Sous-location

Contexte

Les contrats de sous-location sont utilisés dans le domaine des activités de service et de location et sont composés de trois parties : le client, la société de location et son fournisseur.

Le client loue des équipements à la société de location. Si cet équipement est en rupture de stock, la société de location peut à son tour louer l'équipement chez son fournisseur et le faire livrer directement chez le client ou à la société de location. La société de location agit comme un intermédiaire : elle reçoit une facture de son fournisseur et en établit une à son tour pour son client.

Pour une solution cohérente, les exigences vont de la saisie d'un contrat de location pour le client jusqu'à la gestion des factures cycliques envoyées par le fournisseur, selon le contrat d'ordre d'achat. Lorsque l'équipement est directement envoyé au client, la première notification de livraison peut être la facture du fournisseur. Dans ce cas, les factures du fournisseur sont envoyées à la société de location et doivent être rapprochées des réceptions et factures de marchandises chaque fois qu'une facture est reçue. Cette démarche doit être effectuée même si aucune marchandise réelle n'est reçue lorsque la facturation est effectuée.

Restrictions

• La facture doit être créée à partir de 'Facture fournisseur. Enregistrer' (APS100), et non à partir de 'Lot de factures fournisseur. Ouvrir' (APS450) pour effectuer une réception de marchandises par rapprochement de factures.
• Dans le programme 'Facture fournisseur. Réimputer' (APS110), la réception des marchandises peut être effectuée uniquement à partir d'un affichage non cumulé.
• Dans (APS110), la réception des marchandises est effectuée uniquement en rapport avec la ligne sélectionnée dans le programme Facture fourn. Rapprocher ligne RM (APS360).
• Lorsque l'ordre d'achat est un ordre d'achat de sous-location, la première ligne d'ordre d'achat (ligne d'article) ne sera pas enregistrée dans les comptes. Il n'y aura pas de facture sur cette ligne et elle ne sera pas affichée sur la ligne (APS360).
• Aucune comptabilité n'est réalisée et la ligne n'est pas affichée sur la ligne (APS360) si la catégorie d'ordre d'achat est 80 (Prêt), l'origine (GETY dans MPLINE) est 35 ou 36, et si le sous-numéro de la ligne d'ordre d'achat n'est pas 700 ou plus.

Présentation

Dans un processus de sous-location global, un client loue un équipement auprès d'une société de location, ou par exemple, une société de service facture le client pour les outils sous-loués. De la même manière qu'un processus de location classique, un contrat de location est établi entre le client et la société de location. Dans le cas d'un service, le contrat est géré via le contrat de maintenance.

Si l'équipement demandé est en rupture de stock, la société de location va s'adresser à une autre société de location qui va jouer le rôle de fournisseur pour cet équipement. C'est ce qu'on appelle le processus de sous-location. L'équipement est loué selon un contrat d'ordre d'achat entre la société de location et son fournisseur. Ce contrat d'ordre d'achat est défini comme un contrat de sous-location, ce qui signifie que le prix est celui d'une location sur une période, et non d'un achat.

Le fournisseur livre l'équipement directement au client ou bien au parc de stockage ou au point de service. Pendant la période de location, le fournisseur envoie des factures à la société de location pour chaque période de location. La société de location facture à son tour la location de l'équipement à son client.

Afin de gérer les factures fournisseur cycliques envoyées, un numéro de sous-ligne est disponible sur l'ordre d'achat. Ce numéro est associé à la ligne correspondante de l'équipement de location. Dans cette sous-ligne, l'article représente les factures fournisseur envoyées par le fournisseur et la quantité représente le nombre de périodes de location.

Le processus de sous-location implique la location, l'approvisionnement et les modules de financement. Pour satisfaire les exigences de la sous-location, des modifications ont été apportées à ces trois domaines.

