Confirmation, avis de livraison et avis de transport pour les OA

Ce document explique comment enregistrer la confirmation, l'avis de livraison et l'avis de transport pour un ordre d'achat (OA). La confirmation et/ou l'avis de livraison peuvent être envoyés par le fournisseur ou l'expéditeur au cours de la livraison des marchandises du fournisseur à votre usine. Cette procédure a lieu suite à l'envoi de l'OA au fournisseur et avant de procéder à la réception des marchandises. Les informations fournies dans la confirmation et l'avis de livraison permettent de connaître la date de livraison exacte des marchandises commandées.

La confirmation et l'avis de livraison contiennent des informations sur le transport et des dates importantes. Lors de l'enregistrement des informations fournies sous forme de transaction, la valeur du statut d'OA augmente automatiquement. Le statut d'un OA correspond à sa progression au sein de ce flux. Remarque : Il est possible d'utiliser uniquement l'évolution du statut, sans enregistrer de transaction. Toutefois, ce document, ainsi que les documents d'instructions connexes, supposent qu'il est nécessaire d'enregistrer les transactions.

Remarque : Il est également possible d'enregistrer les confirmations et les avis de livraison dans Ordre d'achat. Afficher lignes (PPS220) à un niveau détaillé ou agrégé. Ce programme permet en outre de suivre l'évolution du statut des OA.

Résultat

Les différentes étapes de la livraison des marchandises de l'OA jusqu'à votre usine ont été surveillées. Les informations relatives au transport ont été mises à jour et vous savez quand et comment les marchandises seront livrées. Par exemple, le connaissement et le numéro du bordereau de conditionnement sont également connus.

La planification des composants est mise à jour en fonction des contrats de transport conclus avec le fournisseur. Si les délais de transport et la responsabilité des marchandises ont été définis, ces facteurs influenceront les dates présentées.

Il convient d'enregistrer les marchandises commandées comme reçues dans Ordre d'achat. Réceptionner marchandises (PPS300).

Il est possible d'annuler l'enregistrement de la confirmation, de l'avis d'expédition et/ou de l'avis de transport dans Ordre d'achat. Afficher transact ligne (PPS330).

Les fichiers suivants sont mis à jour :

Présentation de la planification (MITPLO)
Lignes d'OA (MPLINE)
Transactions de ligne d'OA (MPLIND)

Avant de commencer

Un OA doit avoir été créé. Voir Création, lancement et affichage d'un ordre d'achat.

Avis d'expédition et avis de transport

Ce modèle montre comment utiliser l'avis d'expédition et l'avis de transport :

A est appelé avis d'expédition dans M3. Le fournisseur envoie des informations concernant la date d'expédition et le mode de transport des marchandises depuis son usine. Les marchandises sont envoyées directement au service de réception des marchandises ou via un terminal.

B est appelé avis de transport dans M3. Si les marchandises sont expédiées via un terminal, un avis de transport informe le destinataire de la date d'expédition et du mode de transport des marchandises depuis ce terminal.

Description des activités

Remarque

Les méthodes d'enregistrement répertoriées ici sont facultatives et peuvent être utilisées indépendamment les unes des autres. Il est en outre possible de les utiliser en cours d'un flux en trois étapes.

Par exemple, vous recevez l'avis de livraison du fournisseur par fax ou courrier. Vous saisissez ensuite manuellement les informations dans le système. Si l'enregistrement est automatique, par exemple, via des communications EDI, n'utilisez pas les programmes mentionnés dans ce document. Le code de statut connecté à l'OA passera automatiquement au niveau correspondant.

Enregistrement de la confirmation d'un OA

Indiquez que le fournisseur a confirmé l'OA, ce qui signifie que les marchandises seront livrées. Toutefois, il se peut que le fournisseur ait modifié la date de livraison, la quantité, le prix et/ou l'escompte ; il convient alors d'enregistrer les nouvelles données dans le programme. Dans certains cas, il convient de fractionner une commande, par exemple, pour planifier deux livraisons au lieu d'une seule.

Normalement, suite à cette activité, l'OA obtient le statut 35 = 'Prix d'achat et date de livraison confirmés et approuvés'. Si les données de la commande ont été modifiées, il est alors possible d'utiliser l'un des codes de statut suivants : 31 = 'Date de livraison confirmée', 32 = 'Prix d'achat confirmé', 33 = 'Prix d'achat et date de livraison confirmés, mais non approuvés'.

Vous devez enregistrer la confirmation dans Ordre d'achat. Confirmer (PPS250).
Enregistrement d'un avis d'expédition pour un OA

Indiquez que le fournisseur a émis un avis d'expédition des marchandises. Il se peut également que le fournisseur ait transmis des informations concernant le transport (ex. : si le transport sera effectué via un terminal) et l'emballage des marchandises. Ces informations peuvent par exemple inclure la date d'expédition, la quantité indiquée sur l'avis, l'agent de transit, le connaissement, le numéro de bon de livraison et le nom du transporteur. Il convient d'enregistrer ces informations dans ce programme.

Suite à cette activité, l'OA reçoit le statut 40 (Avis d'expédition envoyé).

Vous devez enregistrer les avis d'expédition dans Ordre d'achat. Avis d'expédition (PPS260).
Enregistrement d'un avis de transport

Indiquez qu'un expéditeur vous a informé du transport de marchandises, c'est-à-dire que vos marchandises ont été expédiées depuis le terminal de transit. Il peut également vous avoir communiqué des informations concernant le transport et l'emballage, qu'il convient d'enregistrer dans le programme. Ces informations peuvent par exemple inclure la date d'expédition, le nom du transitaire, le numéro de bon de livraison, le nom du transporteur et la date d'arrivée.

Suite à cette activité, l'OA reçoit le statut 45 (Avis de transport envoyé).

Les avis de transport doivent être enregistrés dans Ordre d'achat. Avis de transport (PPS270).