Définition d'une autorisation d'achat pour un utilisateur

Ce document explique comment définir une autorisation pour émettre des ordres d'achat et/ou le montant d'un ordre spécifique.

Résultat

Les paramètres d'autorité sont définis au niveau de la ligne lors du traitement d'un ordre d'achat planifié et/ou au niveau de l'ordre lors de la création manuelle ou automatique d'un ordre d'achat.

Les informations sont enregistrées dans la table d'autorité d'achat (MPAUTD).

Les utilisateurs sont saisis dans un fichier spécifique disposant d'une hiérarchie basée sur le niveau d'autorisation. Les utilisateurs disposant du niveau d'autorisation 1 peuvent modifier ou mettre à jour toutes les informations liées aux autorisations des autres utilisateurs.

Avant de commencer


ID de programme/écran	Champ	Ce champ indique...
(PPS095/E)	070 Contrôle d'autorisation	...si l'autorisation doit être contrôlée et à quel moment. Les options valides sont les suivantes : 1 = Aucun contrôle 2 = Autorisation contrôlée au niveau de la ligne lors du traitement de l'ordre d'achat planifié (PPS170) 3 = Autorisation contrôlée au niveau de l'ordre lors de la création manuelle ou automatique des ordres d'achat ((PPS200)) 4 = Autorisation contrôlée en fonction des options 2 et 3 ci-dessus ((PPS170) et (PPS200)).
(PPS235/B)	Autorisé	...le nom de l'utilisateur autorisé à accéder au système.
(PPS235/E)	Niveau d'autorisation	...le niveau d'autorisation de l'utilisateur. Le niveau d'autorisation de l'utilisateur doit être défini sur une valeur comprise entre 1 et 9, où 1 est le niveau d'autorisation le plus élevé. Ainsi, les utilisateurs bénéficiant du niveau 1 peuvent modifier les autorisations des autres utilisateurs. Les utilisateurs bénéficiant des niveaux d'autorisation compris entre 2 et 9 peuvent accéder aux autorisations des autres utilisateurs et les modifier si leur niveau est inférieur ou égal à celui dont ils disposent.
(PPS235/E)	Signature	...un code PIN composé de quatre caractères alphanumériques permettant d'autoriser les ordres d'achat planifiés les ordres d'achat.
(PPS235/E)	Montant max par ligne	...le montant maximum par ligne de commande que l'utilisateur peut approuver. Exemple : Si une autorisation de 100 euros par ligne de commande a été définie pour l'utilisateur, le système vérifie que la valeur estimée pour la ligne d'ordre d'achat est inférieure ou égale à 100 euros. L'utilisateur n'est pas autorisé à lancer les lignes d'ordre d'achat dépassant ce budget.
(PPS235/E)	Montant max par ordre	...le montant d'ordre maximum que l'utilisateur peut approuver. Exemple : Si une autorisation de 1 000 euros a été définie pour l'utilisateur, le système vérifie que la valeur estimée pour la demande d'achat dans (PPS235) est inférieure à 1 000 euros. L'utilisateur n'est pas autorisé à lancer ou à modifier les demandes qui dépassent ce budget.
(PPS235/E)	Type d'ordre	…un type d'ordre ou une plage de types pour laquelle l'utilisateur dispose d'une autorisation. Si une autorisation maximale doit être accordée à l'utilisateur, ces champs doivent rester vides et l'indicateur inclure/exclure doit être défini sur 2.
(PPS235/E)	Etablissement	…un établissement ou une plage d'établissements pour laquelle l'utilisateur dispose d'une autorisation. Si une autorisation maximale doit être accordée à l'utilisateur, ces champs doivent rester vides et l'indicateur inclure/exclure doit être défini sur 2.
(PPS235/E)	Dépôt	…un dépôt ou une plage de dépôts pour laquelle l'utilisateur dispose d'une autorisation. Si une autorisation maximale doit être accordée à l'utilisateur, ces champs doivent rester vides et l'indicateur inclure/exclure doit être défini sur 2.

Suivez les étapes ci-dessous :

Démarrez le programme Type d'ordre d'achat. Ouvrir (PPS095/E) Activez le champ 'Contrôle d'autorisation' en sélectionnant le paramètre 1, 2 ou 3.
Démarrez Autorisation d'achat. Ouvrir (PPS235).
Sélectionnez un ordre de tri.
Sélectionnez un ID utilisateur et un niveau d'autorisation (si l'ordre de tri 2 est utilisé), puis l'option 'Nouveau' pour afficher l'écran E.
Dans l'écran E, spécifiez un niveau d'autorisation (lorsque l'ordre de tri 1 est utilisé), une signature, un montant maximum par ligne, et par ordre (facultatif).
Le cas échéant, indiquez les restrictions applicables (par type d'ordre, établissement et dépôt). Spécifiez également si les objets sélectionnés doivent être inclus ou exclus des autorisations de l'utilisateur.

Par exemple, si tous les champs restent vides et que l'indicateur est défini sur 2, l'utilisateur bénéficie de l'ensemble des autorisations.