Sous-location, art de facture cyclique

Le champ 'Sous-location, art de facture cyclique' (XINI) est utilisé pour représenter les factures fournisseur cycliques devant être rapprochées d'une facture lorsqu'elle est reçue. Le champ 'Sous-location, art de facture cyclique' est défini dans Paramètres - contrats de location (STS699) et doit être un article comptabilisé hors stock.

Une fois un ordre d'achat créé dans le processus de sous-location, il contient une ligne pour l'équipement loué. Une sous-ligne est associée à cette ligne et le champ 'Sous-location, art de facture cyclique' agit comme un support de données représentant les factures des fournisseurs. La sous-ligne affiche le prix de location par période et le nombre de périodes de location. Le numéro de sous-ligne est 700 lorsque le champ 'Origine' est égal à 35 ou 36. Si le champ 'Origine' est égal à 20 ou 26, le numéro est contrôlé par le paramètre 796 dans le programme 'Type d'ordre d'achat. Ouvrir' (PPS095).

L'article de sous-location à facturation cyclique est un article comptabilisé hors stock fictif qui applique la méthode comptable d'achat simplifié. Cela signifie qu'il sera publié dans les comptes une fois que la facture Comptabilité fournisseurs sera émise.

Lignes du contrat de location

Lorsque vous spécifiez une ligne de contrat de sous-location (type de ligne 7 ou 8) dans 'Contrat de location. Ouvrir lignes' (STS201), l'écran I affiche des informations sur le contrat d'ordre d'achat. Les champs utilisés dans le processus de sous-location affichent les détails relatifs au contrat d'ordre d'achat actuel.

• Le numéro de contrat d'ordre d'achat correspond au numéro du contrat configuré avec le fournisseur dans le programme 'Contrat d'achat. Ouvrir' (PPS100). Ce contrat est établi en tant que contrat d'achat de sous-location, non en tant que contrat d'achat classique.
• Le prix de location est récupéré dans la ligne de contrat de l'OA et correspond au prix facturé à la société de location par le fournisseur, par période de location. Dans l'exemple utilisé dans ce document, le prix est défini sur 2100 CAD/SEM.
• L'unité de mesure du prix de location est extraite du contrat d'ordre d'achat et représente la période de location.
• Le nombre de périodes est le nombre de périodes de location durant lesquelles l'équipement est loué par le fournisseur. La valeur spécifiée dans le contrat de location est indiquée en tant que quantité dans la sous-ligne de l'ordre d'achat puisque cette quantité représente ce qui sera facturé par le fournisseur. L'unité de mesure permet de clarifier la définition de la période. Dans cet exemple, la période est une quantité de 5 semaines (WEK).

Lignes de composant d'ordre de travail

Lorsque vous spécifiez une ligne de composant dans 'Ordre de travail. Ouvrir ligne' (MOS101) qui sera approvisionnée via un ordre d'achat de sous-location, l'écran B affiche l'ordre d'achat planifié ou le numéro d'ordre d'achat dès que l'ordre d'achat est lancé. Si l'ordre d'achat est un ordre lié, l'article de la facture de sous-location est ajouté à l'ordre de travail lors du lancement de l'ordre d'achat planifié. Cette ligne de composant d'OT contient les éléments suivants :

• Prix de location. Le prix de location est extrait de la ligne de contrat de l'ordre d'achat et correspond au prix facturé à la société de location par le fournisseur, par période de location. Dans l'exemple utilisé dans ce document, le prix est défini sur 2100 CAD/SEM.
• Unité de mesure du prix de location. L'unité de mesure du prix de location est extraite du contrat d'ordre d'achat et représente la période de location.
• Nombre de périodes. Il s'agit du nombre de périodes de location durant lesquelles l'équipement est loué par le fournisseur. La valeur spécifiée dans le contrat d'achat est indiquée en tant que quantité dans la sous-ligne de l'ordre d'achat puisque cette quantité représente ce qui sera facturé par le fournisseur. L'unité de mesure permet de clarifier la définition de la période. Dans l'exemple utilisé dans ce document, la période est de 5 semaines (SEM).

