Examen, calcul et approbation des temps calculés et des transactions pointées dans Temps de présence

Résultat

Selon la manière dont vous appliquez ces instructions, vous pouvez obtenir l'un des résultats suivants.

Si vous avez examiné les temps calculés/transactions pointées d'un employé :

• Vous savez quels temps ont été calculés et quels temps calculés ont été approuvés ou non. Vous savez aussi combien de temps de présence, de temps d'absence, d'heures supplémentaires, de temps de défection et d'horaires variables ont été calculés pour l'employé.
• Vous savez dans quelle plage de temps ont été pointées les transactions qui forment la base des temps calculés.

Si vous avez fait un calcul de temps, les temps ont été calculés pour un employé. Pour plus d'informations, consultez la section 'Résultat principal' dans Calcul des temps dans Temps de présence.

Si vous avez approuvé des temps calculés, toutes les temps pour l'employé et la période de sept jours ont été approuvés.

Si vous avez calculé des temps, reportez-vous à Calcul des temps dans Temps de présence pour les fichiers concernés.

Si vous avez approuvé des temps, le fichier MTMTTR a été mis à jour.

Cette instruction peut être utilisée différemment, selon votre objectif. Si vous avez :

• Examiné les temps calculés/transactions pointées et que vous êtes satisfait des temps qui ont été calculés, vous pouvez immédiatement les approuver. La procédure à suivre est décrite dans la section 'Suivez les étapes ci-dessous'.
• Examiné les temps calculés/transactions pointées et découvert des ambiguïtés (temps de défection, par exemple), vous devez examiner les temps/transactions en détail et, si nécessaire, ajuster les transactions pointées. La procédure à suivre est décrite dans la section 'Suivez les étapes ci-dessous'.
• Calculé des temps, vous devez examiner sans délai les résultats du calcul. La procédure à suivre est décrite dans la section 'Suivez les étapes ci-dessous'.
• Approuvé tous les temps calculés, vous pouvez les transférer dans l'historique et à un système de paie. Pour plus d'informations, voir Transfert des temps approuvés vers l'historique et le système de paie.

Avant de commencer

• Les conditions préalables répertoriées dans Calcul des temps dans Temps de présence doivent être remplies.
• Si des temps calculés doivent être examinés ou approuvés, les conditions préalables répertoriées dans Contrôle, ajustement et approbation des temps calculés dans Temps de présence doivent être remplies.

Suivez les étapes ci-dessous :

1. Lancez 'Temps calculé. Approuver sur écran' (TMS230/A).

2. Pour travailler avec les temps d'un seul employé pour une période de sept jours, passez à Sélection d'un employé et d'une période de sept jours.

   Pour modifier les paramètres, autrement dit, les temps calculés à afficher et leur format, passez à l'étape suivante.

3. Pour procéder à la Modification des paramètres, accédez à l'écran P en appuyant sur F13.

4. Dans l'écran P, saisissez les temps calculés à afficher dans l'écran E.

   Vous pouvez choisir de travailler avec tous les temps calculés, seulement les temps approuvés, seulement les temps non approuvés, ou seulement les temps automatiquement approuvés.

5. Indiquez si les temps calculés doivent être affichés en heures et minutes ou en heures et centièmes d'heures. Appuyez sur Entrée.

6. Sélection d'un employé et d'une période de sept jours

   Saisissez le code employé avec lequel vous souhaitez travailler et la date à partir de laquelle vous souhaitez voir ses temps calculés/transactions de temps dans l'écran A. Appuyez sur Entrée.

   Exemple : Si vous saisissez 020602, les temps pour la période 020602 à 020608 seront affichés.

7. Procédez à la Création d'une sélection dans l'écran E :

   • Pour examiner les temps calculés ou les transactions pointées, passez à Examen des temps calculés/transactions pointées.
   • Pour calculer les temps, passez à Calcul de temps..
   • Pour approuver des temps calculés, passez à Approbation de temps calculés.

     Touches de fonctions utiles

     F7 = 'Défiler vers l'arrière' permet d'examiner la même période de sept jours, mais pour l'employé ayant le numéro immédiatement inférieur au code de l'employé actuel.

     F8 = 'Défiler vers l'avant' permet d'examiner la même période de sept jours, mais pour l'employé ayant le numéro immédiatement supérieur au code de l'employé actuel.

