Créer et gérer les ordres d’achat pour Approvisionnement central

Ce document explique comment créer des ordres d’achat planifiés et des ordres d’achat lorsque l’approvisionnement central est activé dans la division. Ce document ne se concentre que sur les détails spécifiques de l’approvisionnement central lors de la saisie de l’ordre d’achat, c’est-à-dire l’utilisation de l’organisme acheteur et de l’établissement dans la saisie de l'ordre.

Le concept expliqué dans ce document s’applique également aux lots d’ordres d’achat dans 'Lot d’ordres d’achat. Ouvrir' (PPS370).

L’utilisation d’organisme acheteur dans la saisie d’ordre d’achat est limitée aux catégories d’ordre 20 (Normal) et 70 (Sous-traitance).

Résultat

Dans une division où l’approvisionnement central est activé :
  • un ordre d’achat planifié est créé pour les achats centraux et locaux.
  • L’ordre d’achat (OA) est créé à partir des ordres d’achat planifiés lancés.
  • un ordre d’achat est créé manuellement pour l’achat central par un service d’achat central. Des lignes d’ordre d’achat sont créées pour des dépôts sur plusieurs établissements pour lesquels le service d’achat central gère les activités d’achat.
  • L’ordre d’achat est créé manuellement pour l’achat local.

    Par exemple, pour l’achat d’articles hors de l’approvisionnement central, ou pour la création d’ordres d’achat dans une division où l’approvisionnement central est activé mais dans une société où l’achat est géré localement.

Avant de commencer

Vous devez activer l’approvisionnement central et les organismes acheteurs créés pour les achats locaux et centraux avec des dépôts connectés. Voir Paramètres d'approvisionnement central.

Il est également nécessaire de renseigner les paramètres de base du flux d’achat :

Assurez-vous que le processus de création des ordres d’achat est compris ; voir Créer, lancer et Afficher ordre d’achat.

Assurez-vous que le processus de consolidation des OA est compris , voir Paramètres de lancement de l’ordre d’achat planifié.

Création et lancement d'un ordre d'achat planifié dans Approvisionnement central

Création manuelle d'un ordre d'achat planifié
  1. Démarrez le programme 'Ordre d'achat planifié. Ouvrir' (PPS170/B)

    Il est possible d'enregistrer un ordre d'achat planifié manuellement dans l'écran A, en spécifiant le dépôt et le code article.

  2. Sélectionnez 'Créer'.
    • (PPS171/E) 'Organisme acheteur'

      • obligatoire pour la catégorie d’ordre 20 (Normal) et 70 (Sous-traitance) si l’approvisionnement central est activé dans la division.

      • est automatiquement récupéré depuis les programmes de cet ordre :
        1. 'Sélection organisme acheteur. Ouvrir' (PPS198)
        2. 'Organisme acheteur. Connecter dépôt' (PPS199), organisme acheteur par défaut du dépôt.
        3. Si l’option 'Organisme acheteur' est introuvable, le champ est laissé vide et doit être sélectionné manuellement avant de pouvoir lancer l’ordre d’achat.
      • non modifiable. La modification de l’organisme acheteur déclenche la mise à jour de l’établissement pour l’ordre d’achat planifié.
        • L’option 'Etablissement d’achat' dans 'Organisme acheteur. Ouvrir' (PPS099/E) est appliquée.
        • Si l’organisme acheteur sélectionné possède un champ 'Etablissement d’achat' vide, l’établissement du dépôt est appliqué.

      • L’option 'Organisme acheteur' sélectionnée doit être connectée au dépôt dans (PPS199).

    • (PPS171/E) 'Etablissement'
      • n'est pas modifiable.
      • est extrait de l’organisme acheteur auquel l’ordre d’achat planifié est affecté, si l’organisme acheteur est connecté à un établissement d’achat dans (PPS099/E). Un organisme acheteur avec un 'établissement d’achat' est utilisé pour l’achat central.

      Si l’organisme acheteur sélectionné n’est pas connecté à un 'établissement d’achat', l’établissement de l’ordre d’achat planifié reste l’établissement du dépôt. Un organisme acheteur dans lequel le champ 'Etablissement d’achat' est vide, est utilisé pour l’achat local.

