Gestion des soldes de temps dans Temps de présence

Résultat

Vous savez désormais à quoi servent les soldes de temps. Vous savez aussi comment gérer les soldes de temps lorsque vous travaillez dans Temps de présence. Par exemple, vous connaissez les différents types de soldes de temps et les facteurs qui affectent la façon dont les soldes sont mis à jour. Enfin, vous savez quels programmes utiliser pour vérifier les soldes, et quand et comment ajuster ces derniers.

Vous utiliserez les connaissances acquises dans ce document conceptuel lorsque vous travaillerez quotidiennement avec des soldes de temps.

L'identité du solde de temps est stockée dans le fichier MTMSFD. Les informations sur le total des soldes sont stockées dans le fichier MTMSEM, et des informations sur les soldes des périodes sont stockées dans le fichier MTMPBL.

Avant de commencer

Si le temps calculé doit être stocké dans un solde de temps d'employé :

L'identité du solde doit avoir été définie dans 'Solde de temps. Ouvrir' (TMS115)
Le solde doit avoir été connecté à un type de temps dans 'Type de temps. Ouvrir' (TMS100)
Les temps doivent été calculés pour l'employé à partir des types de temps qui sont connectés au solde.

Objectif

Les soldes de temps sont utilisés pour savoir combien de temps a été calculé pour un certain type de temps. Généralement, vous connectez des soldes à des types de temps qui génèrent des horaires variables, des heures supplémentaires et du temps de compensation. Vous obtenez ainsi des soldes d'horaires variables, d'heures supplémentaires et de temps de compensation.

Les soldes de temps sont principalement utilisés par les employés, par exemple pour voir directement combien il leur reste d'horaires variables à un moment donné. Les soldes permettent aussi de vérifier que la politique de la division est suivie ; par exemple, pour contrôler que le nombre d'horaires variables négatifs qui ont été créés n'est pas trop élevé.

Vous pouvez également utiliser les soldes comme un moyen de vous informer sur la situation de travail dans votre division. Pour ce faire, vous pouvez par exemple vérifier les soldes d'heures supplémentaires pour tous les employés de votre division.

Moment

Les employés peuvent vérifier leurs soldes quand ils le veulent.

La fréquence à laquelle l'administrateur Temps de présence vérifie les soldes dépend entièrement de la politique de la division. Le plus souvent, les soldes sont vérifiés à la fin du mois ou de l'année, afin de s'assurer qu'ils ne dépassent pas les limites de solde minimum et maximum.

Procédure

Les employés peuvent vérifier leurs propres soldes totaux, mais pas les soldes d'autres employés, sauf bien sûr si un employé connaît le numéro de badge d'un autre employé. Les soldes peuvent être vérifiés dans Trans entrée/sortie. Enregistrer (TMS001). Les employés ne peuvent pas vérifier leur soldes de période.

En tant qu'administrateur Temps de présence, vous pouvez vérifier tous les soldes de tous les employés :

Le total des soldes dans Solde de temps. Mettre à jour le cumul annuel (TMS251)
Les soldes de période dans 'Solde de temps. Mettre à jour par période' (TMS256), où les temps actuels d'un solde peuvent également être ajustés, ce qui met automatiquement à jour le solde total.

Si, après avoir vérifié les soldes, il est nécessaire de modifier un ou plusieurs soldes, vous pouvez le faire dans 'Solde de temps. Transférer' (TMS850) Les soldes sont généralement modifiés quand ils dépassent les limites définies par la division. Si vous voulez ajuster un solde qui est :

Trop important, précisez combien de temps vous souhaitez effacer. Si nécessaire, vous pouvez également préciser vers quel solde transférer le temps excédentaire.
Trop faible, précisez combien de temps le solde doit avoir. Décidez également si vous souhaitez transférer le temps depuis un autre solde, ou si vous voulez que la différence de temps soit déduite du salaire de l'employé. Si vous choisissez cette deuxième option, précisez un type de temps et une date de planning. Ainsi, le temps sera calculé à partir du type de temps précisé lorsqu'un calcul est effectué pour la date de planning définie. Le temps calculé sera ensuite transféré à la paie, où il sera utilisé comme base du salaire.

Exemple : L'employé a un solde d'horaires variables négatif de 30 heures. Si vous choisissez un solde négatif de 25 comme limite minimum et A comme type de temps, un temps de cinq heures sera généré à partir du type de temps A, quand les temps sont calculés. Ce temps sera ultérieurement transféré à la paie, et 5 heures de salaire seront déduites du salaire total de l'employé.

Si nécessaire, vous pouvez également imprimer un rapport de solde via 'Type de temps. Imprimer des soldes' (TMS585).

Différents types de soldes de temps : solde total et solde de période

Il existe deux types de soldes de temps : le solde total et le solde de période. Vous n'avez pas à définir ces deux types manuellement pour chaque solde, puisqu'ils sont créés automatiquement lorsque le solde est défini.

Le solde total se réfère au solde total d'un employé. Le solde de période, en revanche, se réfère au solde pendant une période déterminée, généralement par mois civil. Voici un exemple pour une personne qui a commencé à travailler le 1er janvier 2002 :


Période	200201	200202	200203	200204
Solde période	Solde d'heures supplémentaires : 5 h Solde d'horaires variables : 2 h	Solde d'heures supplémentaires : 2 h Solde d'horaires variables : -4 h	Solde d'heures supplémentaires : -1 h Solde d'horaires variables : 7 h	Solde d'heures supplémentaires : -3 h Solde d'horaires variables : 2 h
Solde total	Solde d'heures supplémentaires : 5 h Solde d'horaires variables : 2 h	Solde d'heures supplémentaires : 7 h Solde d'horaires variables : -2 h	Solde d'heures supplémentaires : 6 h Solde d'horaires variables : 5 h	Solde d'heures supplémentaires : 3 h Solde d'horaires variables : 7 h

Différents facteurs qui influent sur les soldes de temps : facteur de temps et unité de temps

Un solde est mis à jour avec les temps calculés à partir du type de temps auquel ce solde est connecté. Pour chaque type de temps qui est connecté à un solde, un facteur de temps et une unité de temps ont été sélectionnés.

Le facteur de temps contrôle la façon dont les temps calculés à partir du type de temps affectent le solde. Avec un facteur de temps de 1,5, par exemple, lorsqu'un temps est calculé, sa propre durée multipliée par 1,5 est ajoutée au solde.

Par exemple : Si un temps de 2 heures est calculé à partir du type de temps A, avec un facteur de temps de 1,5 et un solde X, 3 heures (2 x 1,5) sont ajoutées au solde X.

Le facteur de temps 1 est le plus courant, mais d'autres facteurs de temps sont parfois précisés. Par exemple, un type de temps qui est connecté à un solde de temps de compensation et qui donnera des heures supplémentaires pour un repos compensatoire a la plupart du temps un facteur de temps 2. En effet, chaque heure supplémentaire doit donner lieu à deux heures de repos compensatoire, et donc mettre à jour le solde de temps de compensation par un facteur de 2.

L'unité de temps contrôle la façon dont les temps calculés à partir du type de temps seront stockés dans le solde. Les temps calculés peuvent être stockés comme des heures ou des jours. Veuillez noter que seuls les temps générés par des types de temps pour le temps d'absence peuvent être stockés comme des jours. Généralement, les temps calculés sont stockés dans les soldes comme des heures, mais ils peuvent aussi être stockés comme des jours, par exemple dans les soldes de vacances.