Nouveau prix de location

Lors de la configuration du contrat d'achat avec le fournisseur, le prix de location s'affiche au lieu du prix d'achat. Il s'agit d'une spécificité du processus de sous-location.

Nouveau numéro de sous-ligne d'ordre d'achat

Lorsque vous spécifiez un contrat de sous-location, un ordre d'achat est créé dans le programme 'Ordre d'achat. Ouvrir lignes' (PPS201/B) pour l'équipement loué. Les lignes de sous-location créées simultanément seront insérées dans le même ordre d'achat. Si vous ajoutez une ligne de sous-location à un contrat existant avec d'autres lignes de sous-location, la ligne en question est placée dans l'ordre d'achat existant dès que les détails définis et spécifiques correspondent. Sinon, la ligne de sous-location crée un nouvel ordre d'achat.

L'ordre d'achat est créé avec deux lignes :

1. Une ligne pour l'équipement loué

2. Une deuxième sous-ligne (numéro de sous-ligne 700 si la source correspond à des contrats de location ; sinon, définition via le paramètre 796 dans (PPS095)) représentant les factures fournisseur à recevoir.

L'exemple qui suit montre un ordre d'achat créé dans un processus de sous-location :

+	Ligne	Sous	Der	Code article	Nom	Qté cdée	U/M	TpL
+	1		15	CAT315C	Pelleteuse 315C	1	PCS	1
+	1	700	15	FACTURE DE SOUS-LOCATION	Pelleteuse 315C	3	SEM	1

La ligne principale de l'équipement loué indique la quantité d'une pièce (PCS). Cet équipement est livré du fournisseur au client (si le type de ligne est 8 dans le contrat de location) ou au parc de location (si le type de ligne est 7 dans le contrat de location). Cette ligne ne sera jamais rapprochée avec une facture mais la réception des marchandises est nécessaire afin de déterminer le numéro de lot (appareil) reçu avec les marchandises ou par le client.

La sous-ligne, représentant les factures fournisseusr, indique une quantité de trois semaines (SEM). Le code article utilisé dans la sous-ligne est celui qui a été configuré dans le programme (STS699). La quantité (3) représente le nombre de périodes de location et l'unité de mesure (SEM) est la mesure de la période de location. La quantité est spécifiée dans le programme (STS201/I) lorsque vous spécifiez le contrat de location, et l'unité de mesure (U/M) est récupérée dans le contrat d'ordre d'achat. L'U/M peut également être modifiée dans (STS201/I).

Lorsque la source est un ordre de travail, la quantité est spécifiée dans le programme 'Contrat d'achat. Ouvrir lignes' (PPS101/E) en utilisant le champ 'Durée location'.

La ligne principale indique une quantité de 1 PCS. Aucun prix d'achat n'est défini pour l'équipement loué car le prix de location est défini dans la sous-ligne. Dans ce cas, il existe un texte de prix d'achat. Aucune transaction comptable n'est réalisée si une réception des marchandises a lieu.

Dans l'écran F, le champ 'Origine' précise le processus à partir duquel la ligne d'ordre d'achat a été créée. L'exemple est créé à partir d'une sous-location avec une livraison directe au client et affiche la valeur 36. Les autres valeurs possibles sont :

• 20, si la source est liée à un calcul des besoins nets (MRP) dans un ordre de travail.
• 26, si la source s'apparente à un ordre lié dans un ordre de travail.
• 35, si un ordre lié est issu du type de ligne de contrat de location 7.
• 36, si un ordre lié est issu du type de ligne de contrat de location 8.

L'article dans la sous-ligne est extrait de la configuration dans (STS699). La quantité indiquée sur la ligne précise le nombre de périodes spécifié lors de l'enregistrement du contrat de location dans (STS201) ou pour les ordres de travail extraits du programme (PPS101).

