Création, lancement et affichage d'un ordre d'achat

Résultat

La procédure décrite dans ce document permet d'effectuer les opérations suivantes :

• Création automatique d'un ordre d'achat à partir d'un ordre d'achat planifié
• Création manuelle d'un ordre d'achat à partir d'un ordre d'achat planifié
• Enregistrement et modification d'un en-tête d'ordre d'achat
• Enregistrement et modification de lignes d'ordre d'achat
• Impression des documents d'ordre d'achat et lancement manuel ou automatique d'un ordre d'achat
• Affichage d'un ordre d'achat

Avant de commencer

• Précisez les paramètres de base du flux d'achat en suivant la procédure décrite dans la rubrique .
• Précisez les paramètres d'un ordre d'achat planifié selon la procédure décrite dans la rubrique Création et lancement d'un ordre d'achat planifié.
• Précisez les paramètres des ordres d'achat selon la procédure décrite dans la rubrique Paramètres des ordres d'achat.

Création d'un OA à partir d'un OA planifié

• Création automatique d'un OA à partir d'un OA planifié

  Si un ordre d'achat planifié doit être automatiquement lancé comme ordre d'achat, il convient de spécifier les paramètres suivants :

  • 'Stratégie de planification. Ouvrir' (MMS037), paramètre 022='Statut par défaut - ordres planifiés si MA=A1' (Lancer et reprogrammer dans l'ordre). Si les ordres planifiés avec le message d'action A1 doivent être lancés automatiquement, il convient de définir ce paramètre sur 60='Ordre lancé'.
  • 'Stratégie de planification. Ouvrir' (MMS037), paramètre 025='Statut par défaut - ordres planifiés si MA=A2' (Lancer ordre). Si les ordres planifiés avec le message d'action A2 doivent être lancés automatiquement, il convient de définir ce paramètre sur 60='Ordre lancé'.
  • 'Article. Connecter dépôt' (MMS002/E), champ 'Stratégie de planification'. Il convient de connecter une stratégie de planification pour l'article/le dépôt avec les paramètres au-dessus du paramètre 60 ('Ordre lancé').
• Création manuelle d'un OA à partir d'un OA planifié

  Pour créer manuellement un ordre d'achat à partir d'un ordre d'achat planifié, reportez-vous à la section 'Lancement d'un ordre d'achat planifié' dans Création et lancement d'un ordre d'achat planifié.

Enregistrement/modification d'un en-tête d'OA

1. Démarrez Ordre d'achat. Ouvrir (PPS200) Accédez à l'écran P et précisez la séquence d'écrans. Appuyez sur Entrée.

   Dans le texte ci-dessous, la séquence d'écrans est définie sur EFGU1H.

2. Ouvrez l'écran A. Les nouveaux ordres d'achat doivent toujours être spécifiés manuellement dans l'écran A.

3. Lorsque vous spécifiez un nouvel ordre d'achat, certains champs de l'écran A doivent être renseignés. L'ordre doit être connecté à un fournisseur, puis une date de livraison demandée doit être précisée (date de besoin).

   Renseignez le champ 'Organisme acheteur'. Il s’agit d’une étape obligatoire si ce champ est disponible.

   Si aucun type d'ordre n'est spécifié, la valeur récupérée depuis 'Fournisseur. Définir détails achat/fin' (CRS624/E) devient la valeur par défaut.

4. La séquence d'écrans détermine les écrans à afficher lors de la création d'un ordre.

   Il est possible de convenir d'une configuration standard pour la séquence, tant pour l'en-tête que pour les lignes, dans le programme Type d'ordre d'achat. Ouvrir (PPS095).

5. Si aucun numéro d'OA n'est saisi manuellement, un numéro d'ordre d'achat est automatiquement récupéré depuis les numéros de série spécifiés dans Type d'ordre d'achat. Ouvrir (PPS095).

6. Sélectionnez 'Créer'.

   • (PPS200/E)

     L'écran E contient principalement des données récupérées par défaut depuis le fournisseur. Il est possible de modifier ces valeurs manuellement sur chaque commande. Si l'ordre d'achat est créé à partir d'un ordre d'achat planifié, les valeurs de la proposition seront copiées.