    • (PPS171/G) 'Groupe de consolidation'

      Les champs 'Groupe de consolidation' avec 'Organisme acheteur' et 'Pays' en tant qu’objets de consolidation, doivent être utilisés pour l’achat central.

Création automatique d’ordres d’achat planifiés

Les ordres d’achat planifiés qui n’ont pas d’organisme acheteur, ont un organisme acheteur non valide ou n’ont pas de groupe de consolidation applicable, obtiennent le statut 00 et ne peuvent pas être lancés. Le message d’avertissement A1, A2 ou A3 est appliqué pour fournir plus d’informations sur les détails à ajuster.

Lancement et consolidation des ordres d’achat planifiés

Ces objets de consolidation sont disponibles uniquement lorsque l’approvisionnement central est activé et qu’ils sont obligatoires pour l’achat central :
  • 'Organisme acheteur' : Objet de consolidation représentant l’organisme acheteur figurant sur l’ordre d’achat planifié, disponible dans 'Ordre d’achat planifié. Ouvrir' (PPS171/E ).
  • 'Pays' : Objet de consolidation représentant le pays du dépôt de l’ordre d’achat planifié. Le champ est disponible dans 'Dépôt. Ouvrir' (MMS005/E ).
Lorsque l’approvisionnement central est activé, les conditions suivantes s’appliquent à la consolidation des ordres d’achat :
  • Les ordres d’achat planifiés affectés au même organisme acheteur et établissement peuvent être consolidés.
  • L’utilisation d’un organisme acheteur avec un établissement d’achat permet de consolider des ordres d’achat planifiés pour des dépôts appartenant à des établissements différents.
  • La consolidation d’OA n’est pas possible pour les dépôts appartenant à des pays différents.
  • Vous pouvez ventiler la consolidation des OA par dépôt, même si un organisme acheteur avec établissement d’achat est utilisé. Cela peut s’avérer utile lorsque certains fournisseurs ne peuvent pas recevoir d’OA consolidé à travers des dépôts ou établissements, mais que l’achat doit toujours être géré de façon centralisée.
Lors de la validation d’un groupe d’ordres d’achat planifiés pour un organisme acheteur utilisant 'Etablissement d’achat', les données de l’OA sont créées de la manière suivante :
  • L’en-tête d’ordre d’achat est créé sur l’établissement des ordres d’achat planifiés (établissement d’achat de l’organisme acheteur).
  • L’en-tête d’ordre d’achat est créé sur le dépôt du premier ordre d’achat planifié dans le tri.
  • L’en-tête d’ordre d’achat est créé sur l’organisme acheteur des ordres d’achat planifiés.
  • Les lignes d’OA sont triées par ID du dépôt.
  • Les lignes d’OA sont créées dans l’établissement du dépôt de la ligne d’OA.
  • Les lignes d’ordre d’achat sont créées dans l’organisme acheteur des ordres d’achat planifiés.

Enregistrer l’ordre d’achat pour l’achat central

Enregistrement d’un en-tête d’OA pour l’achat central
  1. Démarrez Ordre d'achat. Ouvrir (PPS200)
  2. Ouvrez l’écran A et renseignez les champs obligatoires, tels que 'Etablissement', 'Dépôt' et 'Organisme acheteur'.
    • 'Etablissement' : Pour un en-tête d’ordre d’achat central, il doit s’agir de l’établissement d’achat du champ 'Etablissement d’achat' dans (PPS099/E).
    • 'Dépôt' : Le dépôt doit être connecté à l’organisme acheteur dans (PPS199).
    • 'Organisme acheteur' : L’organisme acheteur sélectionné doit être un pour l’achat central qui est connecté à un 'établissement d’achat'. L’établissement d’achat de l’organisme acheteur doit être le même que l’établissement sélectionné dans l’en-tête de l’ordre d’achat. Il est possible de créer des lignes d’ordre d’achat pour les dépôts associés à l’organisme acheteur de l’en-tête d’ordre d’achat, et pour tout établissement, tant qu’il se trouve dans la société de l’en-tête d’ordre d’achat.
  3. Sélectionnez 'Créer'.
    • (PPS200/E)

      'Organisme acheteur' : Une fois l’ordre d’achat créé, l’organisme acheteur ne peut plus être modifié.