     F10 = 'Temps' permet de réaliser un examen plus approfondi des transactions pointées et, si nécessaire, d'ajuster celles qui formaient la base des temps calculés. Voir Examen et ajustement des transactions pointées dans Temps de présence.

     F15 = 'Vue d'ensemble journalière' permet d'examiner le planning, le planning des horaires variables, les heures supplémentaires et les divers droits de l'employé. Voir Examen du planning, des droits aux heures supplémentaires et aux horaires variables d'un employé dans Temps de présence.

     F18 = 'Affichage graphiquement' permet d'examiner graphiquement les temps calculés. Voir Examen graphique des temps calculés dans Temps de présence.

     F19 = 'Gauche' permet d'examiner le même employé, mais pour une période de sept jours antérieure.

     F20 = 'Droite' est utilisé pour examiner le même employé, mais pour une période de sept jours future.

8. Procédez à l'examen des temps calculés/transactions pointées affichés dans l'écran E.

   • Vous voyez les temps qui ont été calculés pour un employé, le nom du type de temps à partir duquel le temps calculé a été créé, et la durée du temps. À l'extrême droite, la quantité de temps qui a été calculée à partir d'un type de temps particulier est affichée pour l'ensemble de la période de sept jours. Vous pouvez afficher plus de temps que ceux affichés dans l'écran, le cas échéant, en appuyant sur 'Page précédente' ou 'Page suivante'.
     Remarque

     Vous ne voyez que les temps qui appartiennent à des types de temps contenant la valeur 1 dans le champ 'Afficher type de temps' dans 'Type de temps. Ouvrir' (TMS100/E).

   • Vous voyez les temps calculés qui ont été approuvés. Ces temps sont mis en surbrillance.
   • Vous voyez l'heure à laquelle la transaction a été pointée et le type d'absence, le cas échéant. Appuyez sur F16 pour voir davantage de transactions pointées que celles affichées dans l'écran (le cas échéant).
   • Vous voyez le montant total du temps de présence, du temps d'absence, des heures supplémentaires, du temps de défection et des horaires variables calculés pour l'employé et la période de sept jours. Vous voyez donc la quantité de temps créé pour tous les types de temps de la même catégorie. (Veuillez noter que ce total diffère du total affiché sur la droite de l'écran. Seule la quantité de temps qui a été calculée à partir d'un seul type de temps est affichée sur le côté droit de l'écran.)

9. Examinez les temps calculés qui n'apparaissent pas à l'écran (le cas échéant) en appuyant sur 'Page suivante' ou 'Page précédente'.

10. Examinez les transactions pointées qui n'apparaissent pas à l'écran en appuyant sur F16.

11. Sélectionnez l'une des options suivantes :

    • S'il existe des ambiguïtés (ex. : des temps de défection), passez à Examen des détails des transactions pointées.
    • Si tous les temps calculés sont corrects, passez à Approbation de temps calculés pour approuver les temps.

12. Pour réaliser un Examen des détails des transactions pointées un jour donné, sélectionnez l'une des transactions, puis appuyez sur F10 = 'Heures'.

    F10 = 'Temps' lance 'Transaction de pointage en entrée/sortie. Ouvrir un jour de planning' (TMS215/E).

13. Voir Examen et ajustement des transactions pointées dans Temps de présence.

14. Appuyez sur F17 dans l'écran E pour réaliser un Calcul de temps.

    Si vous utilisez F17 = 'Calcul de temps', les temps seront toujours calculés pour l'ensemble de la période de sept jours.

    Remarque

    Si le dernier calcul de temps de l'employé a été effectué après la fin de la période de sept jours, les temps seront calculés à la date à laquelle le dernier calcul de temps a été effectué (autrement dit, après la fin de la période de sept jours).

    Vous pouvez voir quand le dernier calcul de temps a été réalisé pour cet employé dans le champ 'Date fin temps' dans Personne. Ouvrir (CRS530/E).

15. Accédez à Examen des temps calculés/transactions pointées.

16. Approbation de temps calculés

    Appuyez sur F14 dans l'écran E pour approuver manuellement tous les temps calculés pour la période de sept jours en cours.

17. Pour examiner les temps calculés ou les transactions pointées pour un autre employé ou une autre période de sept jours, voir Création d'une sélection.

18. Appuyez sur F3 pour quitter le programme.