Gestion des réclamations d'ordre d'achat

Résultat

En fonction du workflow, le résultat suivant est prévu :

• Une réclamation est créée manuellement ou automatiquement dans 'Retour au fournisseur. Ouvrir' (PPS390).
• La réclamation est approuvée.
• Un avis de réclamation est imprimé.
• Un ordre de réquisition est créé pour demander la sortie des marchandises rejetées.
• Une liste de prélèvement est lancée, puis les marchandises rejetées sont prélevées, enregistrées et envoyées au fournisseur.

Le workflow diffère si une livraison de remplacement ou un avoir est demandé au fournisseur.

Si une livraison de remplacement est demandée, un sous-numéro est automatiquement créé sur la ligne d'ordre d'achat d'origine, permettant de recevoir la livraison de remplacement sur cet ordre d'achat. Le système permet également de supprimer automatiquement les marchandises rejetées de l'emplacement correspondant. Cette opération doit être effectuée à l'aide d'un ordre de réquisition. Si une livraison de remplacement est demandée, des transactions financières sont créées lors de la sortie du composant.

Toutefois, cette opération n'est pas effectuée si un avoir est demandé au fournisseur.

Au cours de ce processus, les tables suivantes sont mises à jour :

MPCLAH	En-tête de réclamation d'ordre achat
MPCLAL	Ligne de réclamation d'ordre achat

Avant de commencer

• Vous devez définir les paramètres conformément à la section Paramètres de base du flux d'achat.
• Vous devez définir les paramètres conformément à la section Paramètres concernant la réception des marchandises, le contrôle qualité, les réclamations et le rangement.
• Les marchandises doivent être enregistrées comme réceptionnées (statut défini sur 50). Voir Réception des marchandises achetées.

Suivez les étapes ci-dessous :

Création manuelle d'une réclamation

1. Démarrez le programme 'Retour au fournisseur. Ouvrir' (PPS390/A).

2. La réclamation doit être associée à un fournisseur pour lequel la réclamation est créée, et au dépôt et à l’établissement d’où les marchandises sont retournées.

3. La définition d'un numéro d'ordre d'achat est facultative.

   • Si un numéro d'ordre d'achat est spécifié, il est uniquement utilisé à titre indicatif et aucune donnée n'est collectée dans l'ordre d'achat.
   • Si un numéro d’ordre d’achat est spécifié, l’établissement spécifié doit être l’établissement de l’en-tête de l’ordre d’achat.

4. La séquence d'écrans doit être définie sur EF1 dans tous les cas de figure.

5. Sélectionnez Créer.

Création automatique d'une réclamation

1. En fonction des paramètres définis dans 'Paramètres - Achat' (CRS780), du champ ''Résultat de contrôle qualité – auto réclamation'', une réclamation est crée automatiquement si le code résultat de contrôle qualité est :

   2 = Approuvé avec des remarques

   3 = Partiellement rejeté

   4 = Rejeté.

   Le code de résultat du contrôle qualité doit être saisi dans l'écran E du programme 'Ordre d'achat. Contrôler marchandises' (PPS310).

2. La réclamation créée automatiquement porte le statut 10 ('Préliminaire').

   Cette valeur correspond au statut standard pour les réclamations créées automatiquement lors de l'enregistrement des résultats du contrôle qualité.

3. Lorsque la réclamation est créée automatiquement via le contrôle qualité, les marchandises sont stockées à un emplacement portant le statut 3 ('Rejeté').

   Cet emplacement est défini dans le programme 'Paramètres - Achat' (CRS780).

4. Démarrez le programme 'Retour au fournisseur. Ouvrir' (PPS390/B).

   • Le responsable de la réclamation est l'acheteur de l'ordre concerné. Il est possible de modifier cet élément dans l'écran E.
   • La référence de réclamation correspond à la personne ayant enregistré le contrôle qualité. Il est possible de modifier cet élément dans l'écran E. Utilisez la vue 2 dans l'écran B pour trier les éléments affichés par référence de réclamation.
   • La clé de recherche est définie (10 caractères) lorsqu'un nouveau fournisseur est spécifié dans (CRS620).
   • Le numéro de réclamation est connecté au numéro d'ordre d'achat et au fournisseur correspondants.
   • La réclamation obtient le statut 10 ('Préliminaire'). Une fois la réclamation approuvée, son statut doit être défini manuellement sur 15 afin d'imprimer l'avis de réclamation.

5. Accédez à l'écran E.

   • Statut. Si la réclamation a été créée automatiquement à partir du contrôle qualité, il convient à présent d'augmenter la valeur de son statut de 05 sur 06 ('Travail avec réclamation activé'). Ainsi, une fois la réclamation clôturée, elle aura le statut 15 ('Approuvé').

   Il est possible de sélectionner quatre actions distinctes. L'action sélectionnée sera inscrite sur l'avis de réclamation. Les options valides sont les suivantes :

   • Livraison de remplacement. Une nouvelle livraison sera demandée aux fournisseurs. Si vous choisissez cette action, une nouvelle ligne d'ordre d'achat est créée comme sous-numéro de la ligne d'ordre d'achat d'origine.
   • Livraison complémentaire. Un complément de livraison sera demandé au fournisseur pour l'ordre concerné.
   • Demande avoir. Un avoir sera demandé au fournisseur pour le règlement de l'ordre.
   • Coût de réparation. Les coûts de réparation seront demandés au fournisseur.

   Il est possible de saisir des informations complémentaires dans le bloc de texte (bouton paramétrable) et de les imprimer sur l'avis de réclamation.

