Gestion de la saisie d'ordres d'achat par lots (POBE)

Résultat

Un en-tête de lot d'achat est créé, validé et traité. Il contient une adresse, des frais et un bloc de texte.

La saisie d'ordres d'achat par lots (POBE) permet de saisir un grand nombre d'ordres d'achat simultanément.

Les tables suivantes sont mises à jour :

• Origine des lots d'ordres d'achat (MPPBOR)
• Origine lot d'OA. Connecter exceptions (MPPBOX)
• En-tête de lot d'OA (MXHEAD)
• Ligne de lot d'OA (MXLINE)
• Adresse de lot d'OA (MXPOAD)
• Frais de lot d'OA (MXOEXP)
• Ecritures comptables : Ligne de lot d'OA (MXCCST)
• Texte lot d'OA (MXTEXT)

Avant de commencer

Les paramètres décrits dans Paramètres relatifs au module de saisie d'ordres d'achat par lots (POBE) doivent être définis.

Suivez les étapes ci-dessous :

Réception des données pour le lot d'OA via (PPS370MI)

Le programme (PPS370MI) (Saisie par lot d'ordres d'achat) est utilisé pour traiter les informations externes afin de créer un ordre d'achat dans M3.

Ce programme API transfère les données envoyées par le système externe vers M3 et crée des enregistrements dans les tables d'interface. Les données d’interface sont affichées et gérées dans les programmes d’interface (PPPS370, PPS371, PPS372, PPS375, ou PPS376).

Les transactions API suivantes existent :

• 'StartEntry' : récupère un 'Numéro de message' utilisé pour regrouper les informations des lots d'OA.
• 'AddHead' : crée l'en-tête du lot d'OA dans la table d'interface (MXHEAD) de M3.
• 'AddLine' : crée la ligne du lot d'OA dans la table d'interface (MXLINE) de M3. L’enregistrement dans (MXLINE) est un nouvel enregistrement de lot ou un enregistrement de lot pour l’ajout d’une ligne d’OA à l’OA existant.
• 'AddAddress' : crée une adresse pour un en-tête ou une ligne de lot d’OA dans la table d’interface (MXPOAD). L’enregistrement dans MXPOAD est un nouvel enregistrement de lot ou un enregistrement de lot pour l’ajout d’une adresse à la ligne d’OA existante.
• 'AddCharge' : crée des frais pour l'en-tête ou la ligne du lot d'OA dans la table d'interface (MXOEXP) de M3. L’enregistrement dans MXOEXP est un nouvel enregistrement de lot ou un enregistrement de lot pour ajouter des frais à la ligne d’OA existante.
• 'AddAccString' : crée une chaîne comptable pour une ligne de lot d'OA dans la table d'interface (MXCCST) de M3. Dans MXCCST, l’enregistrement est un nouvel enregistrement de lot ou un enregistrement de lot pour ajouter une chaîne comptable à la ligne d’OA existante.
• 'AddText' : crée un texte pour l'en-tête ou la ligne du lot d'OA dans la table d'interface (MXTEXT) de M3. L’enregistrement dans MXTEXT est un nouvel enregistrement de lot ou un enregistrement de lot pour l’ajout de texte à la ligne d’OA existante.
• 'CrtPOLineDlt' : crée un enregistrement de lot dans MXLINE pour supprimer la ligne d’OA existante.
• 'FinishEntry' : modifie le statut de 10 à 20 pour l'ensemble d'un 'Numéro de message' (contenant plusieurs lots d'ordres d'achat) et lance le traitement des informations de lot.
• 'DeleteEntry' : supprime un l'ensemble d'un 'Numéro de message'. La transaction 'DeleteEntry' est exécutée à la place de 'FinishEntry'. Il est uniquement possible de supprimer les numéros de message portant le statut 10.
• 'GetBatchHead' : obtient des informations sur l'en-tête du lot d'OA dans la table d'interface (MXHEAD).
• 'GetBatchLine' : obtient des informations sur la ligne du lot d'OA dans la table d'interface (MXLINE).
• 'LstBatchHead' : obtient des informations sur les en-têtes de lot d'OA dans la table d'interface (MXHEAD).
• 'LstBatchLine' : répertorie les informations sur les lignes du lot d'OA dans la table d'interface (MXLINE).

Voir Saisie d'ordres d'achat par lots (POBE).

