Gestion des contrats producteur (GCM) - Présentation
Les divisions qui achètent des cultures, du bétail ou des produits issus de l'aquaculture auprès de leurs fournisseurs le font souvent via un contrat stipulant les articles à livrer, la quantité à livrer, la qualité requise et l'emplacement d'expédition, ainsi que la méthode de calcul du règlement à la livraison, en fonction d'un modèle de coût complexe.
Le règlement final avec le producteur s'effectue via un processus d'auto-facturation au cours duquel le destinataire calcule la somme à régler au fournisseur. Un document de règlement est généré, répertoriant les détails des articles livrés, ainsi que les ajouts/déductions réalisés sur le prix de base. Le prix de base et les ajouts/déductions sont fréquemment modifiés suite à un règlement initial, ce qui implique de répéter le calcul du règlement un certain nombre de fois, et de procéder au paiement ou à la réclamation de la différence.
Le module GCM exécute ce processus en tirant parti de la fonctionnalité d'approvisionnent spécialement conçue pour répondre aux besoins du secteur et du processus de règlement.
Objectif
Ce document décrit comment le module Gestion des contrats producteur (GCM) permet de gérer le processus de règlement pour les divisions engagées dans l'achat de cultures, de bétail ou de produits issus de l'aquaculture, et se compose des sections suivantes :
- Paramètres du modèle GCM et configuration requise
- Configuration et capacité au niveau contrat
- Définition et configuration au niveau calcul
-
Calculs de règlement pris en charge, notamment :
- Configuration requise
- Entrées
- Sorties
- Processus de règlement pour un contrat producteur comprenant les processus spécifiques à la gestion des contrats producteur, et des procédures.
Configuration des divisions/sociétés pour la gestion des contrats producteur
Pour que toutes les fonctionnalités du module GCM soient disponibles, le paramètre 409 'Gestion des contrats producteurs' doit être sélectionné pour la division et la société requises dans 'Division. Connecter société' (MNS100/K).
Pour tirer pleinement parti du module GCM, le paramètre 407 'Gestion de la qualité' doit également être défini sur Système de gestion de la qualité (QMS).
Le paramètre 065 (Créer écritures comptables à réception de marchandises) doit être 1 ou 2 dans 'Paramètres - Comptabilité analytique' (CAS900/H). Le paramètre 'Transféré vers facture auto' doit être défini sur 0 dans 'Contrat d'achat. Ouvrir pour autofact' (PPS112). Cela permet de s'assurer que tous les frais ont été calculés et comptabilisés avant la génération des factures émises par autofacturation ou de la demande de facture fournisseur.
La fonctionnalité décrite dans ce document est uniquement active si le module GCM est activé :- Différentiation des contrats GCM
- Modèle de calcul du prix de revient pour les contrats d'achat
- Blocage de règlement
- Modèle d'impression du règlement
- Nouveau calcul du règlement pour un contrat producteur
- Supplanter la TVA dans un contrat producteur
Différentiation des contrats GCM
Pour garantir l'application des règles commerciales, du traitement et du workflow requis spécifiques au module GCM, les contrats utilisés par ce dernier sont catégorisés comme 'Contrats producteur' et configurés avec le type de facture 'Autofacturation' ou 'Demande de facture fournisseur' dans 'Contrat achat. Ouvrir type' (PPS110).
Voir Type de contrat – Achat.
Prise en charge du suivi de traitement des contrats
Outre les statuts standard disponibles pour l'approvisionnement et en raison de la complexité du processus de règlement, vous devez déterminer le statut actuel du contrat producteur et le nombre de statuts supplémentaires utilisés. Certains statuts sont disponibles sous forme de champs paramétrables qui permettent à l'utilisateur d'adapter les modifications de statut aux besoins des processus. Ces paramètres de contrat peuvent être consultés et gérés via Contrat d'achat. Ouvrir (PPS100).
Voir Création de contrats avec un fournisseur.
Voir Statut : Contrat d'achat.
Spécification de l'emplacement du produit au sein du contrat
Pour garantir la traçabilité complète des produits cultivés, la zone géographique d'origine du produit est catégorisée comme type d'adresse de niveau fournisseur. Ainsi, le type d'adresse 04 permet de définir l'adresse d'origine associée aux propositions d'ordre d'achat et aux lignes d'OA en fonction des sélections effectuées dans le programme Table sél d'adresse fournisseur. Ouvrir (PPS036), accessible via l'option associée 11 dans Paramètres ctl objet disponibles. Ouvrir (CMS016).
