Finalisation et clôture des contrats de location
Ce document décrit comment finaliser ou clôturer un ou plusieurs contrats de location.
Cette opération est fortement recommandée afin d'améliorer les performances au moment de facturer des prestations de location.
Un contrat défini avec le statut 96 (Terminé) ou le statut 99 (Clôturé) n'est pas pris en compte lors de la facturation de la location. Toutes les lignes de contrat dotées du statut 90 sont toujours contrôlées lors de la facturation car le statut 90 (Facture finale) signifie qu'il reste peut-être des frais à facturer.
La différence principale entre un contrat avec le statut 96 (Terminé) et un contrat avec le statut 99 (Clôturé) est que le contrat de statut 96 peut encore être crédité. Un contrat avec le statut 99 est prêt à être archivé.
Lorsqu'un contrat est défini sur le statut 96 ou 99, vous ne pouvez pas y ajouter de nouvelles lignes.
Résultat
Les contrats sélectionnés qui remplissent les critères de finalisation ou de clôture sont définis sur le statut 96 ou 99 et ne mobilisent plus aucune capacité lors du cycle de facturation des locations.
Avant de commencer
Pour finaliser ou clôturer un contrat de location, toutes les lignes de contrat associées à ce contrat doivent avoir le statut 90 (Complètement facturé), tous les ordres de distribution générés pour les livraisons et les retours doivent avoir le statut 99 (Clôturé) et aucun frais à facturer ne doit subsister.
Si vous exécutez une série de contrats dans le programme 'Contrat de location. Terminer/Clôturer' (STS370), seuls les contrats répondant aux critères sont affectés.
Suivez les étapes ci-dessous :
- Démarrez (STS370).
- Spécifiez une date pour l'option 'Facturé à ce jour'.
Cette date est comparée à l'option 'Facturé à ce jour' sur toutes les lignes de contrat incluses dans la sélection effectuée dans (STS370). Seuls les contrats dont l'ensemble des lignes ont une date 'Facturé à ce jour' égale ou antérieure à la date définie dans (STS370) sont affectés.
- Cochez la case 'Clôture contrat' si les contrats sélectionnés doivent être définis avec le statut 99 (Clôturé). Si cette case n'est pas cochée, les contrats sélectionnés reçoivent le statut 96 (Terminé).
- Spécifiez des valeurs dans les champs de sélection en fonction de la sélection à effectuer.
Veillez à renseigner à la fois les champs De et À afin que la plage ne soit pas supérieure à celle prévue.
L'établissement est obligatoire.
Par exemple, en utilisant les spécifications suivantes :- Facturé à ce jour : 2020-08-31
- Etablissement : De=A01 à=A01
- Typ cde contrat : De=001 à=003
Cet exemple met à jour tous les contrats qui ont été entièrement facturés et retournés (voir les critères dans la section Avant de commencer) et dans lesquels toutes les lignes ont une date 'Facturé à ce jour' dans 'Contrat de location. Ouvrir lignes' (STS201) correspondant ou égale à 2020-08-31, possédant les types d'ordre 001, 002 et 003, et stockés dans l'établissement A01.
- Appuyez sur Entrée pour confirmer la sélection et mettre à jour la date.
Si un crédit complet est réalisé pour un contrat doté du statut 96, le statut de la ligne et du contrat revient au statut 40 (Terminé). Une fois le crédit terminé, vous pouvez le finaliser ou clôturer à nouveau le contrat.
Si un crédit partiel est réalisé pour un contrat doté du statut 96, la ligne et le contrat conservent le statut 96.
Vous pouvez également clôturer un contrat de location au moyen de l'option associée 23 (Clôturer contrat) dans le programme 'Contrat de location. Ouvrir' (STS100).