Comptabilisation des coûts et revenus de projet

Ce processus permet de préparer les relevés financiers mensuels, trimestriels ou annuels d'un projet, par rapport aux résultats anticipés.

Après avoir utilisé ce processus, les coûts et les revenus du projet sont gérés ainsi :

Les activités en cours sont activées.
Les coûts et les revenus sont comptabilisés dans le relevé des revenus.
Les dépenses et les réservations de revenus sont enregistrées.

Comptabilisation de projet

Dans presque tous les projets présentent une grande différence de temps lorsque les dépenses et les revenus sont enregistrés dans le compte de résultats. La comptabilisation est la méthode permettant d'éliminer les faux effets que cela peut avoir pour le compte de résultats pendant les projets. En fonction des chiffres de prévision du projet, le ratio entre le coût final des prévisions et celui des revenus peut être conservé pendant les projets à l'aide de différentes méthodes. De plus, la base de calcul peut être contrôlée à l'aide des différentes méthodes.

Afin de comptabiliser les coûts et les revenus du projet, une méthode de comptabilisation doit être spécifiée au niveau de validation du projet. Différentes méthodes peuvent être traitées en parallèle durant la comptabilisation. Toutefois, une seule méthode est valide par projet et par niveau d'enregistrement.

En fonction de la méthode de comptabilisation choisie au niveau de validation et du type de comptabilisation déclenché, les montants sont calculés différemment. L'une de ces méthodes s'appuie sur les prévisions des revenus et des coûts. Une autre méthode s'appuie sur le coût réel. La méthode décide des montants calculés et de quelle manière. La comptabilisation fonctionne avec six types de comptabilisation différents pour les montants et chaque méthode calcule ces montants différemment. Par exemple, tous les montants ne sont pas calculés pour chaque méthode. Le tableau de ce document avec la formule montre comment les montants sont calculés par méthode et type.

Afin de comptabiliser les coûts et les revenus du projet, une méthode de comptabilisation doit être spécifiée au niveau de validation du projet dans 'Projet. Ouvrir' (POS100/G). Différentes méthodes peuvent être traitées en parallèle durant la comptabilisation. Toutefois, une seule méthode est valide par projet et par niveau d'enregistrement. Cela signifie que vous pouvez avoir plusieurs méthodes de comptabilisation différentes dans un projet, une par niveau de validation. Chaque méthode de comptabilisation peut à son tour déclencher de nombreux types de comptabilisation.

Les propositions de comptabilisation incluent six montants différents, appelés types de comptabilisation, pour lesquels la méthode de comptabilisation sélectionnée régule la façon dont ils sont calculés et s'ils doivent être calculés. Les montants possibles sont :

Coûts en cours activés
Revenus en cours activés
Comptabilisation – coûts
Règlement - revenus
Réservation coût réel
Réservation du revenu réel

La comptabilisation de projet fonctionne avec les valeurs de résultat dans la comptabilité générale via 'Pièce justificative. Afficher' (GLS200), les valeurs du budget/prévision via 'Prévision de projet. Ouvrir' (POS120) et de la structure de projet dans 'Projet. Ouvrir' (POS100). La comptabilisation est effectuée en fonction des paramètres de gestion de projet dans 'Paramètres - Gestion de projet' (CRS590) et des paramètres des projets réels.

Dans M3 BE, une proposition de comptabilisation est créée dans 'Comptabilisation de projet. Ouvrir' (POS470) pour tous les projets qui existent dans la société pour la période sélectionnée. Les transactions sont cumulées et les montants sont calculés différemment en fonction des méthodes de comptabilisation et des types de comptabilisation.

Lors de la création de la proposition dans (POS470), les valeurs réelles de la comptabilité générale dans (GLS200) et les montants prévisionnels dans (POS120) sont utilisés. Le résultat peut être consulté par société dans 'Comptabilisation. Ouvrir lignes' (POS471) et par projet dans 'Comptabilisation de projet. Ouvrir lignes (POS472). (POS471) est un cumul de méthode de comptabilisation et type de comptabilisation de tous les enregistrements de projet dans (POS472). (POS472) est un cumul de tous les enregistrements par projet, niveau de validation et méthode et type de comptabilisation. Selon la configuration du paramètre Niveau de comptabilisation dans (CRS590), soit les valeurs issues de (POS471), soit dans (POS472), sont transférées vers la comptabilité générale sous forme de revenus et de coûts comptabilisés.