Il est possible de modifier manuellement l'adresse d'origine du programme 'Ordre d'achat planifié. Ouvrir' (PPS171/E). Il est possible de modifier l'adresse d'origine pour une ligne d'ordre d'achat dans l'écran E du programme Ordre d'achat. Ouvrir lignes (PPS201/E). Cette modification peut être effectuée si le statut de la ligne est inférieur à '31'.
Si plusieurs adresses d'origine existent pour un fournisseur, il est nécessaire de créer des enregistrements pour 'Adresse du fournisseur' (SAORAD) dans la table de contrôle de 'Table ctrl objets générique. Ouvrir' (CMS017). Les règles de sélection doivent également être définies dans Table sél d'adresse fournisseur (PPS036).
Lorsqu'une seule adresse d'origine est associée à un fournisseur, celle-ci est récupérée automatiquement.
Il est possible d'inclure l'adresse d'origine dans l'ID de groupe des contrats d'achat, et de l'utiliser comme critère de sélection lorsqu'un ordre d'achat est associé à un contrat.
Spécification des informations définies par l'utilisateur pour les contrats
Afin de simplifier la personnalisation liée aux besoins commerciaux spécifiques, il est possible d'associer un certain nombre de champs personnalisés à un article et à un fournisseur, ainsi qu'à l'en-tête et à la ligne du contrat producteur.
Lors de la création d'un contrat d'achat pour un fournisseur, les champs personnalisés du fournisseur sont copiés dans l'en-tête du contrat. Les champs personnalisés copiés dans l'en-tête sont locaux et peuvent être mis à jour via l'option '16' dans Contrat d'achat. Ouvrir (PPS100).
Lors de l'ajout d'une ligne à un contrat d'achat, les champs personnalisés de l'article sont copiés dans la ligne de contrat. Les champs personnalisés copiés dans la ligne sont locaux et peuvent être mis à jour via l'option associée '13' dans Contrat d'achat. Ouvrir lignes (PPS101). Les champs personnalisés sont uniquement copiés si le code article est sélectionné dans le champ 'Sélection de contrat d'achat'.
Ces champs personnalisés peuvent également être utilisés dans le modèle de calcul du prix de revient et les formules.
Voir Champs personnalisés.
Modèle de calcul du prix de revient pour les contrats producteur
Afin de réduire la complexité des calculs de règlement généralement requis pour les contrats producteur, le modèle de calcul du prix de revient est directement associé à la ligne de contrat dans (PPS101). Il est ensuite reporté sur l'ordre d'achat, puis utilisé pour le calcul du prix lors du processus de règlement.
Pour associer ces éléments, il convient de créer des enregistrements de table de contrôle dans le programme 'Table sélection frais modèle PR. Ouvrir' (PPS038) via (CMS016) et (CMS017).
Voir Ordre d'achat.
Mélange de base pour les contrats producteur
Afin de garantir que l'origine des graines achetées par le producteur pour cultiver un produit tel que du blé ou du maïs (mélange de base) peut être identifiée et que toutes les parties liées par le contrat (par ex. transformateur, organisme administratif et client) bénéficient de la traçabilité requise, le mélange de base doit être associé au contrat producteur au niveau de la ligne.
Le mélange de base peut être associé à la ligne de contrat manuellement dans (PPS101) ou par le biais d'une commande de vente créée par l'API de saisie d'ordres par lot, puis associé au contrat via la transaction OIS100MI/AddBatchLnInfo.
Définir l'attribut
Un certain nombre de colonnes de poids sont requises pour le calcul du prix lors du processus de règlement du producteur. Il peut par exemple s'agir du poids sec, du poids net ou du poids par volume. Le calcul de ces poids doit être configurable et recalculé à chaque fois que les valeurs de base sont modifiées (ou qu'une valeur est requise). Ces valeurs ne peuvent pas être mises à jour manuellement. Cette opération est prise en charge par un paramètre de calcul dynamique des valeurs d'attribut. La valeur à calculer est définie dans le programme destiné aux valeurs d'attribut par défaut. Outre la fonction de calcul dynamique, de nouveaux champs de données sont également disponibles.
Voir .
Voir .
Voir .
