Copie d'un contrat de location ou d'une ligne de contrat

Ce document explique comment copier un contrat de location d'un contrat à un autre et comment ajouter des lignes à un contrat existant à l'aide de la fonctionnalité Copier.

La copie peut être effectuée depuis l'en-tête de contrat via l'option 'Copier' dans 'Contrat de location. Ouvrir' (STS100/C) ou depuis la ligne de contrat via 'Contrat de location. Copier ligne' (STS126).

Si un nouveau contrat doit être créé avec des données identiques ou similaires à celles d'un contrat existant, nous vous recommandons d'utiliser (STS100/C).

Si vous avez déjà un en-tête de contrat existant, mais que vous souhaitez ajouter des lignes avec des données identiques ou similaires à celles de lignes déjà existantes, (STS126) peut être utilisé.

Dans (STS100/C), vous pouvez effectuer les actions suivantes :

Effectuer une copie rapide, ce qui signifie que l'en-tête de contrat et les lignes de contrat sont copiés vers un nouveau contrat, et qu'aucun écran détaillé ne s'affiche.
Copier uniquement l'en-tête de contrat, puis utiliser (STS126) si vous souhaitez également copier les lignes.
Utiliser divers paramètres pour déterminer ce qui doit être inclus dans la copie, par exemple le type de ligne et les frais.
Utiliser divers champs à remplacer, par exemple le client et le type de commande du contrat.

Dans (STS126), vous pouvez effectuer les actions suivantes :

Copier une ou plusieurs lignes de contrat à partir d'un contrat vers un autre contrat.
Copier une ou plusieurs lignes de contrat à partir d'un contrat vers le même contrat.

Résultat

Une ou plusieurs lignes de contrat sont copiées à partir d'un contrat de location existant vers un nouveau contrat, ou vers le contrat en cours.

La charge de travail administratif à réaliser est réduite lors de la saisie d'un nouveau contrat ou d'une nouvelle ligne en copiant un contrat ou une ligne existant(e) et en modifiant les informations appropriées.

Les tables suivantes sont mises à jour :

En-tête de contrat (STAGHE)
Frais de l'en-tête du contrat de location (STOCHR)
Ligne de contrat (STAGLI)
Frais de ligne (STLICH)
Frais supplémentaires par ligne de contrat (STADCH)
Documents par ligne de contrat (STLIDO)

Avant de commencer

Un en-tête de contrat à copier doit exister dans 'Contrat de location. Ouvrir' (STS100).
Des lignes de contrat doivent être associées à l'en-tête de contrat dans 'Contrat de location. Ouvrir lignes' (STS201). Si seul un en-tête de contrat existe, vous pouvez uniquement copier l'en-tête de contrat.

Suivez les étapes ci-dessous :

Suivez les étapes ci-dessous pour copier un contrat via (STS100/C) :

Démarrez le programme 'Contrat de location. Ouvrir' (STS100).
Saisissez le numéro de contrat à copier dans l'écran A ou sélectionnez le contrat dans l'écran B.
Sélectionnez l'option 3-'Copier' pour accéder à l'écran C.
Dans (STS100/C), il existe plusieurs paramètres pour déterminer les éléments à copier. Veillez à lire le texte d'aide de tous les champs afin de comprendre comment ils doivent être renseignés en fonction de vos besoins. Si vous souhaitez obtenir une copie exacte du contrat, il est important de cocher également les cases relatives aux frais, au prix, au texte et aux documents.

Le tableau qui suit montre certains exemples de la manière dont la configuration peut être effectuée dans (STS100/C) :


Copie rapide	Sélectionnez 'Copie rapide' dans l'écran C si vous ne voulez pas afficher les écrans détaillés lors de la copie. Appuyez sur Entrée dans (STS100/C) pour confirmer et revenir soit à l'écran A soit à l'écran B, en fonction de celui depuis lequel la copie a été initiée. Le contrat a été copié, et le nouveau numéro de contrat s'affiche.
Copier l'en-tête de contrat	Sélectionnez 'Copier en-tête contrat' si vous souhaitez que l'en-tête soit copié depuis l'en-tête de contrat d'origine en tant que copie vraie. Cela signifie que les valeurs modifiées manuellement dans l'en-tête d'origine sont copiées vers le nouveau contrat.
Copier seulement l'en-tête de contrat	Saisissez '1' dans le champ 'En-tête séquence écran' si vous souhaitez copier uniquement l'en-tête du contrat. Appuyez sur Entrée dans (STS100/C) pour confirmer. (STS201) est affiché pour le nouveau contrat. Le numéro de contrat utilisé lors de la copie est défini dans le champ 'Copie' dans (STS201). Appuyez sur Entrée pour afficher (STS126) avec les lignes de contrat provenant du contrat copié. Si vous supprimez le numéro de contrat dans le champ 'Copie', les lignes peuvent être spécifiées manuellement à la place.
Copier uniquement des types de ligne spécifiques	Sélectionnez les types de ligne à copier. Par exemple, la valeur de champ '12' signifie que seules les lignes de type 1 et 2 sont copiées. Si ce champ est laissé vierge, toutes les lignes existantes sont copiées. Appuyez sur Entrée dans (STS100/C) pour confirmer. En fonction des autres paramètres dans (STS100/C), soit vous accédez à l'écran suivant, soit vous revenez à l'écran A ou B.

Suivez les étapes ci-dessous pour copier la ligne de contrat :

Démarrez (STS100).
Spécifiez le numéro du contrat dans lequel doivent être copiées les nouvelles lignes ou les lignes créées à l'aide de la fonction de copie.
Utilisez l'option associée 11 ('Lignes') pour ouvrir (STS201).
Avant de commencer le processus de copie, assurez-vous que le paramètre de copie est correct dans l'écran P. Appuyez sur F13 dans (STS201/B1) pour accéder à l'écran P.
Sélectionnez si vous voulez copier les informations des champs suivants : 'Prix', 'Texte', 'Documents', 'Ajouter frais' et 'Frais de ligne'. Appuyez sur Entrée.
Il existe trois champs associés à la fonctionnalité de copie de lignes dans (STS201/B), qui sont adjacents les uns aux autres avec l'en-tête 'Copier'.
Au minimum, le numéro de contrat à copier doit être défini dans le premier champ 'Copier'. Si vous appuyez ensuite sur Entrée, (STS126) s'affiche avec toutes les lignes de ce contrat.
Si une seule ligne doit être copiée, vous pouvez spécifier le numéro de ligne de commande dans le champ adjacent au champ du numéro de contrat.
Il existe également un champ 'Version' qui doit être spécifié lors de la copie d'une ligne de devis.
Dans (STS126), vous pouvez sélectionner les options suivantes :
- Copier toutes les lignes en appuyant sur F14.
- Copier une ou plusieurs lignes en les sélectionnant et utiliser l'option 3 ('Copier').
Certains champs sont modifiables dans (STS126) et peuvent être ajustés avant d'être copiés. Si une ligne est associée à un numéro de série, celui-ci peut être conservé uniquement s'il est disponible pour la période définie du contrat.
Une fois la copie terminée dans (STS126), vous devez fermer le programme pour revenir à (STS201). Les lignes qui ont été créées peuvent à présent être ajustées à l'aide de l'option 3 ('Modifier') ou de l'une des options associées dans (STS201).