Approbation des temps calculés dans Temps de présence

Résultat

Les temps calculés sont approuvés. Le fichier MTMTR1 est mis à jour.

Les temps calculés sont transférés à l'historique et à un système de paie. 'Temps autorisés. Transférer à paie/historique' (TMS800) est utilisé à cet effet.

Avant de commencer

• Les conditions préalables répertoriées dans Calcul des temps dans Temps de présence doivent être remplies. Le processus doit également être complété, et les temps doivent être calculés.
• Les temps calculés doivent avoir été examinés et, si nécessaire, ajustés. Voir Contrôle, ajustement et approbation des temps calculés dans Temps de présence.
• Vous devez disposer d'une autorisation pour approuver. Cela signifie que le champ 'Autorisé à valider' doit être activé pour votre ID d'utilisateur dans Utilisateur. Connecter une autorisation (CRS545/E).

Objectif

L'approbation des temps permet de s'assurer qu'aucun temps incorrect n'est transféré à l'historique et au système de paie. En approuvant les temps, vous rendez possible le transfert à l'historique et à un système de paie.

Moment

Approuvez les temps calculés après les avoir examinés et, si nécessaire, ajustés. L'ajustement des temps entraîne la modification des transactions pointées qui sont la base des temps ou paramètres qui déterminent le mode de calcul des temps. Si vous avez apporté des modifications, vous devez en règle générale recalculer les temps affectés.

Procédure

Vous pouvez approuver les temps calculés de deux manières.

• Approuver les temps à partir d'une liste de temps existants. Les temps sont affichés un par un et sont triés en fonction de l'employé, du service ou de la zone de planification. Vous pouvez approuver chaque temps indépendamment ou tous les temps affichés dans l'écran en même temps. 'Temps calculé. Mettre à jour' (TMS220) est utilisé à cette fin. Voir Examen et approbation des temps calculés dans Temps de présence.
• Approuver tous les temps calculés pour un employé et une période de sept jours. 'Temps calculé. Approuver sur écran' (TMS230) est utilisé à cet effet. Voir Examen, calcul et approbation des temps calculés et des transactions pointées dans Temps de présence.

Si nécessaire, vous pouvez imprimer un enregistrement contenant des informations sur les temps calculés dans 'Temps calculés' (TMS500) et laisser les employés approuver eux-mêmes les temps avant leur transfert à l'historique et à un système de paie.

Ordre de travail

Le plus souvent, vous approuvez les temps à mesure que vous les examinez. L'ordre dans lequel vous examinez, ajustez et approuvez les temps est très souple. Vous pouvez par exemple :

• Examiner tous les temps calculés à transférer à l'historique et à un système de paie. Ajustez-les, le cas échéant. Lorsque tous les temps ont été examinés et que vous êtes satisfait des résultats, approuvez-les.
• Approuver immédiatement tous les temps calculés qui sont corrects. Si des temps sont ambigus, vous devez les examiner, les ajuster et les approuver séparément.

Approbation automatique/manuelle

Pour déterminer les temps à approuver automatiquement et manuellement, utilisez le champ 'Approbation automatique' dans 'Paramètres - Temps de présence' (TMS950/E). Si vous choisissez dans ce champ

• 0 = non, tous les temps calculés doivent être approuvés manuellement.
• 1 = oui, toute les heures calculées qui appartiennent à un jour en particulier et qui ne contiennent que des heures de présence selon l'horaire ou l'horaire variable de l'employé sont approuvées automatiquement. Remarque : cela signifie que si un jour contient des heures autres que de la présence selon l'horaire et/ou l'horaire variable de l'employé, toutes les heures qui appartiennent à ce jour doivent être approuvées manuellement.