Facturation de projets

Avant de commencer

Le processus peut commencer lorsque les conditions préalables suivantes sont remplies :

• Une activité de facturation est entrée dans le projet.
• Un payeur est saisi dans le programme 'Projet. Connecter partenaires' (POS176).
• Les paramètres de facturation sont définis dans le programme 'Paramètres – Facturation de projet' (CRS792).
• Les numéros de série de facture doivent être saisis dans le type d'ordre utilisé dans le programme 'Type de projet. Ouvrir' (POS010).
• Les documents de facturation sont connectés au projet.

Suivez les étapes ci-dessous :

La section ci-dessous décrit les activités du processus.

1. Préparation de la facturation

   Lors de la préparation, vous pouvez choisir le type de facturation à utiliser dans le projet. Les types disponibles sont les suivants :

   • Facturation forfaitaire (avec facturation finale)

     La facturation forfaitaire peut être effectuée pour une partie ou l'ensemble du projet. La facturation d'acompte, la facturation partielle et la facturation finale peuvent être effectuées au niveau du projet.

   • Facturation d'acompte

     Les informations concernant la facturation d'acompte sont créées lors de la génération du résultat ou de la saisie des lignes de facture. Le résultat est extrait des éléments de projet qui sont marqués comme entrée de facturation d'acompte. Le prix de la proposition de facture est fixé lors de la génération du résultat.

     Les autres possibilités de tarification valides pour la facturation d'acompte sont la tarification basée sur le résultat et la tarification manuelle dans la proposition de facture.

   • Facturation d'ajustement

     Vous pouvez ajuster un prix fixe après que la facture finale a été envoyée.

   • Facturation pro forma

     Pour la facturation pro-forma, les informations sont créées manuellement mais n'affectent pas la facturation du projet.

   • Facturation d'acompte basée sur les transactions détaillées

     Vous pouvez facturer des transactions détaillées depuis la commande d'intervention et la Gestion du temps. Le processus porte le nom de Projets de service. Lors de la livraison de la commande d'intervention et du transfert des états de temps à la comptabilité générale, les transactions détaillées sont enregistrées pour facturation.

     Les transactions détaillées peuvent être vérifiées et gérées dans 'Transaction enregistrée. Ouvrir' (POS488).

     Les lignes de facture de la facturation d'acompte sont générées à partir des transactions enregistrées via l'option Cumul de détails dans le programme 'Facture de projet. Ouvrir'.

     Une fois les lignes de facture créées, le processus est aussi valide pour les factures d'acompte.

   Un seul type de facturation peut être effectué pour chaque activité de facturation. Si différents types de facturation sont effectués dans le même projet, vous devez entrer pour chacun d'eux une activité séparée.

   Entrez le montant à facturer dans une proposition de facture. Vous pouvez aussi changer les montants des lignes de facture générés pour la facturation d'acompte avant facturation.

   Une fois créées, les propositions de facture peuvent être imprimées. Vous pouvez utiliser la facture brouillon imprimée pour la facturation pro forma ou pour vérifier la facture. Les factures peuvent être connectées et suivies. Pour plus d'informations, voir Programmation de projet.

2. Verrouillage de la proposition de facture

   La proposition de facture peut être verrouillée et son statut défini sur Prêt à facturer avant l'impression de la facture. Vous ne pouvez pas modifier la proposition de facture après son verrouillage. Les factures verrouillées peuvent être déverrouillées avant la facturation de la même manière.

   Si la facturation est effectuée directement dans une activité de facturation, aucune étape distincte n'est requise pour verrouiller la proposition de facture. Dans ce cas, la proposition est verrouillée automatiquement lors de l'impression de la facture.

3. Impression d'une facture

   Un document de facturation doit être connecté à l'ordre de projet pour qu'une facture puisse être imprimée. Les documents entrés dans le type d'ordre de projet sont connectés au projet lors de sa création.

   Vous pouvez imprimer des factures une par une depuis l'activité de facturation du projet. Vous pouvez les imprimer à partir d'un menu pour que toutes les factures verrouillées soient imprimées en même temps.

   Selon que le total de la facture est négatif ou positif, une facture de débit ou de crédit sera imprimée. La facture est une facture interne si le montant de la facture est égal à zéro.

   Le programme 'Facture de projet. Afficher' (POS350) affiche le contenu de chaque facture et les écritures comptables qui ont été transférées à la comptabilité générale.

   Les copies de facture peuvent être imprimées depuis une option de menu séparée. Si la facturation a été arrêtée pour n'importe quelle raison, ou si elle n'a pas été terminée, vous pouvez la recommencer en effectuant votre sélection dans le menu.

   Une fonction permet de créer un numéro de facture parallèle pour les factures des clients Les règles de cette fonction sont définies dans 'Référence de pmt supplémentaire. Ouvrir' (CMS090). Le seul type de numéro de référence est 1 (Numéro de facture parallèle). Le numéro de facture parallèle peut uniquement être ajouté au contenu XML quand un document de facturation est créé. Le numéro de facture parallèle est enregistré dans la table FSAPRN avec le numéro de facture.

   Une fois la facture créée dans 'Facture projet. Imprimer' (POS180), elle sera mise à jour dans la comptabilité clients et affichée dans 'Comptabilité clients. Afficher' (ARS200) et un document de facturation sera imprimé.

   Le numéro de facture parallèle s'affichera dans le programme 'Facture client. Modifier' (ARS201).

4. Transfert vers la comptabilité clients et la comptabilité générale

   Les écritures comptables pour facturation sont transférées vers la comptabilité clients et la comptabilité générale. Dans les paramètres de facturation, spécifiez si vous voulez effectuer cette opération lors de l'impression de la facture ou séparément.

   Si le payeur est un type de client 7 (client interne), alors la comptabilité clients n'est pas mise à jour. Et ce, même si le montant de la facture est égal à zéro. Toutes les lignes de facture et les frais sont inclus dans le calcul du total de la facture.