Vous pouvez recevoir des valeurs clés pour l'ordre d'achat uniquement, et créer toutes les autres informations requises en fonction des valeurs définies par défaut pour le fournisseur 'Fournisseur. Ouvrir' (CRS620), l'article (MMS001/002) et le type d'ordre 'Type d'ordre d'achat. Ouvrir' (PPS095). Le numéro d'ordre d'achat peut être transmis depuis le système externe, mais il peut également ne pas être renseigné. Le numéro d'ordre d'achat est alors généré conformément au numéro de série 'Numéros de série. Ouvrir' (CRS165).

Validation et contrôle des erreurs dans les données reçues

La validation peut être réalisée de l'une des méthodes suivantes :

• Dans (PPS370MI) par le biais de la transaction FinishEntry.
• Directement depuis 'Lot d'ordres d'achat. Ouvrir' (PPS370), 'Lot d'ordres d'achat. Ouvrir les lignes' (PPS371), 'Lot d'ordres d'achat. Connecter adresse' (PPS372), 'Lot d'ordres d'achat. Connecter frais' (PPS375), 'Lot d'ordres d'achat. Connecter texte' (PPS376), et ainsi de suite via l'option Valider.
• Directement depuis (PPS370) avec l'option Traiter.

Les statuts disponibles pour l'en-tête, la ligne, l'adresse, les frais ou le texte liés au lot d'OA sont les suivants :

• 10 - Saisie d'ordre en cours
• 20 - Saisie d'ordre terminée
• 23 - Erreur au cours de la validation
• 25 - Validation réussie
• 90 - transféré, aucune erreur détectée.

Les paramètres définis dans 'Origine lot d'ordres d'achat. Ouvrir' (PPS090) et 'Origine lot OA. Connecter exceptions' (PPS091) déterminent quel type de validation effectuer, comme suit :

• Le paramètre 'Niveau d'automatisation' détermine si la transaction API 'FinishEntry' doit s'arrêter au statut 20 ou poursuivre le traitement de la transaction jusqu'au statut 90.
• Le paramètre 'Méthode de traitement' détermine si le traitement est réalisé par lots ou via une tâche automatique. La fonction de tâches automatiques n'est actuellement pas prise en charge dans cette version de M3. La validation et le processus de transfert seront donc toujours réalisés lors d'un traitement par lot si vous utilisez le programme API, PPS370MI, pour commencer.

Il est également possible de valider une commande par lot entière dans (PPS370) ou une seule ligne de commande par lot dans (PPS371). La validation est toujours réalisée de manière interactive depuis (PPS370/371), et ainsi de suite.

Transfert des données dans la base de données M3 BE

Comme pour la validation, il est possible de procéder au transfert via l'une des options suivantes :

• (PPS370MI) par le biais de la transaction FinishEntry (dans le cadre d'une exécution par lots)
• Directement depuis (PPS370) avec l'option Traiter (interactive).

Les paramètres définis dans (PPS090) et (PPS091) déterminent le mode de traitement utilisé. L'ordre doit être validé avant que le transfert ne puisse commencer, même si une validation séparée a déjà été réalisée. Le processus de transfert ajoute de nouveaux enregistrements dans les tables existantes de M3 et les tables de lots d'ordres.

En cas de problème inattendu interrompant le transfert, tel qu'une panne d'électricité, un indicateur de travail en cours et un numéro de tâche sont conservés dans l'en-tête d'achat de l'interface. Si le transfert d'un ordre d'achat comportant plusieurs lignes de l'interface vers M3 réussit, à l'exception d'une ligne d'OA, l'OA de l'interface obtient alors le statut 25/90. L'en-tête de l'OA dans M3 obtient alors le statut 06/06. Ce statut indique que le transfert n'est pas terminé. La ligne d'OA ayant renvoyé une erreur peut-être retraitée une fois l'alimentation électrique rétablie, y compris la validation et le transfert dans l'interface (PPS370-376).

Création d'ordre d'achat

Le processus de transfert aboutit à la création d'un nouvel ordre d'achat (OA) dans M3, que vous pouvez gérer et utiliser comme s'il avait été directement créé dans 'Ordre d'achat. Ouvrir' (PPS200) et 'Ordre d'achat. Ouvrir lignes' (PPS201). Pour les ordres d'achat créés via le module de saisie des lots d'ordres d'achat (POBE), il est possible d'ajouter, de modifier, de copier ou de supprimer des lignes d'ordre d'achat, ainsi que la confirmation de commande, l'avis d'expédition, l'avis de transport, la réception de marchandises et le contrôle de facturation. La gestion des frais et du texte est également prise en charge dans cette version.

En revanche, seuls les ordres d'achat de catégorie 20 ('Standard') peuvent être utilisés dans cette version.

Gestion manuelle des données de lots d'OA dans le module de saisie POBE

Il est possible de créer et de modifier manuellement les données des lots d'OA dans les modules de saisie POBE. Les sections suivantes décrivent les procédures à suivre.