     • La 'Destination finale' correspond au lieu de réception des marchandises. Cette adresse est définie dans 'Adresse interne. Ouvrir' (CRS235) et imprimée sur les documents externes.
     • Le 'Code langue' détermine la langue dans laquelle les documents externes sont imprimés. Les codes langue sont définis dans Langue. Ouvrir (CRS010).
     • Si le champ de commande par téléphone est sélectionné, un texte est imprimé sur le document d'ordre, indiquant que cette commande a été réalisée par téléphone.
     • Le champ 'Port/Aéroport' indique l'ID du port ou de l'aéroport. Ce champ permet l'établissement de rapports sur les statistiques de vente. Ces informations sont uniquement utiles pour les exportations et importations pour lesquelles les marchandises ne subissent aucun contrôle de douanes à la frontière.
     • 'Organisme acheteur' indique l’organisme pour lequel l’ordre d’achat est créé. Il est possible de créer des lignes d’ordre d’achat pour des dépôts qui sont associés à l’organisme acheteur de l’en-tête d’ordre d’achat dans 'Organisme acheteur. Connecter dépôt' (PPS199). Le champ n'est pas modifiable. Le champ n’est disponible que si l’utilisation d’organisme acheteur pour la planification est activée dans (CRS780/H).
   • (PPS200/F)

     L'écran F affiche l'agent, les conditions de règlement et les conditions relatives aux devises.

     • Profil de support : objet de contrôle de support utilisé comme filtre dans la table de contrôle de support (CRS945). Voir .
     • 'Conditions livraison' : certaines conditions de livraison nécessitent un texte de livraison (ex. : le port de chargement si l'incoterm Franco à bord est utilisé). Il est possible de saisir ce texte sur la ligne ouverte située en dessous des conditions de livraison, ou de le récupérer depuis Fournisseur. Connecter texte cond livr (PPS014), accessible via le programme Fournisseur. Définir détails achat/fin (CRS624).
     • Signature : si une autorisation est nécessaire, le code d'autorisation doit être précisé dans le champ de la signature.
     • Les champs 'Conditions relatives aux devises' et 'Taux contractuel' sont utilisés pour les commandes en devises étrangères. Si des conditions relatives aux devises sont utilisées pour la commande, M3 Business Engine utilise le taux contractuel plutôt que le taux de change pour la conversion des devises étrangères en devises locales.
   • (PPS200/G)

     L'écran G affiche divers champs d'adresse. Pour pouvoir modifier ces champs d'adresse, cochez la case 'Mod adr', puis appuyez sur Entrée.

     • L'adresse fournisseur proposée est récupérée depuis 'Fournisseur. Connecter adresse' (CRS622). Les autres adresses proposées ('Notre adresse de facturation', 'Adresse de transit' et 'Destination finale') sont récupérées depuis 'Adresse interne. Ouvrir' (CRS235).
   • (PPS200/U)

     L'écran U affiche les champs paramétrables. Les paramètres pour ces champs sont définis dans 'Champs paramétrables. Ouvrir' (CMS082).

Enregistrement/modification des lignes d'OA

Les lignes de commande doivent être spécifiées dans Ordre d'achat. Ouvrir lignes (PPS201) Une nouvelle séquence d'écrans est utilisée pour la ligne. Dans cette description, la séquence d'écrans est définie sur EIFGU.

• (PPS201/P)

  Certains champs de l'écran des paramètres (PPS201/P) permettent de contrôler le flux.

  • La première 'séquence d'écrans' est valide lors de la saisie d'un nouvel ordre (options 1, 2 ou 11 dans (PPS200)).
  • La deuxième 'séquence d'écrans' est valide lors de l'affichage de l'ordre (option 5 dans (PPS200)).
  • L'option de saisie permet d'enregistrer un ordre via diverses méthodes. Par exemple, l'option de saisie 3 permet d'accéder à la saisie en plein écran, afin de spécifier plusieurs lignes de commande simultanément. L'option de saisie 4 fonctionne avec les champs 'Option plein écran' et 'Vérifier séquence'. Ces champs permettent de saisir des lignes de commande sous forme de grille ou de liste. La vue grille est par exemple adaptée au secteur de la mode. Pour utiliser cette vue, il convient de créer des références complémentaires pour les articles dans le programme Article. Connecter n° réf complémentaire (MMS025).
  • Le paramètre 'Réparation/sous-traitance' ouvre des champs supplémentaires utilisés pour les catégories d'ordre d'achat 60='Réparation' et 70='Sous-traitance'. Ces champs sont les suivants : 'Numéro de lot', 'Service' et 'Opération de service'.
• (PPS201/B)

  Il convient de renseigner les champs 'Code article' et 'Quantité de commande'. Les 'unités' et les 'prix' sont automatiquement récupérés depuis un contrat (PPS100), l'article/fournisseur (PPS040) ou depuis le fichier principal des articles (MMS001) s'ils sont indiqués dans l'un de ces champs.

