Ordre d'achat
Ce document explique comment créer, lancer et imprimer un ordre d'achat.
Un ordre d'achat est un ordre destiné à un fournisseur, afin de lui demander des composants ou des services.
Un ordre d'achat est émis lorsqu'un achat est réalisé auprès d'un fournisseur. L'ordre d'achat peut être transmis au fournisseur de plusieurs manières, par exemple par copie papier, fax, e-mail ou EDI. Dans certains cas, l'achat est réalisé au téléphone et aucun document d'ordre d'achat n'est envoyé au fournisseur.
Un ordre d'achat se compose d'un en-tête et d'une ou plusieurs lignes. L'en-tête contient des informations communes à l'ensemble de l'ordre, par exemple les conditions du contrat d'achat. Les lignes contiennent les articles ou les services à acheter.
Deux méthodes sont disponibles pour créer un ordre d'achat : automatiquement via un ordre d'achat planifié ou manuellement.
Résultat
Si cela a été convenu avec le fournisseur, vous attendez une confirmation de commande, un avis d'expédition et/ou un avis de transport pour l'ordre d'achat. Ces éléments sont enregistrés dans les programmes suivants :
- Ordre d'achat. Confirmer (PPS250)
- Ordre d'achat. Avis d'expédition (PPS260)
- Ordre d'achat. Avis de transport (PPS270).
L'étape obligatoire suivante consiste à recevoir la livraison des marchandises commandées, afin de les stocker dans votre dépôt Cette opération doit être effectuée dans Ordre d'achat. Réceptionner marchandises (PPS300).
Impact sur le système
Les tables suivantes sont utilisées pour les ordres d'achat :
- En-tête d'ordre d'achat (MPHEAD)
- Ligne d'ordre d'achat (MPLINE)
Restrictions
De nombreuses fonctions disponibles pour les ordres d'achat ne sont pas décrites dans ce document. Reportez-vous à la liste suivante, comportant des références vers d'autres ressources.
Contrats
Un ordre d'achat peut être associé à un contrat via les règles définies dans le profil du groupe lié à la ligne de contrat. Ainsi, les valeurs prédéfinies du contrat, par exemple les prix et les escomptes convenus, sont proposées par défaut lors de l'émission de l'ordre d'achat. La référence au contrat est imprimée sur le document d'ordre d'achat.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la documentation relative aux contrats.
Coût
Un ordre d'achat et connecté à un modèle de calcul du prix d'achat. Ce modèle peut être composé d'éléments représentant divers frais et coûts internes dans le flux d'achat.
Lorsqu'une ligne d'OA est associée à un contrat producteur, le modèle de calcul du prix de revient provient de la ligne de contrat.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la documentation relative au calcul du prix de revient d'approvisionnement.
Autorisation
Il est possible d'attribuer des autorisations aux ordres d'achat, afin d'accorder aux utilisateurs l'autorisation requise pour les émettre et de limiter le montant commandé sur des ordres spécifiques.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la documentation relative aux autorisations.
Contrôle (confirmation, avis et notification)
Les fonctions de contrôle de M3 permettent d'effectuer le suivi des livraisons correspondant aux ordres d'achat émis.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la documentation relative au contrôle (confirmation, avis et notification).
Avant de commencer
- Les paramètres de base du flux d'achat doivent être spécifiés conformément à la section Paramètres de base du flux d'achat.
- Les paramètres relatifs aux ordres d'achat planifiés doivent être spécifiés conformément à la section Création et lancement d'un ordre d'achat planifié.
- Les paramètres d'ordre d'achat doivent être spécifiés conformément à la section Paramètres des ordres d'achat.
Aperçu
Structure de l'ordre d'achat
Un ordre d'achat se compose d'un en-tête et d'une ou plusieurs lignes de commande indiquant les articles à acheter. L'en-tête fournit des informations concernant l'ensemble de l'ordre, et plus spécifiquement aux conditions et adresses. De nombreuses valeurs figurant sur ces écrans sont récupérées par défaut depuis les fichiers fournisseur (CRS620-CRS624).
