Réclamations d'ordre d'achat

Résultat

Les réclamations sont créées manuellement ou automatiquement. Une livraison de remplacement ou un avoir est ensuite créé.

Les fichiers suivants sont mis à jour dans M3 :

En-tête de réclamation d'ordre achat (MPCLAH)
Ligne de réclamation d'ordre achat (MPCLAL)

Le workflow diffère si une livraison de remplacement ou un avoir est demandé au fournisseur.

Si une livraison de remplacement est demandée, un sous-numéro est automatiquement créé sur la ligne d'ordre d'achat d'origine, permettant de recevoir la livraison de remplacement sur cet ordre d'achat. Le système permet également de supprimer automatiquement les marchandises rejetées de l'emplacement correspondant. Cette opération doit être effectuée à l'aide d'un ordre de réquisition. Si une livraison de remplacement est demandée, des transactions financières sont créées lors de la sortie du composant.

Toutefois, cette opération n'est pas effectuée si un avoir est demandé au fournisseur.

Avant de commencer

Un ordre d'achat doit avoir été créé. Voir Création, lancement et affichage d'un ordre d'achat.
Les paramètres du document Paramètres concernant la réception des marchandises, le contrôle qualité, les réclamations et le rangement doivent être définis.
Les marchandises doivent être enregistrées comme réceptionnées (statut défini sur 50). Voir Réception des marchandises achetées.

Procédure de création des réclamations

Dans M3, il est possible de créer des réclamations manuellement via un programme spécifique ou automatiquement via le contrôle qualité. Vous pouvez définir des paramètres afin de créer une réclamation automatiquement si les marchandises sont partiellement ou totalement rejetées, ou encore si elles sont approuvées avec des remarques. Pour plus d'informations, voir Paramètres concernant la réception des marchandises, le contrôle qualité, les réclamations et le rangement.

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Structure d'une réclamation

Une réclamation se compose d'un en-tête et d'une ou plusieurs lignes. Le programme destiné aux en-têtes de réclamation est 'Retour au fournisseur. Ouvrir' (PPS390). Le programme destiné aux lignes de réclamation est 'Retour au fournisseur. Ouvrir les lignes' (PPS391).

Les lignes correspondent aux lignes de commande rejetées. Les informations relatives à la réclamation, indiquant par exemple si une livraison de remplacement ou un avoir est demandé, sont ajoutées à l'en-tête, qui est imprimé sur l'avis de réclamation.

Utilisation des réclamations

Le workflow diffère si une livraison de remplacement ou un avoir est demandé au fournisseur.

Si une livraison de remplacement est demandée, un sous-numéro est automatiquement créé sur la ligne d'ordre d'achat d'origine, permettant de recevoir la livraison de remplacement sur cet ordre d'achat.

Le système permet également de supprimer automatiquement les marchandises rejetées de l'emplacement correspondant. Cette opération doit être effectuée à l'aide d'un ordre de réquisition. Toutefois, cette opération n'est pas effectuée si un avoir est demandé au fournisseur.

Si une livraison de remplacement est demandée, des transactions financières sont créées lors de la sortie du composant. La section qui suivante (Transactions financières) offre un aperçu rapide des transactions financières.

Pour plus d'informations, voir Gestion des réclamations d'ordre d'achat.

Statuts de réclamation

Le statut d'une réclamation indique à quel stade elle se trouve dans le flux. Pour des raisons de suivi, certains codes de statut doivent être définis manuellement. Les options valides sont les suivantes :

05 = Travail avec réclamations en cours. Une fois le travail terminé, le statut est défini sur 10.

06 = Travail avec réclamations actif. Une fois le travail terminé, le statut est défini sur 15.

10 = Préliminaire. Il s'agit du statut standard pour les réclamations créées automatiquement lors de l'enregistrement des résultats du contrôle qualité.

15 = Approuvé. Ce statut doit être défini manuellement suite à la prise d'une décision concernant la réclamation.

20 = Lettre de réclamation imprimée.

40 = Réclamation partiellement terminée. Statut défini manuellement.

90 = Réclamation terminée. Statut défini manuellement.

Transactions financières

Si une livraison de remplacement est demandée, il est possible de générer une sortie de composant automatiquement lors de l'impression du document de réclamation. Cette sortie engendrera des transactions financières destinées au système financier. La configuration des comptes est généralement digne d'intérêt pour cette transaction.

Suite à la réception des marchandises, certaines transactions financières sont créées automatiquement. La valeur correspond au prix de revient de l'article (coût standard ou prix moyen, suivant la méthode de calcul du coût de comptabilisation des stocks définie dans Article. Ouvrir (MMS001/E)) multiplié par la quantité. Le compte opposé est généralement appelé 'Entreposé, non facturé'. Ce compte est utilisé de manière temporaire. Une fois la facture d'achat comptabilisée, ce compte est clôturé. En voici un exemple

Exemple :

Le prix de revient d'un article est de 25 euros. Après réception d'une quantité de 100 articles, les transactions financières suivantes sont créées :


Stock PP 10/910	Livré, non facturé PP10/951
2500		2500
Evénement comptable PP10 = Entrées en stock OA	Type comptable 910 = Stock 951 = Livré, non facturé

Si une partie de la quantité (par exemple, 20 pièces) est rejetée et entreposée à un emplacement de rejet lors du contrôle qualité, une réclamation est automatiquement créée dans 'Retour au fournisseur. Ouvrir' (PPS390). Une livraison de remplacement est demandée et le document de réclamation est imprimé. Suite à la sortie du composant, de nouvelles transactions financières sont créées.


Stock MM20/910		Livré, non facturé MM20/907
	500	500
Evénement comptable MM20 = Sorties de stock interne		Type comptable 910 = Stock 907 = Transactions de stock du compte de compensation

Etant donné le stock décroît, le compte de stock doit être crédité. Il est préférable d'utiliser le compte opposé (Entreposé, non facturé), car le compte sera de nouveau crédité lors de la réception des marchandises de la livraison de remplacement.

Les transactions comptables sont créées dans le fichier (CINACC) après l'exécution du programme Ecriture comptable interne. Créer (CAS950). Les transactions peuvent être transférées au système financier immédiatement ou via une exécution spéciale. Il est possible de consulter les transactions dans Ecriture comptable interne. Ouvrir (CAS300) ou via l'option 21 située à gauche de la transaction dans Transaction stock. Afficher historique (MWS070).

La configuration de compte définie dans Règle comptable. Définir (CRS395) détermine les chaînes comptables à inclure dans ces transactions.