Gestion des contrats avec les fournisseurs

Résultat

Un contrat d'achat est créé, puis imprimé comme contrat valide. Il est également possible d'annuler un contrat valide. Un contrat annulé devient un ancien contrat, qu'il est ensuite possible de mettre à jour pour créer un contrat distinct.

Utilisations

Vous pouvez utiliser le contrat d’achat dans les ordres d’achat planifiés et dans les ordres d’achat.

Impact sur le système

Les fichiers suivants sont mis à jour :

• En-tête de contrat d'achat (MPAGRH)
• Ligne de contrat d'achat (MPAGRL)
• Prix de contrat d'achat (MPAGRP)
• Types de contrat d'achat (MPAGRT)
• En-tête d'ordre d'achat (MPHEAD)
• Ligne d'ordre d'achat (MPLINE)
• Ordres d'achat planifiés (MPOPLP)

Avant de commencer

Vous devez d’abord définir les paramètres avant de gérer les contrats d’achat avec les fournisseurs.

Définissez les paramètres dans Définition des paramètres relatifs aux contrats.

Suivez les étapes ci-dessous :

1. Création d'un contrat d'achat

   Il convient de créer un contrat d'achat une fois les quantités convenues avec le fournisseur (ex. : prix, besoins annuels et heures de livraison).

   Il est possible de créer un contrat d'achat manuellement dans Contrat d'achat. Ouvrir (PPS100), puis de le convertir par défaut en ordre d'achat lors de l'enregistrement d'une commande auprès d'un fournisseur.

   Un contrat peut être composé de lignes, représentant des contrats liés à des articles ou des groupes d'articles spécifiques. Les prix peuvent être basés sur le volume, permettant d'enregistrer un tarif pour l'article concerné.

   Il est également possible de créer un contrat manuellement ou automatiquement à partir d'un devis. Une fois un devis d'achat approuvé, il peut être copié dans un contrat dans 'Contrat d'achat. Créer à partir devis' (PPS150), ou en sélectionnant l'option 32 dans Appel d'offres. Ouvrir (PPS130).

2. Impression d'un contrat d'achat

   Il est possible d'imprimer un contrat d'achat pour référence. Utilisez l'option 6 (Imprimer documents) dans 'Contrats d'achat. Ouvrir' (PPS100/B). Vous pouvez également imprimer le contrat d'achat depuis 'Contrat d'achat. Imprimer documents' (PPS530/E) en définissant son statut sur '30'.

   Il est également possible d'imprimer un état de contrat, affichant les données des lignes du contrat depuis 'Contrat d'achat. Imprimer rapport' (PPS535/E).

3. Annulation d'un contrat d'achat

   Il est possible d'annuler un contrat d'achat une fois qu'il a expiré ou que vous n'en avez plus besoin. Vous pouvez annuler manuellement un contrat d'achat en définissant son statut sur 90 dans Contrats d'achat. Ouvrir (PPS100/B).

4. Mise à jour d'un contrat d'achat

   Vous pouvez mettre à jour un contrat spécifique avec de nouvelles données. En fonction de votre choix, vous pouvez générer de nouvelles lignes de contrat sur un contrat existant ou créer un nouveau contrat dans 'Contrat d'achat. Mise à jour en masse' (PPS125).

Correction des lignes de contrat incorrectes

Vous ne pouvez pas modifier manuellement certaines valeurs sur les lignes de contrat d’achat. Par exemple, les champs Quantité achetée et Montant acheté sont automatiquement cumulés lors du traitement d’un ordre d’achat. Si les valeurs affichées sont incorrectes, vous pouvez recalculer les lignes de contrat via le programme 'Contrat d’achat. Recalculer valeurs' (PPS952 ). Dans ce programme, vous pouvez spécifier le fournisseur et le contrat à recalculer. Le programme calcule la quantité achetée et le montant de toutes les lignes du contrat en fonction de toutes les propositions d’ordre d’achat et les lignes d’ordre d’achat confirmées au contrat. Les valeurs sont calculées en fonction du paramètre 'Mettre à jour la quantité achetée' dans l’en-tête du contrat, puisque ce paramètre détermine si les lignes d’ordre d’achat planifiées et fermes sont incluses. Vous ne pouvez recalculer qu’un seul contrat à la fois puisque plusieurs lignes de contrat peuvent nécessiter une mise à jour.

Lorsque vous lancez le recalcul d’un contrat, vous pouvez cocher la case 'Imprimer les modifications' dans (PPS952/E). Si cette option est sélectionnée, un rapport est généré avec le contrat mis à jour et une liste répertoriant les valeurs nouvelles et précédentes pour les champs 'Quantité achetée' et 'Montant acheté' pour toutes les lignes du contrat.