Avant de commencer

Le processus peut commencer lorsque les conditions préalables suivantes sont remplies :

Le statut de projet est compris entre 10 et 80.
La méthode de comptabilisation est définie pour le projet sur son niveau d'enregistrement. Le projet peut avoir différentes méthodes de comptabilisation en même temps, mais elles doivent chacune correspondre à des niveaux d'enregistrement différents.
Un numéro de série de pièces justificatives est créé dans le programme 'Fonction GCF. Ouvrir' (CRS405). La fonction GCF pour la comptabilisation du projet est PO30.
Les méthodes de comptabilisation utilisées sont définies dans le programme 'Paramètres – Comptabilisation' (POS820). Le montant calculé peut être arrondi en fonction des règles d'arrondi définies dans la méthode de comptabilisation. La méthode de comptabilisation est connectée au modèle de projet ou au projet.
Les comptes utilisés dans la comptabilisation de projet sont définis dans le programme 'Compte de comptabilisation. Ouvrir' (POS825). Ces comptes ne mettent pas à jour les données financières du projet et sont utilisés lors la recodification de compte au moment de la comptabilisation finale du projet (crédit ou équilibrage de comptes). Les relations de recodification de compte sont définies dans (POS826).
Les paramètres de projet sont définis par société dans 'Paramètres – Gestion de projet' (CRS590).
- Le paramètre 'Méthode comptable' (ACME) indique si les coûts et les revenus des projets en cours sont enregistrés dans le bilan ou la déclaration de revenus durant le déroulement du projet. La méthode comptable a un impact sur la façon dont la comptabilisation de projet fonctionne. Ainsi, vous définissez les types de comptabilisation qui sont créés dans la proposition de comptabilisation avec la méthode de comptabilisation.
- Le paramètre 'Cpt bal crédit' (CDET) indique si les comptes de bilan doivent être crédités lors de la comptabilisation finale.
- Le paramètre 'Niveau de comptabilisation' (SELE) détermine à quel niveau la proposition de comptabilisation doit être transférée à la comptabilité générale. Il est transféré au niveau total ou par niveau de validation de projet. S'il est transféré au niveau total, cela signifie que les données cumulées par méthode de comptabilisation et type extraits de (POS471) sont utilisés. Avec cette approche, les transactions de la comptabilité générale sont composées de valeurs cumulées provenant de plusieurs projets différents et ne sont donc pas mises à jour avec le projet et le numéro d'élément. Si la proposition de comptabilisation est transférée par niveau de projet, les données du programme de table (POS472) sont utilisées, c'est-à-dire le total par période. Cela signifie également qu'un projet et un niveau de validation d'élément sont utilisés. les transactions dans la comptabilité générale sont alors mises à jour avec un numéro d'élément et de projet.
Les informations comptables sont saisies dans le programme 'Règle comptable. Définir' (CRS395). L'événement comptable valide est PO30 et les types comptables sont 801-812.
Une prévision actuelle des coûts et des revenus est entrée pour le projet. Cette prévision permet de calculer les coûts et les revenus comptabilisés. Voir Prévision de projet.

Suivez les étapes ci-dessous :

Suivez ces étapes pour engager le processus :

Changement de statut de comptabilisation :
Le statut de comptabilisation indique si les coûts et les revenus sont comptabilisés. Le statut est seulement utilisé avec les méthodes de comptabilisation 1 et 2. Le statut doit être défini sur 80 dans 'Projet. Màj statut comptabilisation' (POS280) pour comptabiliser les coûts et les revenus dans le projet. Le statut est le plus souvent modifié en fonction d'événements tels que la livraison ou la fin du projet. Le statut de comptabilisation peut être 20 (Non comptabilisé) ou 80 (Comptabilisé).
Le statut de comptabilisation initial est défini dans 'Modèle de projet. Ouvrir' (POS093/F) via la touche F14 (Statut de comptabilisation). Le statut peut être différent pour les différentes parties d'un projet. Par exemple, si le projet est divisé en deux étapes, la première peut avoir le statut 20 et la deuxième le statut 80. Remarque : le statut de comptabilisation peut être uniquement modifié pour les éléments de projet marqués pour budgétisation et sur les éléments du plus haut niveau.
Le statut de comptabilisation 85 peut être attribué. La fonctionnalité est égale à 80, mais les éléments auxquels est attribué le statut de comptabilisation 85 peuvent être sélectionnés dans 'Projet. Imprimer rapport' (POS650).

