Aide à la gestion de projet

Avant de commencer

Pour utiliser cette fonction auxiliaire, les conditions préalables suivantes doivent être remplies :

• Le projet doit avoir été créé.
• Une version de budget verrouillée doit être précisée.
• Une version de programme verrouillée doit être précisée.
• Des listes de contrôle doivent être connectées au projet.
• La messagerie M3 est activée.

Suivez les étapes ci-dessous :

La fonction d'aide décrit ce qui suit :

1. Suivi

   Le suivi peut être effectué sur les coûts et les revenus, les activités terminées et l'indice de performance. Il inclut le suivi des activités et des sous-projets.

2. Suivi des coûts et des revenus

   Les coûts et les revenus sont suivis pour chaque activité et sous-projet. Pour ce faire, utilisez l'option appropriée dans 'Projet. Ouvrir' (POS100). La quantité et les montants peuvent être suivis.

   Des informations sont disponibles pour les éléments ci-après :

   • Budget
   • Valeur réelle
   • Valeur d'engagement pour les ordres d'achat et les états de temps
   • La différence entre prévision et total réel
   • Prévision

   La valeur réelle est compilée pour le total, annuellement et pour la période d'enregistrement. Les transactions produisant la valeur réelle peuvent aussi être consultées dans la comptabilité générale.

   Le suivi est effectué pour chaque :

   • Activité ou sous-projet dans la structure de projet avec les informations affichées par poste budgétaire. Coûts totaux et revenus. Les différences de revenu entre les deux s'affichent également.
   • Activité ou sous-projet avec des informations affichées par projet et poste budgétaire.
   • Poste budgétaire avec des informations affichées par projet et élément de projet.
   • Modification du projet avec des informations affichées par poste budgétaire.

   Les états peuvent être imprimés à l'aide du programme 'Projet. Imprimer rapport' (POS650). Ceux-ci peuvent couvrir les coûts et les revenus pour n'importe quel nombre de projets, qui peuvent être inclus grâce à une grande variété de critères de sélection.

   Les types d'état suivants sont disponibles :

   • Budget et prévision par
   • Elément de projet
   • Poste budgétaire
   • Chaîne comptable
   • Stock de devis
   • Valeur de devis sur les ordres perdus
   • Valeur réelle pour douze périodes d'avance depuis une période de début spécifiée.

   Suivi des activités terminées

   Le programme 'Syst de contrôle de projet. Ouvrir' (POS300) indique si les activités, les sous-projets ou les projets sont terminés. Chaque élément de projet apparaît dans l'ordre de sa date de début ou de fin. Les informations sur les jalons sont présentées par projet et le système indique s'ils sont atteints.

   Indice de performance

   Le programme 'Projet. Afficher la progression' (POS305) contient des informations sur la progression d'un projet sous la forme d'écarts et d'indices, tels que :

   • Ecart de coût
   • Indice de performance de coût
   • Ecart programmé
   • Indice de performance programmé
   • Indice de performance de coût total

   Leur calcul effectué en tâche nocturne peut être programmé pour une exécution hebdomadaire ou mensuelle.

   Suivi des activités par projet

   Le programme 'Syst de contrôle de projet. Ouvrir' (POS300) peut aussi être utilisé pour suivre une partie ou l'ensemble des projets ainsi que les divers types d'activités. Les activités sont triées dans l'ordre de leur date de début ou de fin. Il est possible de vérifier si les activités ont été commencées ou terminées comme prévu à la date actuelle via un diagramme de Gantt. La sélection du type d'élément de projet principal permet d'afficher le jalon dans le projet et de savoir s'il a été atteint ou pas.

3. Journal de projet

   Le journal de projet peut être utilisé pour enregistrer les changements apportés au projet, comme lorsque des activités sont ajoutées ou supprimées. Les différentes activités qui sont connectées à un changement peuvent aussi être suivies séparément.

   Les changements sont entrés dans le journal de projet en deux étapes. Le changement est d'abord entré puis le projet est reprogrammé pour s'adapter à ce changement :

   Saisie du changement

   Lorsqu'un changement est entré dans le journal de projet, il est aussi possible de décrire les résultats de ce changement. Le changement est terminé en approuvant l'entrée du changement.

   Reprogrammation pour un changement

   L'approbation d'une entrée de changement peut nécessiter de reprogrammer le projet. Ceci peut entraîner :

   • Une nouvelle version de prévision qui décrira les changements de l'objet et des coûts
   • Une nouvelle version de budget
   • Une nouvelle version de programme
   • Des informations de projet supplémentaires
   • Une reprogrammation ou une suppression des autres activités/sous-projet
   • L'ajout d'autres activités/sous-projet.

   Le journal de projet peut aussi contenir des événements qui n'affectent pas le programme ou les ressources du projet. Il peut également servir à documenter la progression du projet. Ceci peut aussi être effectué à l'aide des notes de projet.

4. Changement de chef de projet ou de sous-projet

   Cette activité consiste à changer de chef de projet ou de chef de sous-projet si nécessaire. Le changement de chef de projet s'effectue au niveau du projet principal. Les chefs de sous-projet peuvent être changés dans n'importe quelle activité ou n'importe quel sous-projet du projet. Le nouveau chef de sous-projet se voit affecter des responsabilités pour les activités ou sous-projets au niveau où le changement est effectué.

5. Activation des messages de projet

   Les messages de projet créés dans la messagerie M3 BE fournissent aux chefs de projet ou de sous-projet des informations sur les événements importants du projet. La fonction de message peut être activée pour chaque élément de projet dans le programme 'Projet. Ouvrir' (POS100). Chaque élément de projet est défini pour :

   • Générer tous les messages activés dans 'Paramètres – Messages d'application' (CRS424).
   • Générer des messages spécifiques

   Les types de messages disponibles sont :

   • Terminé/effectué. Par exemple, Activité commencée/terminée
   • Non terminé/effectué. Par exemple, Activité non commencée
   • A faire. Par exemple, Lancer activité.

   Le premier type de message est le plus souvent généré quand une partie du projet est terminée ou qu'un événement survient. Les deuxième et troisième types sont générés en tâche nocturne, le plus souvent pour un événement programmé comparé à la date actuelle. Ces messages peuvent aussi être générés avec une option du menu.

6. Liste de contrôle du chef de projet

   Le chef de projet peut utiliser une liste de contrôle connectée à plusieurs éléments de projet pour organiser et gérer les activités du projet. Les lignes de liste contrôle connectées aux activités peuvent être planifiées en fonction de la date de début ou de fin de chaque activité.

7. Notes

   Le chef de projet ou le participant au projet qui a été désigné peut utiliser une fonction texte pour noter des événements importants dans le projet. La fonction texte peut contenir des blocs de texte permettant d'organiser ces notations, comme pour un journal de projet ou un état final. Ces textes peuvent être connectés uniquement au niveau du projet principal.