• (PPS201/E)
  • 'Notre numéro de référence' peut correspondre à un numéro de contrat (1), un numéro de demande (2) ou un numéro de devis fournisseur (3). Si un contrat valide existe dans Contrat d'achat. Ouvrir (PPS100), le numéro de contrat est récupéré automatiquement, ainsi que les prix et les conditions. Si le numéro de contrat est '9999998', il s'agit d'un contrat général, c'est-à-dire qu'un prix est indiqué dans le fichier principal des articles/fournisseurs. La documentation du contrat contient des informations supplémentaires sur les contrats.
  • 'Numéro d'ordre de référence' : si l'ordre d'achat est créé à partir d'une autre commande (ex. : une commande de vente), ce champ indique le numéro de commande de vente, la ligne et une catégorie d'ordre de référence.
  • 'Numéro de révision' : permet de suivre les modifications apportées à la commande. Le programme Contrôle de révision. Ouvrir (CRS340) est accessible en sélectionnant l'option 14 dans Ordre d'achat. Ouvrir (PPS200/B). Il permet de définir un numéro de révision, une date, ainsi qu'un texte expliquant le motif de la révision. L'utilisation d'un numéro de révision permet d'imprimer uniquement les lignes révisées sur un ordre d'achat.
  • 'Destinataire' : le contenu du champ Destinataire est inscrit sur le document détaillé de réception de marchandises et permet de communiquer l'identité du destinataire des marchandises au personnel chargé du stock. Vous pouvez également prédéfinir le contenu de ce champ dans Type d'ordre d'achat. Ouvrir (PPS095).
  • 'Date de livraison demandée' : si la date de livraison demandée survient trop tôt par rapport aux délais, un avertissement s'affiche si le paramètre sélectionné est correct dans Type d'ordre d'achat. Ouvrir (PPS095).
  • Les types d'escompte suivants peuvent être saisis ou s'afficher par défaut :
    • Escompte 1 : Escompte à partir du fichier principal des fournisseurs
    • Escompte 2 : Escompte à partir de l'en-tête de contrat
    • Escompte 3 : Escompte à partir de la ligne de contrat
  • 'Texte prix' : dans M3 Business Engine, un prix doit impérativement être saisi sur chaque ligne de commande mais vous pouvez saisir le texte d'un prix à la place d'un prix dans la ligne de commande. Cela peut s'avérer utile si le prix de l'article acheté n'est pas connu et qu'il se rapporte, par exemple, à un échantillon ou un nouvel article. Ce texte doit être spécifié dans une table derrière le champ de texte de prix dans Prix d'achat. Saisir texte (CRS060).
  • La fonction F11 (Ecriture comptable) ouvre la chaîne comptable afin de saisir un compte manuel sur une ligne de commande spécifique. Cette option est généralement utilisée pour les achats d'articles non comptabilisés en stock, pour lesquels un compte de coût est utilisé plutôt qu'un compte de stock.
• (PPS201/I)

  L'écran I est fourni à titre informatif et inclut des détails de référence tels que le numéro d'ordre planifié, le demandeur, le centre de coûts et l'objet de contrôle comptable.

• (PPS201/F)
  'Méthode de réception des marchandises' : détermine les étapes du flux de réception à suivre pour une ligne de commande spécifique ; elle est définie dans (PPS345). Ce champ est automatiquement récupéré depuis les emplacements suivants, dans cet ordre :

  1. 'Fournisseur. Connecter article' (PPS040/E)
  2. 'Article. Ouvrir' (MMS001/F)
  3. 'Type d'ordre d'achat. Ouvrir' (PPS095/E)

  'Emballage' : identité indiquant le mode d'emballage de l'article associé à la ligne de commande lorsqu'il est expédié par le fournisseur. Il est défini dans 'Emballage. Ouvrir' (MMS050).

  'Mettre à jour planification des composants' : si les quantités de commande doivent mettre à jour la planification des composants, ce paramètre doit être sélectionné. En règle générale, ce paramètre est toujours sélectionné par défaut.

  'Prix représentatif' : indique si le prix a été précisé (1) manuellement ou (2) à partir d'un contrat. Il est également possible de définir le code du prix représentatif sur zéro si, par exemple, vous achetez un article à un prix anormal. Cela signifie que ce prix ne doit pas influencer l'analyse historique. Il détermine également si le prix indiqué doit mettre à jour le prix dans le fichier des articles/fournisseurs.

  '% de remise sur commande totale' : détermine si la ligne de commande doit être incluse dans le total de l'ordre d'achat global, utilisé comme base pour la remise totale sur commande.