Création d'une proposition de comptabilisation :

Le statut de comptabilisation identifie la progression réalisée avec la proposition de comptabilisation. Les revenus et les dépenses sont comptabilisés pour les projets à chaque période. Une fois créée, la proposition de comptabilisation s'affiche sur le niveau de validation du projet et est totalisée pour chaque période d'enregistrement et méthode de comptabilisation.

Les propositions de comptabilisation incluent six montants différents pour lesquels la méthode de comptabilisation sélectionnée régule la façon dont ils sont calculés et s'ils doivent être calculés. Les montants possibles sont :

Activer coûts en cours
Activer revenus en cours
Comptabilisation – coûts
Règlement - revenus
Réservation coût réel
Réservation revenu réel

Le tableau suivant répertorie les différentes méthodes de calcul des coûts et revenus comptabilisés.


Méthode de comptabilisation	Coûts EC activés	Revenus EC activés	Coûts comptabilisés (Cr)	Revenus comptabilisés (Rr)	Coût de réservation	Revenu de réservation
1	Oui/Non	Oui/Non	Cf* (Rf80/Rf)	Rf80	Cr-Co80	Numéro
2	Oui/Non	Oui/Non	Numéro	Numéro	Numéro	Numéro
3	Oui/Non	Oui/Non	Co	Rf*(Cbo/Cf)	Numéro	Rr-Ro
4	Oui/Non	Oui/Non	Co	Rf*(Cbo/Cf)	Numéro	Rr-Ro
5	Oui/Non	Oui/Non	Co	Rf*(Cbo/Cf)	Numéro	Rr-Ro
6	Oui/Non	Oui/Non	Co	Rf*(Cbo/Cf)	Numéro	Rr-Ro
7	Oui/Non	Oui/Non	Cf*(Ro/Rf)	Ro	Cr-Co	Numéro
8	Oui/Non	Oui/Non	Cf*(Ro/Rf)	Ro	Cr-Co	Numéro

Explication des clés :


Clé	Description
Cbo	Montant le plus bas comparé à la prévision distribuée dans le temps et au coût réel total.
Cf	Prévision du coût total
Cf80	Niveau de budget de prévision de coût (pour les éléments de projet ayant le statut de comptabilisation 80)
Co	Coût réel total
Co80	Coût réel (pour les éléments de projet ayant le statut de comptabilisation 80)
Cr	Coût comptabilisé
Qbo	Quantité la plus basse comparée à la prévision distribuée dans le temps et à la quantité réelle. Remarque : seuls les postes budgétaires avec l'option de saisie 4 sont pris en compte.
Qf	Prévision de quantité. Remarque : seuls les postes budgétaires avec l'option de saisie 4 sont pris en compte.
Qo	La quantité de résultat est la quantité réelle enregistrée dans le module de Gestion du temps. La quantité est généralement exprimée en heures.
Rf	Prévision de revenus totaux
Rf80	Niveau budgétaire de prévision de revenus (pour le statut de comptabilisation 80)
Ro	Revenu réel total
Rr	Revenu comptabilisé.

Méthodes de comptabilisation 7 et 8 :

Les méthodes de comptabilisation 7 et 8 sont identiques en tous points, sauf un : la méthode 8 vous permet de répartir le montant comptabilisé entre différents comptes au lieu d'un seul. Les comptes à utiliser pour la méthode 8 sont définis dans 'Compte de comptabilisation. Ouvrir' (POS825) en sélectionnant l'option associée 11 (Réimputation). Cette option affiche le programme 'Compte de comptabilisation. Réimputer' (POS826) où vous pouvez définir les comptes à utiliser pour la distribution.