   • Date de livraison de remplacement. Proposée si un délai de livraison de remplacement est saisi dans la table des articles/fournisseurs (PPS040).
   • Avis de réclamation. Le texte spécifié ici sera imprimé sur l'avis de réclamation en dessous de l'en-tête. Il peut par exemple s'agir d'un message indiquant au fournisseur l'action que vous attendez de lui.
   • Date de réception. La date de réception des marchandises à l'origine de la réclamation.
   • Code transaction. Se rapporte au type d'ordre de réquisition et de distribution qui sera utilisé pour créer la sortie du composant rejeté (type de transaction 41 = 'Sortie d'ordre de réquisition'). Le type d'ordre proposé est récupéré depuis le programme 'Paramètres – Achat' (CRS780). La sortie aura lieu après l'impression du document de réclamation. Le paramétrage de la politique d'expédition (MWS010) détermine s'il est nécessaire d'enregistrer une liste de prélèvement ou si le retrait sera effectué immédiatement.
   • Mise à jour de la planification des composants. Indique si ce prélèvement doit être affiché dans la planification des composants, et la mettre à jour.
   • Profil de support. Indique comment envoyer les informations relatives à la réclamation au fournisseur.

6. Ouvrez l'écran F. L'écran F permet d'afficher les adresses. Les adresses sont récupérées par défaut depuis 'Fournisseur. Connecter adresse' (CRS622) Il est possible de modifier les adresses en sélectionnant le champ 'Modifier/Ajouter adresse'.

   • Adresse postale du fournisseur : où l'avis de réclamation sera envoyé.
   • Adresse intermédiaire du fournisseur : l'adresse via laquelle les marchandises transitent avant d'être livrées à l'adresse finale.
   • Adresse de réception du fournisseur : l'adresse à laquelle envoyer les marchandises rejetées.

Utilisation des lignes de réclamation

1. Démarrez le programme 'Retour au fournisseur. Ouvrir lignes' (PPS391). Si vous utilisez la création automatique des réclamations, les articles rejetés sont affichés dans l'écran B.

2. Accédez à l'écran E.

   • Le code article fournisseur correspond au code article utilisé par le fournisseur pour identifier un article.
   • Le motif de rejet indique la raison du rejet. Il est doit être défini dans 'Motif de rejet. Ouvrir' (CRS090). Le code motif a été spécifié au cours du processus de contrôle qualité.
   • Le coût de qualité correspond au coût du contrôle qualité réalisé. Il est uniquement utilisé à titre d'indicatif.
   • La séparation indique si la ligne doit être déplacée vers un nouveau numéro de réclamation. Ce champ permet de séparer deux lignes de réclamation lorsque celles-ci doivent être traitées de façon distincte. Par exemple, lorsqu'un fournisseur doit créditer une ligne et envoyer une expédition de remplacement pour une autre.
   • Texte F6. Le texte spécifié lors du contrôle qualité est affiché et peut être modifié dans le bloc de texte suivant. Ce texte apparaîtra comme texte de ligne dans l'avis de réclamation.

Impression des documents de réclamation

1. Pour imprimer l'avis de réclamation, sélectionnez la touche de fonction F14 = 'Imprimer' dans l'écran B du programme (PPS390).

   La réclamation doit porter le statut 15 ('Approuvé'). Ce statut doit être défini manuellement lorsqu'un plan d'action a été établi pour la réclamation.

2. Le programme 'Retour au fournisseur. Imprimer document' (PPS820) démarre.

   Il est possible d'imprimer ces documents pour un responsable de réclamation ou un fournisseur spécifique, ou en indiquant des numéros d'avis de réclamation.

   Une fois l'avis de réclamation imprimé, il obtient le statut 20.

3. Si vous demandez une livraison de remplacement, l'impression active également un ordre de réquisition pour la sortie des marchandises rejetées. Ces marchandises peuvent être sorties avec ou sans liste de prélèvement, suivant les paramètres de la politique d'expédition de la sortie (MWS010). Si la liste de prélèvement doit être enregistrée, cette opération doit être effectuée dans 'Liste de prélèvement. Enregistrer' (MWS420).

4. Pour plus d'informations sur la gestion des sorties d'ordre de réquisition, voir .

Affichage des transactions

Les options suivantes permettent d'afficher les transactions connectées à une réclamation.

• Affichage de l'identité de stock

  Démarrez le programme 'Identité stock. Ouvrir boîte à outils' (MWS068). Affichez les stocks disponibles pour les emplacements des articles rejetés. Sélectionnez une vue comprenant le champ (MLSTAS) (Statut d'ID de stock) pour pouvoir sélectionner 3 (Rejeté). Pour plus d'informations sur les vues, les ordres de tri et les options de tri, voir .

• Affichage des transactions des livraisons de remplacement

  Comme indiqué précédemment, si une livraison de remplacement est demandée au fournisseur, un sous-numéro est automatiquement créé sur la ligne d'ordre d'achat d'origine. Cela permet de réceptionner les marchandises de la livraison de remplacement.

  Démarrez 'Ordre d'achat. Ouvrir' (PPS200), puis ouvrez les lignes de l'ordre d'achat dans l'écran B de (PPS201). Le champ 'sous-numéro de ligne d'ordre d'achat' indique le numéro de la sous-ligne.

  Une ligne d'ordre d'achat peut avoir plusieurs sous-lignes si, par exemple, chaque sous-ligne est associée à une date de livraison confirmée distincte.

  Les sous-lignes pour les livraisons de remplacement issues d'une réclamation sont numérotées avec des sous-numéro dans l'ordre croissant, à partir de 500.

• Affichage de l'historique des transactions de stock

  Démarrez le programme 'Transaction stock. Afficher historique' (MWS070). Voir 'Afficher historique de transactions de stock [Instruction]'. Une fois le document de réclamation imprimé (statut 20), la transaction de sortie est créée immédiatement ou suite à l'enregistrement de la liste de prélèvement.