Définir les ajouts et déductions
Plusieurs calculs de règlement pris en charge par le module GCM sont dérivés de valeurs d'ajout, de déduction et de sélection basées sur une grille, définissables dans Grille de sélection. Ouvrir (PDS090). Par exemple, si une valeur de résultat figure dans une plage prédéfinie, il est possible de spécifier le montant à ajouter ou à déduire en fonction des conditions formulées lors de l'établissement du contrat.
Configurer une formule pour les contrats producteur
La fonctionnalité 'Formule' disponible dans 'Formule. Ouvrir' (CRS570) permet de préparer les calculs de règlement complexes généralement requis pour les contrats producteur de la manière suivante :
- Le résultat d'une recherche dans une table de grille peut être réutilisé comme facteur dans une formule.
- Les champs personnalisés définis pour un fournisseur ou un article peuvent être intégrés à une formule.
- Les écarts de plage de date (en nombre de jours) peuvent être utilisés dans une formule avec un type de facteur applicable.
- La quantité livrée et le poids peuvent être utilisés comme base pour le calcul de diverses valeurs de poids.
Voir .
Configurer un modèle de calcul du prix de revient pour les contrats producteur
La fonctionnalité de calcul du prix de revient disponible dans 'Elément de calcul du PR. Ouvrir' (PPS280/E) peut également être utilisée pour configurer le modèle de calcul du prix de revient afin de répondre aux exigences de règlement spécifiques de la manière suivante :
- Les colonnes configurables permettent de personnaliser le modèle de calcul du prix de revient afin de répondre aux exigences du processus de règlement.
- Il est possible d'utiliser une formule pour calculer le montant à régler au producteur,
- ainsi que la quantité prix de revient.
- Un certain nombre d'opérateurs de coût peuvent être utilisés pour définir les calculs de prix de revient requis.
Voir .
Supplanter la TVA dans un contrat producteur
Pour résoudre les situations où le client diffère pour le producteur et le produit et pallier les variations de TVA en résultant, il est possible de supplanter le code TVA fixé pour les éléments de calcul des coûts d'achat.
Lorsque la case 'Remplacer TVA' est cochée dans les paramètres de contrôle d'objet de (CMS016) et que le modèle de calcul du prix de revient est défini au niveau ligne dans un contrat spécifié comme contrat producteur dans (PPS110), le code TVA généralement récupéré depuis 'Elément de calcul du PR. Ouvrir' (PPS280) est remplacé par la valeur du modèle de calcul du prix de revient alternatif défini dans 'Exception TVA. Ouvrir' (TXS020).
Enregistrer des tests de qualité pour un contrat producteur
Les spécifications de contrôle qualité (CQ) basées sur le système de gestion de la qualité (QMS) peuvent être associées aux contrats producteur au niveau de la ligne dans (PPS101), afin de garantir que tous les tests requis sont réalisés durant la période de production dans la zone d'origine et qu'ils sont liés à la ligne de contrat.
Voir .
Exécution de l'en-tête et de la ligne de contrat
Lorsque le paramètre 'Exécution automatique' est activé dans (PPS110), si la quantité de marchandises reçue est supérieure ou égale à la quantité contractuelle, le statut de la ligne de contrat est défini sur '80'.
Il est également possible de définir manuellement ce statut sur 80 - 'Exécuté' au niveau de la ligne de contrat dans 'Contrat d'achat. Ouvrir lignes' (PPS101/E) et au niveau du contrat dans 'Contrat d'achat. Ouvrir' (PPS100/E).
La quantité reçue cumulée s'affiche ensuite dans les écrans B et E de (PPS101).
Voir Création de contrats avec un fournisseur.
Voir Statut : Contrat d'achat.
Blocage de règlement
Afin de garantir que tous les résultats de test requis et toutes les informations nécessaires ont été reçus avant le règlement d'un contrat producteur via le système de gestion de la qualité (QMS), il est possible de définir un résultat obligatoire et de bloquer le processus de règlement, manuellement ou automatiquement, dans l'attente de ces informations requises et tests obligatoires.
Voir Blocage de règlement.
Voir .
Voir .
Modèle d'impression du règlement
Le modèle d'impression du règlement défini dans 'Modèle impr règlement. Ouvrir' (PPS385) a deux objectifs :
- Garantir que les valeurs d'attribut s'affichent dans un ordre logique.