Description des événements comptables :

Quand le projet n'est pas fermé (statut de projet < 80) :

Les coûts de travail en cours sont activés uniquement si les coûts sont enregistrés en regard du revenu. Référez-vous à la méthode comptable définie dans (CRS590). L'événement comptable valide est PO30 et les types comptables 801 et 802, respectivement pour le débit et le crédit.
Les revenus de travail en cours sont activés uniquement si les coûts sont enregistrés en regard du revenu. Référez-vous à la méthode comptable définie dans (CRS590). L'événement comptable valide est PO30 et les types comptables 803 et 804, respectivement pour le débit et le crédit.
Les coûts sont toujours comptabilisés en regard du revenu. L'événement comptable valide est PO30 et les types comptables 805 et 806, respectivement pour le débit et le crédit.
Les revenus sont toujours comptabilisés en regard du revenu. L'événement comptable valide est PO30 et les types comptables 807 et 808, respectivement pour le débit et le crédit.
Les réservations de coût sont créées pour les méthodes de comptabilisation 1, 7 et 8. L'événement comptable valide est PO30 et les types comptables 809 et 810, respectivement pour le débit et le crédit.
Les réservations de revenu sont créées pour les méthodes de comptabilisation 3, 4, 5 et 6. L'événement comptable valide est PO30 et les types comptables 811 et 812, respectivement pour le débit et le crédit.

Lorsque le projet est fermé (statut = 80) :

Les coûts en cours ne sont pas activés.
Les revenus en cours ne sont pas activés.
Les coûts sont toujours comptabilisés s'ils sont enregistrés dans le bilan. Référez-vous aux paramètres dans (CRS590). L'événement comptable valide est PO30 et les types comptables 805 et 806, respectivement pour le débit et le crédit.
Les revenus sont toujours comptabilisés s'ils sont enregistrés dans le bilan. Référez-vous aux paramètres dans (CRS590). L'événement comptable valide est PO30 et les types comptables 807 et 808, respectivement pour le débit et le crédit.
Les réservations de coût ou de revenu ne sont pas créées.
Lorsque les coûts et les revenus sont enregistrés dans le bilan (comme défini par la méthode comptable dans (CRS590)), ces transactions sont créditées et un autre compte (comme le compte bancaire) est débité. Cette action est effectuée si le paramètre 'Compte de bilan crédit' dans (CRS590) est défini sur zéro.

Si aucune erreur n'est identifiée pendant la création de la proposition de comptabilisation, le statut de proposition passe à 20.

La méthode de comptabilisation 3 requiert une version de programmation verrouillée. S'il n'y en a pas, un code d'erreur s'affiche par projet et la proposition se voit affecter le statut 19. Les transactions ne peuvent pas être transférées à la comptabilité générale tant que l'erreur n'est pas corrigée et que la proposition n'est pas régénérée.

Les montants des coûts et des revenus comptabilisés dans la proposition générée peuvent être arrondis. Les règles d'arrondi sont définies par la méthode de comptabilisation dans (POS820).

Ajustement de la proposition de comptabilisation :
Ces propositions peuvent être ajustées pour les coûts et les revenus comptabilisés, ainsi que pour les réservations. Le travail en cours activé ne peut pas être modifié.
Si le niveau de comptabilisation spécifié dans (CRS590) est défini pour un transfert vers la comptabilité générale au niveau du projet, les montants ne peuvent être ajustés qu'au niveau du projet. Si un transfert est effectué au niveau du total, les montants au niveau du projet et au niveau du total peuvent être ajustés. La proposition ajustée se voit affecter le statut 30.
Transfert de la comptabilisation à la comptabilité générale :
Les paramètres suivant doivent être créés pour un transfert dans la Comptabilité Générale :
- Un numéro de série de pièces justificatives doit être créé dans le programme 'Fonction GCF. Ouvrir' (CRS405). La fonction GCF pour la comptabilisation des coûts/revenus de projet est PO30.
- Les comptes de comptabilisation doivent être définis dans le programme 'Compte de comptabilisation. Ouvrir' (POS825).
Si le projet n'est pas fermé, toutes les écritures comptables sont inversées le premier jour de la période comptable suivante. Si le projet est fermé, il n'y a pas d'inversion. Quand les coûts et revenus du projet sont comptabilisés comme finaux, le statut de projet passe à 85 (Final). Remarque : les projets ayant des coûts et revenus non comptabilisés comme finaux ne peuvent pas être relancés.