Les informations de ligne de commande sont uniquement valides pour la ligne concernée et se rapportent à l'article (ex. : prix, quantité etc.).
Chaque ordre d'achat dispose également de champs de statut, indiquant la progression de l'achat au sein du flux. Les statuts se composent d'un statut supérieur et inférieur et s'affichent pour les lignes de commande et l'ensemble de l'ordre d'achat.
Statuts des OA
Comme indiqué précédemment, le statut de l'ordre indique sa position dans le flux. L'en-tête d'ordre et la ligne de commande disposent d'un statut supérieur et inférieur.
S'il existe plusieurs lignes de commande, le statut le plus bas indique la ligne située au stade le plus précoce du flux de l'ordre. A l'inverse, le statut supérieur indique la ligne située au stade le plus avancé dans le flux.
Exemple :
Un ordre d'achat confirmé comprend deux lignes de commande. La quantité complète de la première ligne (ligne 10) a été reçue. En revanche, seule la moitié de la quantité de la deuxième ligne (ligne 20) a fait l'objet d'une réception de marchandises. Les statuts de la ligne de commande et de l'en-tête d'ordre sont donc les suivants :
Ligne/ordre - Statut inférieur - Statut supérieur
10 - 50 - 50
20 - 35 - 50
En-tête d'OA - 35 - 50
En temps normal, suite à la saisie d'un ordre d'achat, son statut est défini sur 15. Si une autorisation est nécessaire, son statut est défini sur 12. Suite à l'impression du document d'ordre d'achat, son statut est défini sur 20.
Prix
Lors de l'émission d'un ordre d'achat, le prix est automatiquement récupéré depuis la ligne d'ordre d'achat. Le prix doit être envisagé en prenant en compte la quantité de prix d'achat, l'unité de mesure du prix d'achat, la devise et l'escompte. La quantité de prix d'achat représente la quantité d'articles à laquelle s'applique le prix d'achat.
Exemple :
Si un article à un prix d'achat de 150 euros et que la quantité de prix d'achat est de 10, le prix d'achat par unité de mesure d'achat est alors 150/10 = 15 euros.
L'unité de mesure (U/M) du prix d'achat est l'unité dans laquelle le prix d'achat est exprimé.
La valeur par défaut du prix d'achat est récupérée aux emplacements suivants, dans l'ordre indiqué :
- Contrat (PPS100)
- Article/fournisseur (PPS040/F)
- Article (MMS001/H)
Si aucun prix n'apparaît par défaut sur la ligne de commande, il convient d'en saisir un manuellement. Vous pouvez également utiliser un texte de prix à la place d'un prix d'achat.
Textes
Ce chapitre décrit certaines méthodes d'impression de texte sur les documents d'ordre d'achat. Il est possible de définir des textes de début et de fin d'en-tête dans Ordre d'achat. Ouvrir (PPS200). Appuyez sur F19 = 'Texte de début' et/ou sur F20 = 'Texte de fin' dans l'un des écrans de détail de Ordre d'achat. Ouvrir (PPS200) pour imprimer le texte correspondant sur les documents d'ordre d'achat.
Il est possible de joindre un texte de ligne via l'option F6 dans le programme Ordre d'achat. Ouvrir lignes (PPS201).
Il est également possible d'ajouter un texte de fin plus général à tous les ordres d'achat. Il peut par exemple servir à informer le fournisseur d'un changement d'adresse. Ce texte doit être enregistré dans Texte général. Ouvrir (CRS950), puis connecté au paramètre 13 dans Paramètres - Achat (CRS780)
Vous pouvez également saisir des textes d'article plus long dans Article. Ouvrir (MMS001), puis inscrire ces informations sous forme de texte de ligne dans l'ordre d'achat. Le code article et les descriptions de l'article ne permettent pas toujours de décrire avec précision l'article requis auprès du fournisseur. Ce texte est enregistré sous la fonction 'Texte' (F6) dans Article. Ouvrir (MMS001), puis connecté à un type d'ordre d'achat dans Type OA. Connecter texte (PPS096).
Cette fonction est également disponible pour les fournisseurs et la combinaison article/fournisseur.