- Définir les attributs et résultats de test de qualité imprimés sur le document de règlement et l'ordre dans lequel ils sont répertoriés.
Ce paramètre doit être défini pour chaque modèle de calcul du prix de revient d'achat ; chaque modèle peut ainsi avoir un résultat différent.
Voir Modèle d'impression du règlement.
Voir Document de règlement.
Créer un règlement pour un contrat producteur
Lorsque toutes les informations requises concernant la réception des marchandises sont disponibles, le statut affiché dans 'Ligne OA. Afficher reçu/auto-facturation' (PPS118) est défini sur 20 et il n'existe aucun blocage manuel.
Le reçu est prêt à être transféré comme proposition dans 'Lot de factures fournisseur. Ouvrir lignes' (APS450). Cette opération s'effectue dans 'Prop facture fournisseur. Générer SB' (PPS116), où l'élément à transférer peut être sélectionné.
Le 'type de lot de factures' de la proposition créée est 10 ('Autofacturation') dans (APS450) si le type de facture est 'Autofacturation' dans le contrat associé dans (PPS110). Pour générer le règlement réel, la proposition doit être vérifiée, imprimée, puis transférée à la comptabilité fournisseurs (CF). Toutes les étapes de cette procédure peuvent être effectuées par le biais d'options ou actions associées.
Le 'type de lot de factures' de la proposition créée est 15 ('Demande de facture fournisseur') dans (APS450) si le type de facture est 'Demande de facture fournisseur' dans le contrat associé dans (PPS110). Une fois la demande de facture fournisseur imprimée, on estime que le règlement a été convenu avec le fournisseur et qu'aucune autre modification n'est requise. Le fournisseur envoie ensuite une facture.
Si le règlement doit être modifié, la demande de facture fournisseur doit être redéfinie avec le statut 'Nouveau' dans (APS450), puis supprimée. Cette opération réinitialise le statut dans (PPS118) pour permettre les modifications. Une nouvelle demande de facture fournisseur sera transférée vers (APS450) une fois le programme (PPS116) généré.
Nouveau calcul du règlement pour un contrat producteur
Les frais qui composent un règlement pouvant varier avant et après le traitement du premier règlement, ce dernier est recalculé en fonction des modifications apportées et la différence de frais (positive ou négative) entre la facture automatique en cours et la précédente est débitée ou créditée au client et imprimée sur le document de règlement final.
Si toutes les conditions requises ont été satisfaites et qu'aucun blocage de règlement n'est en cours, le processus de règlement est appelé à chaque fois qu'une modification concernant un élément de base (attribut ou élément de calcul du prix de revient) est enregistrée.
Il est possible de modifier les attributs dans 'Nº lot/série. Ouvrir/connecter à article' (MMS235) ou 'Demande de CQ. Ouvrir' (QMS300) ; les éléments de calcul du prix de revient, quant à eux, peuvent être modifiés manuellement dans 'Elément de calcul du PR. Ouvrir' (PPS280).
Pour les autres modifications apportées aux éléments de base du règlement (ex. : grille ou élément de calcul du prix de revient), il est possible d'initier un nouveau calcul pour les livraisons sélectionnées dans 'Sélection pour recalcul' (PPS283).
La date de réception des marchandises est toujours utilisée pour recalculer les attributs et les frais.
Voir Nouveau calcul du règlement pour un contrat producteur.
Déduction des factures de commande de vente lors du règlement du contrat producteur
Lorsqu'une division a établi un contrat avec un producteur, elle vend fréquemment des marchandises ou des services dans le cadre du contrat producteur. La valeur de ces marchandises et services peut être déduite du montant dû au producteur lors du processus de facturation et de règlement, contrairement au processus de facturation distincte de chacun de ces éléments. Pour distinguer les factures client des factures concernant les marchandises non liées au contrat, une méthode de paiement dédiée indiquant 'payé par règlement' est disponible. Si nécessaire, il est également possible d'inverser et d'annuler ces montants après leur facturation, en modifiant la méthode de paiement.
Voir Déduction des factures de commande de vente lors du règlement du contrat producteur.
Contrôle du processus de règlement dans (PPS118)
Pour faciliter le processus de règlement et garantir la disponibilité des informations requises, un certain nombre d'options associées sont disponibles dans (PPS118).
Processus de règlement pour un contrat producteur
