Enregistrement de la confirmation d'un OA

Ce document explique comment enregistrer la confirmation d'un ordre d'achat (OA) et de la livraison des marchandises par un fournisseur, et comment modifier les données de la commande (ex. : date de livraison, quantité, prix et escompte).

Résultat

Un ordre d'achat est confirmé et les marchandises commandées seront livrées par le fournisseur. Il se peut toutefois que certaines informations aient été modifiées. Il se peut par exemple que la quantité commandée ne soit pas disponible, que le prix de l'article ait changé ou que le fournisseur ne soit pas en mesure de livrer les marchandises dans les délais impartis.

Les fichiers suivants sont utilisés par les programmes du flux :

  • En-tête d'ordre d'achat (MPHEAD)
  • Ligne d'ordre d'achat (MPLINE)

Vous pouvez enregistrer un avis d'expédition pour l'ordre d'achat dans 'Ordre d'achat. Avis d'expédition' (PPS260) et/ou un avis de transport dans 'Ordre d'achat. Avis de transport' (PPS270). L'étape obligatoire suivante consiste à recevoir la livraison des marchandises dans 'Ordre d'achat. Réceptionner marchandises' (PPS300). Il est possible d'annuler l'enregistrement de la confirmation de commande dans Ordre d'achat. Afficher transact ligne (PPS330).

Avant de commencer

Un OA doit avoir été créé. Voir Création, lancement et affichage d'un ordre d'achat.

Suivez les étapes ci-dessous :

  1. Démarrez le programme 'Ordre d'achat. Confirmer' (PPS250/B).

    Confirmation de l'OA complet

  2. Dans l'écran B, confirmez l'intégralité de l'OA en appuyant sur F14 = 'Confirmer tout'.

  3. Dans l'écran F qui s'affiche, saisissez la date de livraison confirmée et, le cas échéant, le numéro de commande fournisseur.

    Le numéro de commande fournisseur figure sur son état de confirmation ; cette référence peut s'avérer utile lors de la réception des marchandises.

  4. Vérifiez et, si nécessaire, modifiez 'Votre référence'. Appuyez à nouveau sur F14.

    Le statut de l'OA complet est 35 = 'Prix d'achat et date de livraison confirmés et approuvés'. L'enregistrement est terminé, et vous pouvez quitter le programme.

    Confirmation d'une ligne de commande spécifique

  5. Dans l'écran B, sélectionnez la ligne de commande à confirmer, puis l'option 12 = 'Confirmation'.

    Remarque : Cette opération ne permet pas d'ajouter des informations à la ligne de commande.

    La ligne de commande concernée obtient le statut 35.

    Ajustement d'une ligne de commande

  6. Dans l'écran E, vérifiez et, si nécessaire, modifiez 'Votre référence'. Saisissez le 'Numéro de commande du fournisseur' (champ facultatif).

    Le numéro de commande fournisseur figure sur son état de confirmation ; cette référence peut s'avérer utile lors de la réception des marchandises.

  7. Saisissez les informations confirmées par le fournisseur, c'est-à-dire la date de livraison, la quantité confirmée, le prix d'achat confirmé, la quantité du prix d'achat confirmée et les escomptes confirmés.

    Les informations de la ligne de commande d'origine s'affichent sur le côté droit de l'écran.

    Si l'escompte commandé est refusé et que l'escompte confirmé 1, 2 ou 3 doit être défini sur zéro, saisissez 1 = 'Mettre à jour escompte confirmé' pour supprimer l'escompte.

    S'il est probable que la livraison sera reçue à une date différente de la date confirmée, il est possible de saisir une 'Autre date de livraison confirmée'. Cette dernière date servira de base pour la planification, mais ne sera pas utilisée pour le suivi de la durée de livraison du fournisseur.

  8. Si les données de l'ordre ont été modifiées, saisissez manuellement un statut correspondant aux modifications effectuées.

    Les options disponibles pour la saisie manuelle du statut sont les suivantes :

    31 = Date de livraison confirmée

    32 = Prix d'achat confirmé

    33 = Prix d'achat et date de livraison confirmés mais non approuvés.

    Remarque : Si le statut de la ligne de commande n'est modifié manuellement malgré les modifications apportées, ce statut passera automatiquement à 35 lors de la fermeture du programme.

    Fractionnement d'une ligne d'OA

  9. Dans l'écran E, indiquez la quantité à confirmer dans le champ 'Confirmer quantité', ainsi que la date dans le champ 'Date de livraison confirmée'. Appuyez sur Entrée. Le système calcule alors le reste de la quantité, qui n'est pas confirmée. Vous pouvez à présent confirmer cette quantité, puis indiquer une autre date de livraison ou laisser ce champ vide et le confirmer ultérieurement.

    Annulation d'une confirmation d'OA

  10. Vous pouvez annuler une confirmation de ligne de commande en supprimant la transaction dans 'Ordre d'achat. Afficher transact ligne' (PPS330). Il est ensuite possible de saisir une nouvelle confirmation de commande sur cette ligne dans 'Ordre d'achat. Confirmer' (PPS250).

    Suivi des confirmations d'OA

  11. Le système dispose d'une fonction permettant de suivre les confirmations et de produire un document de rappel de confirmation d'ordre d'achat. Ces opérations doivent être effectuées dans le programme Ordre d'achat. Imprimer relance confirm' (PPS670).

Paramètres à définir

ID du programme/écran Champ Ce champ indique...
(PPS095/H) 360 Statut OA -confirmé- après impression ...si un statut confirmé doit être affecté à l'ordre d'achat lors de son impression (statut 35).
(PPS095/I) 530 Transaction OA - Confirmation cde

...si une confirmation de commande doit générer des lignes dans le fichier des transactions de l'ordre d'achat.

Ce fichier peut être consulté dans 'Ordre d'achat. Afficher transact ligne' (PPS330), il est toutefois uniquement utilisé à titre indicatif.

Ce paramètre doit toujours être activé.

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