• (PPS201/G)

  L'écran G est fourni à titre informatif et inclut les détails de l'ordre d'achat confirmé.

• (PPS201/U)

  L'écran U affiche les champs paramétrables. Les paramètres pour ces champs sont définis dans 'Champs paramétrables. Ouvrir' (CMS082).

Récapitulatif de l'OA complet

L'écran (PPS200/H) affiche un tableau récapitulatif de l'ordre complet.

• 'Montant total d'escompte sur la commande' : s'il existe un montant total d'escompte, il est calculé et s'affiche sur l'écran. Il est possible d'ajuster le montant total d'escompte sur la commande.
• Il est également possible de spécifier un montant d'escompte total à la place du pourcentage d'escompte suggéré. En outre, vous pouvez ajuster le coût total de la manière suivante : Valeur nette de la commande - Escompte sur la commande.
• Les fonctions F14 (Escomptes totaux sur commande) et F15 (Limites de frais) affichent les différents seuils d'activation des escomptes et des frais. Ces options permettent de vérifier si un meilleur prix peut être obtenu avec une quantité d'achat supérieure en raison des seuils de frais.

  Les frais peuvent être fractionnés selon les catégories suivantes :

  • Frais administratifs
  • Frais de transport
  • Valeur minimum de la commande
  • Valeur minimum de la ligne de commande
• Si une valeur minimum a été définie, mais qu'elle n'a pas été atteinte, un message d'avertissement s'affiche (lorsque vous quittez cet écran), indiquant que cette valeur n'a pas été dépassée. Vous pouvez activer cette fonction dans Type d'ordre d'achat. Ouvrir (PPS095/H), en sélectionnant le paramètre 330.

Impression de documents d'OA et lancement d'un OA

Il est possible de lancer un ordre d'achat manuellement ou automatiquement. Un ordre d'achat est lancé lors de l'impression du document d'ordre d'achat (statut 20='Document imprimé').

• Si un ordre d'achat doit automatiquement passer au statut 20='Document imprimé', il convient de spécifier les paramètres suivants :
  • Dans 'Stratégie de planification. Ouvrir' (MMS037), le paramètre 005 ('Statut par défaut - OA') doit être défini sur le statut 15='Prêt pour l'impression'. L'ordre d'achat est immédiatement prêt à être imprimé.
  • Dans 'Type d'ordre d'achat. Ouvrir' (PPS095), le paramètre 710 ('Impression automatique des documents d'OA') doit être sélectionné si vous souhaitez lancer automatiquement l'ordre d'achat.
• Si un ordre d'achat doit être lancé manuellement, procédez comme suit :

  1. Dans l'écran B du programme (PPS200), sélectionnez la touche de fonction F14 (Imprimer documents). Le programme Ordre d'achat. Imprimer documents (PPS600) démarre.

     Le programme (PPS600) est également accessible via l'arborescence du menu.

  2. Des paramètres peuvent être définis en appuyant sur F13 pour afficher l'écran P.

     Le format permanent du document est contrôlé via le paramètre 030 ('Variante document - OA') dans 'Type d'ordre d'achat. Ouvrir' (PPS095). Si ce champ n'est pas renseigné, un document standard est imprimé.

  3. Sélectionnez l'écran E comme écran d'ouverture, puis définissez le format de date.

     La séquence d'écrans ne peut pas être modifiée. Elle doit être définie sur EF.

  4. Définissez la sélection de champ, la position du curseur et indiquez si les valeurs de début et de fin sont obligatoires. Appuyez sur Entrée.

     La sélection de champ vous permet de définir les en-têtes et les contenus de champ à afficher et s'il est possible de les modifier.

  5. L'écran E s'affiche ensuite. Vous pouvez sélectionner les ordres à imprimer en renseignant les champs de plage de numéros d'OA ou en indiquant des numéros d'ordre spécifiques dans les champs ouverts en bas de l'écran.

     Pour imprimer le document, le statut de l'ordre d'achat doit être au moins égal à 15. Suite à l'impression, le statut passe à 20.

Affichage de l'OA

Vous pouvez utiliser le programme Ordre d'achat. Ouvrir (PPS200) pour effectuer le suivi des ordres existants, par exemple, les ordres créés automatiquement ou les ordres d'achat planifiés lancés.

Vous pouvez accéder aux informations sur les lignes de commande dans le programme Ordre d'achat. Afficher lignes (PPS220).

(PPS220) permet de lancer de nombreuses recherches, mais également de créer vos propres vues d'informations. Voir .

Paramètres à définir