    • (PPS200/G)
      Le panneau G affiche divers champs d'adresse. Les adresses affectées dans le processus d’approvisionnement central sont les suivantes :
      • 'Notre adresse de facturation' est proposé à partir du programme 'Adresse interne. Ouvrir' (CRS235) en fonction de l’établissement de l’en-tête de l’ordre d’achat. De cette façon, les factures des ordres d’achat centraux peuvent être dirigées vers l’adresse du service des achats central.
      • L’option 'Destination finale' est proposée à partir de (CRS235) en fonction du dépôt de l’en-tête de l’ordre d’achat. Les lignes d’ordre d’achat spécifiées pour les autres dépôts obtiennent une adresse de destination en fonction de l’adresse de ce dépôt.

Enregistrement des lignes d’OA pour l’ordre d’achat central

Les lignes d'ordre d'achat doivent être spécifiées dans Ordre d'achat. Ouvrir lignes (PPS201) Pour un ordre d’achat central, les lignes d’ordre d’achat peuvent être créées pour les dépôts dans n’importe quel établissement, tant que les critères suivants sont remplis :
  • Le dépôt se trouve dans la même société que l’établissement de l’en-tête de l’ordre d’achat.
  • Les dépôts sélectionnés doivent se trouver dans le même pays. Le pays est spécifié pour le dépôt dans (MMS005). La ligne d’ordre d’achat 1 peut être créée dans n’importe quel pays et les lignes d’OA suivantes doivent être créées pour les dépôts du même pays.
  • Le dépôt est connecté à l’organisme acheteur dans (PPS199).
  • 'Plusieurs dépôts dans OA' sont autorisés pour le type d’ordre d’achat dans 'Type d’ordre d’achat. Ouvrir' (PPS095), paramètre 340-341.

Enregistrement d’un OA pour un achat local

Enregistrement de l’en-tête d’OA pour l’achat local

  1. Démarrez (PPS200).
  2. Ouvrez le panneau A et renseignez les champs obligatoires liés à l’approvisionnement central :
    • 'Etablissement' : Pour un achat local, l’établissement de l’en-tête d’ordre d’achat est l’établissement du dépôt vers lequel les marchandises sont commandées.
    • 'Dépôt' : Le dépôt sélectionné doit être connecté à l’organisme acheteur sélectionné dans (PPS199).
    • 'Organisme acheteur' : L’organisme acheteur sélectionné doit être une configuration pour l’achat local, ce qui signifie que le champ 'Etablissement d’achat' est vide dans (PPS099/E). Lorsque vous utilisez l’organisme acheteur pour les achats locaux, les lignes d’ordre d’achat ne peuvent être créées que pour les dépôts connectés à l’organisme acheteur de l’en-tête d’ordre d’achat et appartenant à l’établissement de l’en-tête de l’ordre d’achat.
  3. Sélectionnez 'Créer'.

    (PPS200/E)

    'Organisme acheteur' : Une fois l’ordre d’achat créé, l’organisme acheteur ne peut plus être modifié.

Enregistrement des lignes d’OA pour un ordre d’achat local

Les lignes d’OA sont spécifiées dans (PPS201). Pour les ordres d’achat locaux, les lignes d’ordre d’achat peuvent être créées pour tous les dépôts appartenant à l’établissement de l’en-tête d’ordre d’achat, tant que les critères suivants sont remplis :
  • Les dépôts sélectionnés doivent se trouver dans le même pays. Le pays est spécifié pour le dépôt dans (MMS005). La ligne d’ordre d’achat 1 peut être créée dans n’importe quel pays et les lignes d’OA suivantes doivent être créées pour les dépôts du même pays.
  • Le dépôt est connecté à l’organisme acheteur dans (PPS199).
  • 'Plusieurs dépôts dans OA' sont autorisés pour le type d’ordre d’achat dans (PPS095), paramètre 340-341.
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