Dans cet exemple, l'équipement est loué pendant 3 périodes (SEM) à un prix de 2100 par période. On obtient donc un total de ligne de 6300.

+	Ligne	Sous	Der	Code article	Nom	Qté cdée	U/M	TpL
+	1		15	CAT315C	Pelleteuse CAT315C	1	PCS	1
+	1	700	15	FACTURE DE SOUS-LOCATION	Pelleteuse 315C	3	SEM	1
+	2		15	CAT315C	Pelleteuse CAT315C	1	PCS	1
+	2	700	15	FACTURE DE SOUS-LOCATION	Pelleteuse CAT315C	4	SEM	1

Lorsque vous créez une ligne de contrat de location ou une ligne de composant d'ordre de travail pour un article de série, une ligne de location ou de composant est créée pour chaque article. On obtient ainsi une ligne principale d'ordre d'achat pour chaque article en sous-location. Pour chaque ligne principale, une sous-ligne correspondante est créée.

Dans l'exemple ci-dessus, un contrat de location a été créé avec deux lignes de location séparées, Ceci parce que l'article 'CAT315C' est un article de série et que vous ne pouvez pas disposer de l'équipement sur la même ligne de contrat de location. Dans l'ordre d'achat, deux lignes principales, chacune dotée d'une sous-ligne séparée, seront insérées.

La première sous-ligne indique que l'article CAT315C doit être l'objet d'une sous-location pendant 3 semaines. La deuxième sous-ligne indique que l'article CAT315C doit être l'objet d'une sous-location pendant 4 semaines.

Lorsque vous créez une ligne de contrat de location ou une ligne de composant d'ordre de travail pour un article hors série, une seule ligne est créée. Cette opération est également réalisée pour les articles de série. Toutefois la quantité figurant sur la ligne de location pour des articles hors série correspond au nombre de périodes de location multiplié par la quantité (applicable uniquement quand la source est une ligne de contrat de location ; non applicable si la source est un ordre de travail).

Par exemple, si 10 pièces d'un article sont louées pendant 5 semaines, une sous-ligne avec une quantité de 50 semaines est obtenue.

Avant de commencer

• Un élément de sous-location (article de facture cyclique) doit être défini et sélectionné dans (STS699). Cet élément est inscrit dans la sous-ligne de l'ordre d'achat, représentant les factures fournisseurs. L'élément de sous-location (article de facture cyclique) utilisé pour représenter les factures fournisseur doit être un article comptabilisé hors stock. Ceci est défini dans l'écran E du programme 'Article. Ouvrir' (MMS001).
• Renseignez les champs 'Méth gst stocks' dans (MMS003/E) et spécifiez le type de contrat d'achat.
• Un type de contrat d'ordre d'achat défini sous (PPS110/E) est nécessaire si le paramètre de contrat de sous-location est sélectionné. Sur un contrat d'achat de type sous-location, le paramètre 'Contrat prêt' doit également être sélectionné. Ce type de contrat fonctionne de la même manière qu'un type de contrat de prêt, mais certains champs spécifiques à la sous-location s'affichent dans le workflow.
• Un contrat d'ordre d'achat doit être défini pour le fournisseur actuel. Le paramètre 'Contrat ss-loc' dans (PPS110/E) doit être sélectionné pour le type de contrat sélectionné.
• Un type d'ordre d'achat de catégorie 80 et 795 défini sur 1 dans (PPS095) doit être utilisé pour la sous-location lorsqu'un ordre de travail est acquis.
• L'article loué doit être inclus dans le contrat d'achat. Dans cet exemple, l'élément CAT315C sous (PPS101) est défini pour la sous-location.