Création manuelle d'un lot d'ordres d'achat

1. Démarrez le programme (PPS370).

2. Appuyez sur F13 pour accéder à l'écran P. Définissez la séquence d'écrans sur EFU1. Appuyez sur Entrée pour revenir à (PPS370). Vous ne pouvez pas accéder à (PPS370/A) depuis l'écran P. Vous pouvez sélectionner la touche F17 dans (PPS370/B) pour ouvrir le programme (PPS370/A).

3. Dans l'écran A, spécifiez l'établissement, le dépôt, le fournisseur, le type d'ordre, la date de livraison demandée et l'origine du lot d'OA. Si aucun type d'ordre n'est indiqué, le type d'ordre du fournisseur est utilisé par défaut.

4. Spécifiez l’organisme acheteur s’il est disponible dans l’écran. Ce champ est disponible si l’utilisation d’organisme acheteur pour la planification est activée dans 'Paramètres - Achat. Ouvrir' (CRS780/H ).

5. Appuyez sur Entrée pour accéder à l'écran E.

   Le numéro de message et le numéro d'ordre d'achat sont automatiquement créés.

6. Appuyez sur Entrée pour accéder à l'écran F.

7. Appuyez sur Entrée pour accéder à l'écran U.

   L'écran U affiche les champs paramétrables. Les champs paramétrables sont gérés dans 'Champs paramétrables. Ouvrir' (CMS082) pour la table d'en-tête d'ordre d'achat (MPHEAD).

   Remarque

   L'écran U affiche la longueur maximale des champs paramétrables, mais les données spécifiées seront validées par rapport à la longueur de champ définie dans (CMS082).

8. Appuyez sur Entrée pour accéder à (PPS371).

9. Appuyez sur F13 pour accéder à l'écran P. Définissez la séquence d'écrans sur EFU.

10. Appuyez sur Entrée pour revenir à (PPS371/B).

11. Dans l'écran B, précisez la ligne, l'article et la quantité. Cliquez sur l'option Créer.

12. Dans l'écran E, cliquez sur F11='Ecriture' pour ouvrir une boîte de dialogue.

13. Précisez les détails du compte puis cliquez sur OK.

14. Appuyez sur Entrée pour accéder à l'écran F.

15. Appuyez sur Entrée pour accéder à l'écran U.

    L'écran U affiche les champs paramétrables. Les champs paramétrables sont gérés dans (CMS082) pour la table de ligne d'ordre d'achat (MPLINE).

    Remarque

    L'écran U affiche la longueur maximale des champs paramétrables, mais les données spécifiées seront validées par rapport à la longueur de champ définie dans (CMS082).

16. Appuyez sur Entrée pour revenir à (PPS371/A).

    Une ligne d'ordre d'achat est créée avec le statut 10.

17. Appuyez sur F3 pour accéder à 'Lot ordre d'achat. Ouvrir' (PPS370/A).

    Cliquez sur F13 pour accéder à l'écran P, puis définissez l'écran B1 comme écran d'ouverture.

18. Appuyez sur Entrée pour accéder à (PPS370/B1).

    Un en-tête de lot d'ordre d'achat est créé avec le statut 10.

Connexion manuelle d'une adresse à l'en-tête du lot d'OA

1. Cliquez sur F12 ('Adresse de lot d'OA') pour accéder à (PPS372).

2. Dans l'écran B1, spécifiez le type d'adresse de l'OA, puis cliquez sur Créer.

3. Dans l'écran E, saisissez le nom de la division, les lignes d'adresse, la ville, l'état, le code postal et le pays.

4. Appuyez sur Entrée pour accéder à (PPS372/B1).

5. Appuyez sur F3 pour accéder à (PPS370).

Connexion manuelle des frais à l'en-tête du lot d'OA

1. Cliquez sur F15 ('Frais lot d'OA') pour accéder à (PPS375).

2. Dans l'écran B, précisez le numéro de série, ainsi que l'élément de calcul du prix de revient du fournisseur. Cliquez sur l'option Créer.

3. Dans l'écran E, précisez la majoration du calcul du prix de revient.

4. Appuyez sur Entrée pour accéder à (PPS370/B1).

Connexion manuelle d'un texte à l'en-tête du lot d'OA

1. Cliquez sur F16 ('Texte lot d'OA') pour accéder à (PPS376).

2. Dans l'écran B, saisissez la zone de texte et le numéro de séquence. Cliquez sur l'option Créer.

3. Appuyez sur Entrée pour accéder à (PPS370/B1).

4. Cliquez sur F16 (Valider saisie) pour finaliser la saisie du ou des lots.

   Le statut passe de 10 à 20.

