contrat.

   Les lignes de contrat sont créées dans 'Contrat de location. Ouvrir ligne' (STS101). Vous pouvez créer des lignes de contrat avec des informations sur l'équipement qui va être loué. L'article en location peut être soit un article loué unique (un appareil), soit un article en série (machine) ou hors série.

   Afin de différencier la location d'appareils, la sous-location, la vente d'articles et les ordres d'achat, il convient de saisir un type de ligne de contrat dans 'Contrat de location. Ouvrir lignes' (STS101). Cette définition contrôle la façon dont la ligne sera traitée ultérieurement.

   Les options du programme 'Contrat de location. Ouvrir lignes' (STS101) permettent également de saisir du texte, des frais ou autres informations de crédit. Vous pouvez aussi saisir des périodes de retrait provisoire (arrêt) dans chaque en-tête ou ligne de contrat.

2. Contrôle

   L'équipement de location disponible s'affiche sous 'Appareil. Afficher' (SOS550). Saisissez des critères de recherche selon le type de ligne. Le type de ligne est inséré par défaut à partir du type de commande du contrat, mais peut être modifié pour chaque ligne. Les critères de recherche valides sont les identités alternatives qui peuvent être traitées dans la saisie de la ligne de contrat, telles que le numéro d'appareil, le nom de modèle ou le code d'élément.

   Si un code d'élément est saisi comme critère de recherche, le système vérifie et affiche les éléments disponibles dans les différents dépôts à l'aide de la fonction DAV standard M3. Ainsi vous pouvez sélectionner un autre dépôt s'il y a une pénurie.

3. Livraison/remise des articles en location

   L'équipement est livré au client et sorti sous 'Appareil. Sortie' (STS135).

   Chaque numéro de contrat possède au moins deux ordres de distribution associés : livraison et retour.

   Le prélèvement et la livraison du contrat doivent être enregistrés sur les ordres de distribution associés, conformément à la fonctionnalité M3 standard, Liste de prélèvement. Enregistrer (MWS420).

4. Facturation des contrats de location

   Le processus de facturation est composé des étapes suivantes :

   • Création de la proposition de facture sous 'Proposition facture location. Créer' (STS800)
   • Sortie et confirmation de la proposition de facture sous 'Proposition facture location. Actualiser' (STS810)
   • Impression des factures sous 'Facture IS. Imprimer' (SOS180)

   Vous pouvez facturer tout ce qui n'a pas encore été facturé jusqu'à la prochaine date de commande.

5. Echange/résiliation des contrats de location

   Echange de contrats de location : lorsqu'une unité existante est louée et doit être remplacée, il convient de l'échanger. Vous devez effectuer un suivi des échanges, afin de vous assurer que la facturation et le revenu de location peuvent être calculés. Il est possible de générer automatiquement la nouvelle ligne de contrat de location via l'option 35 (Créer échange) dans 'Contrat de location. Ouvrir lignes' (STS101/B1).

   Résiliation d'un contrat de location : les contrats de location doivent être résiliés dans 'Contrat de location. Ouvrir' (STS100/B). Vous pouvez résilier le contrat entier (et tous ses éléments associés) ou seulement des lignes d'appareil dans le contrat.

   Remarque

   Vous pouvez également imprimer une note de résiliation, si le client souhaite recevoir un document faisant état de la fin de validité du contrat.

6. Retour d'un article en location

   Chaque numéro de contrat possède au moins deux ordres de distribution associés : livraison et retour. Le prélèvement et la livraison du contrat doivent être enregistrés sur les ordres de distribution associés, conformément aux fonctionnalités standard M3.

   Enregistrez le retour de l'équipement par le client dans 'Appareil. Entrée' (STS130).

   Lorsque l'équipement de location est retourné, il peut être défini comme disponible ou en maintenance. Si vous avez loué plusieurs éléments et que toute la quantité n'est pas retournée, vous pouvez créer une transaction de vente pour la quantité non retournée.

7. Suivi

   Les statistiques de location permettent de gérer le parc de location en effectuant un suivi de l'utilisation de l'équipement et de contrôler les revenus de location, ainsi que les coûts par appareil. Il est utile de créer des statistiques de vente (basées sur les lignes de commande d'intervention facturées) pour les interventions effectuées sur l'équipement de location et pour les lignes de contrat de location facturées. Les statistiques de vente comprennent les montants facturés et les frais, tels que les frais administratifs et les frais moyens ou standard occasionnés par les éléments consommables.