  Puisqu'il s'agit d'un contrat d'ordre d'achat en sous-location, le prix de l'équipement est un prix de location par période, au lieu d'un prix d'achat. Le prix de location est défini par unité de mesure, mais peut être différent de celui qui est défini dans un contrat d'achat classique pour cet article. L'unité de mesure est la définition de la période de location. Dans cet exemple, elle est configurée pour représenter une période hebdomadaire portant la désignation 'WEK'. Le prix de location et l'unité de mesure sont affichés par défaut sur l'écran I du programme (STS201) lorsque vous saisissez le contrat de location.

Paramètres de facture fournisseur

Le programme Paramètres – Comptabilité fournisseurs (APS905) comprend les paramètres suivants liés à la fonction de sous-location :

• 380 - Réception marchandises depuis le rapprochement de facture

  Ce paramètre vous permet d'effectuer la réception des marchandises immédiatement lorsque vous procédez à un rapprochement de facture depuis le programme 'Facture fournisseur. Enregistrer' (APS100) et utilisez une option dans (APS110).

  Ce paramètre est valide uniquement pour les ordres d'achat ayant pour origine 24 (Livraison directe sur CDV), 35 (Contrat de location) ou 36 (Livraison directe sur contrat de location).

  Les options valides sont les suivantes :

  1. Ne pas afficher facture fournisseur Réception marchandises

  2. Toujours afficher facture fournisseur Réception marchandises

  3. Afficher uniquement facture fournisseur Réception marchandises s'il ne s'agit pas d'une facture d'un tiers

  Si le numéro de fournisseur sur la facture est différent du numéro de fournisseur sur l'ordre d'achat, il est considéré qu'il s'agit d'une facture de tiers.

  
• 390 - Action si la livraison n'est pas effectuée pour toutes les lignes d'OA (Rapprochement facture RM)

  Si vous effectuez la réception de marchandises par rapprochement de facture et qu'il existe toujours des lignes d'ordre d'achat qui n'ont pas été reçues, le paramètre indique quelle action va être effectuée sur ces lignes d'ordre d'achat.

  1. Seules les lignes de réception de marchandises sont sélectionnées.

  2. L'utilisateur est invité à sélectionner une ligne d'OA pour les lignes ayant une réception de marchandises manquante.

  3. Les lignes d'ordre d'achat sans réception de marchandises sont toujours sélectionnées.

  Si l'option 2 ou 3 est sélectionnée, les conditions suivantes s'appliquent : S'il n'existe pas de transaction de réception de marchandises pour la ligne d'OA, une ligne de facture de type 2 est créée, indiquant que la ligne a été rapprochée d'une ligne d'OA. La quantité de la facture est alors définie comme égale à la quantité commandée.

Processus de la facturation fournisseur

Le programme 'Facture fournisseur. Réceptionner marchandises' (APS352) est ouvert à partir du rapprochement de facture s'il existe des lignes d'ordre d'achat qui n'ont pas été reçues, dont les valeurs de l'origine de l'ordre d'achat sont :

• 24 = Livraison directe sur CDV
• 35 = Contrat de location
• 36 = Contrat de location, livraison directe

La définition de 370 (Réception de marchandises par rapprochement de factures) dans (APS905) permet également la réception de marchandises par rapprochement de factures.

Le programme fournit des indications sur les quantités commandées, facturées et restant à recevoir. Vous pouvez enregistrer la marchandise reçue en ajoutant la quantité reçue et en sélectionnant l'action 'Confirmer la mise à jour'. Vous pouvez également accéder à 'Ordre d'achat. Réceptionner marchandises' (PPS300) en utilisant l'option 11 ='Recevoir des marchandises'.

Dans l'écran (PPS300/E), vous pouvez modifier une ligne de commande d'achat, afficher tous les détails, ajouter un numéro de lot, par exemple, et effectuer une réception de marchandises. Vous pouvez également accéder au programme 'Ordre d'achat. Lettrage marchandises reçues/non facturées' (APS370) en utilisant l'action 'Reçu non facturé'.