5. Sélectionnez l'en-tête du lot d'OA, puis sélectionnez la touche F25 (Valider).

   Le statut passe de 20 à 25.

6. Sélectionnez l'en-tête du lot d'OA, puis sélectionnez la touche F30 (Traiter).

   • Le statut passe de 25 à 90.
   • L'enregistrement disparaîtra du programme (PPS370) si le paramètre 40 est défini sur 2 dans (PPS090/E).
   • Un nouvel ordre d'achat est créé dans (PPS200).

Connexion manuelle d'une adresse à la ligne du lot d'OA

1. Cliquez sur F12 ('Adresse de lot d'OA') pour accéder à (PPS372).

2. Dans l'écran B1, spécifiez le type d'adresse de l'OA. Cliquez sur l'option Créer.

3. Dans l'écran E, saisissez le nom de la division, les lignes d'adresse, la ville, l'état, le code postal et le pays.

4. Appuyez sur Entrée pour accéder à (PPS372/B1).

5. Appuyez sur F3 pour accéder à (PPS371).

   Un signe plus (+) apparaît dans la colonne d'adresse de l'enregistrement.

Connexion manuelle de frais à la ligne du lot d'OA

1. Cliquez sur F15 ('Frais lot d'OA') pour accéder à (PPS375).

2. Dans l'écran B, précisez le numéro de série, ainsi que l'élément de calcul du prix de revient du fournisseur. Cliquez sur l'option Créer.

3. Dans l'écran E, précisez la majoration du calcul du prix de revient.

4. Appuyez sur Entrée pour accéder à (PPS371/B1).

   Un signe plus (+) apparaît dans la colonne des frais de l'enregistrement.

Connexion manuelle d'un texte à la ligne du lot d'OA

1. Cliquez sur F16 ('Texte lot d'OA') pour accéder à (PPS376).

2. Dans l'écran B, saisissez la zone de texte et le numéro de séquence. Cliquez sur l'option Créer.

3. Appuyez sur Entrée pour accéder à (PPS371/B1).

   Un signe plus (+) apparaît dans la colonne de texte de l'enregistrement.

4. Cliquez sur F16 (Valider saisie) pour finaliser la saisie du ou des lots.

   Le statut passe de 10 à 20.

5. Sélectionnez l'en-tête du lot d'OA, puis sélectionnez la touche F25 (Valider).

   Le statut passe de 20 à 25.

6. Sélectionnez l'en-tête du lot d'OA, puis sélectionnez la touche F30 (Traiter).

Utiliser les données de lot d’OA manuellement lors de la saisie d’OA par lot pour ajouter ou supprimer la ligne d’OA existante ou ajouter des données de ligne d’OA.

Vous pouvez créer, ajouter et supprimer manuellement des enregistrements dans les tables MX qui s’ajouteront ou supprimeront les données d’OA existantes avec les programmes de saisie d’OA par lot. Les sections suivantes décrivent les procédures à suivre.

Créer manuellement une copie de la ligne d’OA existante

Si vous souhaitez ajouter des données à la ligne d’OA existante, c’est-à-dire les adresses, les textes et la comptabilité, une copie de la ligne d’OA doit d’abord être créée dans la saisie par lot pour connecter les nouvelles données à la ligne d’OA existante. La saisie de 9 dans le champ 'OPCD' crée une copie de la ligne d’ordre d’achat pour laquelle la copie de la ligne existante n'est pas modifiable, mais il est possible d’ajouter des données à la ligne. Le signe plus dans les colonnes de (PPS371/B) est indiqué lors de l’ajout des données. Lors de l’ajout d’adresses, de frais, de textes et de comptabilité, la valeur 'OPCD' doit être définie sur 1 car les données sont créées pour la copie de la ligne d’OA existante.

La saisie et la gestion manuelle de 'OPCD' sont nécessaires uniquement lorsque vous créez des enregistrements manuellement. 'OPCD' est défini automatiquement pour les transactions API. Lorsque vous utilisez les transactions supplémentaires pour ajouter des données à l’enregistrement existant, l’option 'OPCD' est automatiquement gérée pour chaque transaction, et suit la même logique que 'OPCD' lors de l’opération interactive. Pour la transaction CrtDltPOLine, l’option 'OPCD' est automatiquement définie sur 4 pour l’enregistrement 'Supprimer'.