Workflow – Saisir une facture fournisseur

Vous recevez une facture de votre fournisseur d'un montant de 2100 au sein d'une période d'une semaine. Dans (APS905), vous avez indiqué vous souhaitiez effectuer les réceptions de marchandises par un rapprochement de facture.

Spécifiez une facture dans Facture fournisseur. Enregistrer (APS100). Lorsque vous appuyez sur Entrée dans (APS100/F), vous accédez automatiquement à 'Facture fournisseur. Réceptionner marchandises'. Cela s'applique s'il existe des lignes de commande d'achat qui n'ont pas été reçues et dont les valeurs d'origine sont :

• 24 = Livraison directe sur CDV
• 35 = Contrat de location
• 36 = Contrat de location, livraison directe

La définition de 370 (Réception de marchandises par rapprochement de factures) dans (APS905) permet également la réception de marchandises par rapprochement de factures.

Dans ce cas, aucune réception de marchandises n'a été effectuée jusque là. Vous devez recevoir la première ligne afin de déterminer le numéro de lot de l'équipement que le client a reçu. Pour ajouter un numéro de lot, vous devez modifier la ligne.

Spécifiez la quantité reçue et le numéro de lot, puis appuyez sur Entrée. Vous serez redirigé vers le programme (APS352) et recevrez la partie qui a été facturée, soit une semaine. Ajoutez 'Quantité reçue' une et cliquez sur F14='Confirmer la mise à jour'. Il reste deux semaines à recevoir. Fermez les programme afin d'accéder au rapprochement de facture.

Pour définir 390='Action si livraison incomplète pour toutes les lignes d'ordre d'achat', voici les scénarios possibles :

• Paramètre 1 : Seule la ligne des marchandises reçues sera affichée dans (APS360).
• Paramètre 2 : Le système vous demandera de choisir entre les lignes d'ordre d'achat et la partie des marchandises reçues dans (PS360).
• Paramètre 3 : Seule la partie inhérente aux marchandises reçues sera affichée dans (APS360).

Puisque vous souhaitez uniquement afficher la partie de marchandises reçues dans (APS360), la ligne de marchandises reçues d'une semaine s'affiche ici. La ligne d'article avec le numéro de lot ne s'affiche pas puisqu'elle ne sera pas facturée. La facture de sous-location est enregistrée dans les comptes par l'événement comptable PP20 (Facture fournisseur) et le type de comptabilité 903 (Stock fictif). Si les frais de facture doivent être enregistrés séparément, des exceptions de comptabilité peuvent être créées pour l'élément de prix de revient.

Workflow – Ajouter d'autres ordres d'achat

Si vous recevez une facture avec plusieurs ordres d'achat, vous pouvez ajouter les ordres d'achat dans (APS360) en sélectionnant F19 ='Sélectionner la réception'.

Lorsque vous sélectionnez des ordres d'achat et cliquez sur F14='Créer ligne facture', l'écran (APS352) s'affiche (si les conditions sous (APS905) sont respectées) et la réception de marchandises peut être effectuée.

Workflow – Procéder à une réception de marchandises depuis (APS110)

Si une facture a été spécifiée dans (APS100) et associée à un ordre d'achat qui n'a pas été reçu, il est possible de recevoir cette ligne à partir de (APS110). L'option associée F22 (Réception march) ouvre le programme (APS352) si l'origine de l'ordre d'achat est l'une des suivantes :

• 24 - CDV, livraison directe
• 35 - Contrat de location
• 36 - Contrat de location, livraison directe

Une fois la réception des marchandises terminée, un type de ligne 4 (la ligne a été rapprochée d'une ligne de réception de marchandises, marchandises reçues après la facture) est créé dans (APS360).

Si la facture n'a pas été associée à l'ordre d'achat dans (APS100) mais spécifiée dans (APS110), un type de ligne 1 (la ligne est rapprochée d'une ligne de réception de marchandises, marchandises reçues avant la facture) est créé.