Créer manuellement un enregistrement 'Ajouter' pour ajouter une ligne d’OA à l’OA existant

Créer manuellement un enregistrement 'Supprimer' pour supprimer une ligne d’OA existant

Ajouter manuellement une adresse pour la ligne d’OA existante

Un signe plus (+) apparaît dans la colonne 'Adresse'.

Ajouter manuellement des frais pour la ligne d’OA existante

Un signe plus (+) apparaît dans la colonne 'Frais'.

Ajouter manuellement une chaîne comptable pour la ligne d’OA existante

Un signe plus s’affiche dans la colonne 'Compte'.

Ajouter le texte manuellement pour la ligne d’OA existante

Utiliser les données de lot d’OA manuellement lors de la saisie d’OA par lot pour mettre à jour ou supprimer la ligne d’OA existante ou ajouter des données de ligne d’OA.

Vous pouvez créer manuellement des enregistrements de mise à jour à l’aide des programmes de saisie par lot d’OA dans les tables MX qui mettent à jour et modifier les données de ligne d’OA existantes. Les sections suivantes décrivent les procédures à suivre.

1. Créez une copie de l’en-tête et de la ligne d’OA existants dans (PPS370/A) et (PPS371/B).
2. Renseignez le champ 'Type adresse OA' dans l’écran B et spécifiez '2' dans le champ 'OPCD'.
3. Cliquez sur Créer.
4. Dans l'écran E, saisissez le nom de la division, les lignes d'adresse, la ville, l'état, le code postal et le pays.
5. Appuyez sur Entrée pour continuer dans (PPS372/B).
6. Appuyez sur F3 pour continuer dans (PPS371/B).

Un signe plus (+) apparaît dans la colonne 'Adresse'.

1. Créez une copie de l’en-tête et de la ligne d’OA existants dans (PPS370/A) et (PPS371/B).
2. Précisez le numéro de série, ainsi que l'élément de calcul du prix de revient du fournisseur dans l'écran B.
3. Spécifiez '2' dans le champ 'OPCD'.
4. Cliquez sur Créer.
5. Dans l'écran E, précisez la majoration du calcul du prix de revient.
6. Appuyez sur Entrée pour continuer dans (PPS371/B1).

Un signe plus (+) apparaît dans la colonne 'Frais'.

1. Dans (PPS371/B), spécifiez le numéro de ligne de la ligne d’OA existante.
2. 2. Spécifiez '2' dans le champ 'OPCD'.
3. Cliquez sur Créer pour créer l’enregistrement de mise à jour pour l’OA existant.
4. Spécifiez les modifications apportées à la ligne d’OA dans les écrans E, F, G et U.

L’ajout de lignes d’OA ou de données de ligne d’OA peut être automatisé et vous pouvez l’utiliser pour ajouter automatiquement une ligne d’OA à partir du flux de commande de vente.

Pour ce faire, les paramètres de saisie d’ordres d’achat par lot sont correctement ajustés pour l’automatisation dans l’origine du lot d’ordres d’achat. Il est utilisé dans le champ 'Origine lot - Planification ach' (WPBAO1) dans 'Paramètres - Achat' (CRS780/H ).

Vous pouvez utiliser l’option associée 45 (Convertir en nouveau) lorsque vous souhaitez ajouter ou supprimer des lignes d’OA ou des données de ligne d’OA existantes, mais que l’enregistrement d’OA existant n’autorise plus les modifications.

Après avoir exécuté l’option 'Convertir en nouveau', vous pouvez voir un message indiquant qu’un nouveau numéro d’ordre d’achat a été créé dans la saisie par lot. Le 'Numéro de message' pré-existant (MSGN) est utilisé à nouveau.

Le champ 'Code de saisie de lot d'ordres d'achat' (PBEC) est égal à 0 et 'Code opération de lot d'ordres d'achat' (POBO) égal à 0, indiquant qu’il s’agit d’une nouvelle saisie et ne sera pas ajouté à l’enregistrement d’OA existant. Les données seront copiées depuis l’enregistrement précédent ayant le statut 23 vers le nouvel enregistrement.

L’option 'Convertir en nouveau' n’est autorisée que pour un enregistrement dont le statut est défini sur 1 et POBO égal à 23 lorsque l’enregistrement a le statut 23. Cela signifie qu’il peut uniquement être utilisé pour une saisie par lot afin d’ajouter ou de supprimer des lignes d’OA existantes ou des données de ligne d’OA existantes.

1. Dans l’écran B de (PPS370/B), cliquez avec le bouton droit sur un enregistrement et utilisez l’option associée 45 (Convertir en nouveau).

   Un message s’affiche indiquant le numéro d’ordre d’achat créé.

2. Le nouvel enregistrement de saisie de lot s’affiche dans (PPS370/B).