Examen et ajustement des transactions pointées dans Temps de présence

Résultat

Vous avez examiné et ajusté, si nécessaire, les transactions pointées ajustées. Lors de l'examen vous avez pu :

• Supprimer une transaction pointée
• Créer une nouvelle transaction pointée
• Modifier certains des éléments suivants d'une transaction pointée : temps, type de transaction, statut et numéro de terminal.

Si vous avez apporté des modifications, vous devez recalculer les heures. Pour calculer les heures par employé et période de sept jours, utilisez 'Calculer temps. Approuver sur écran' (TMS230) ou effectuez une sélection dans 'Temps calculé. Générer' (TMS400).

Si vous avez ajusté des transactions pointées, le fichier MTMTTR a été mis à jour.

Avant de commencer

Les conditions préalables répertoriées dans Contrôle, ajustement et approbation des temps calculés dans Temps de présence doivent être remplies.

Suivez les étapes ci-dessous :

1. Lancez 'Transaction de pointage en entrée/sortie. Ouvrir un jour de planning' (TMS215/B1).

2. Sélectionnez un ordre de tri.

   L'ordre de tri 1 est utilisé pour cette instruction. Cela signifie que les instructions pointées sont triées par employé. Cet ordre de tri est le seul qui permet de créer une nouvelle transaction directement à partir de l'écran B.

   Vous pouvez également choisir l'ordre de tri 2 = Trié par service et employé, ou l'ordre de tri 3 = Trié par zone de planification et employé.

3. Sélectionnez Action dans l'écran B1 :

   • Pour examiner et, si nécessaire, ajuster les transactions pointées, passez à Sélection d'un employé et d'une date de planning.
   • Pour créer une nouvelle transaction pointée d'employé pour une date de planning pour laquelle il existe déjà au moins une transaction, passez à Création d'une transaction pour une date de planning ayant déjà des transactions pointées.
   • Pour créer une nouvelle transaction pointée d'employé pour une date de planning pour laquelle il n'existe aucune transaction, passez à Création d'une transaction pointée pour une date de planning sans transactions pointées.
   • Si vous sélectionnez l'option 11 = 'Transactions de temps', vous pouvez examiner et approuver les temps calculés. Voir Examen et approbation des temps calculés dans Temps de présence.
   • Si vous sélectionnez l'option 12 = 'Liste d'approbation', vous pouvez recalculer et approuver les temps. Voir Examen, calcul et approbation des temps calculés et des transactions pointées dans Temps de présence.

4. Sélection d'un employé et d'une date de planning

   Sélectionnez l'option 'Ouvrir enregistrement' dans l'écran B1 pour l'employé et la date de planning avec lesquels vous voulez travailler.

   Dans l'écran B1, vous pouvez voir jusqu'à quatre transactions par employé, ainsi que la date de planning. Pour chaque transaction, vous voyez le temps, le type de transaction et si l'employé a utilisé un type d'absence lors de l'enregistrement du temps.

5. Examen des transactions pointées dans l'écran E

   • Informations sur le planning

     Le code employé, le nom de l'employé et la date de planning sont affichés. Vous pouvez également voir à quelle définition d'heures de travail l'employé appartient, les heures de travail par jour, de quelle heure à quelle heure l'employé travaille habituellement et de quelle heure à quelle heure il est autorisé à travailler.

   • Informations sur les transactions pointées

     Pour chaque transaction pointée, la date de planning, le temps, le type de transaction, le type d'absence (le cas échéant), le numéro de référence (le cas échéant), le statut et le numéro de terminal (le cas échéant) sont affichés.

     Remarque

     Seules les transactions pointées qui ont été transférées dans l'historique et à un système de paie sont affichées.

   Si une transaction pointée semble inhabituelle, recherchez-en la cause.

   Dans certains cas, vous pouvez utiliser 'Transaction de pointage en entrée/sortie. Ouvrir un jour de planning' (TMS310). Ce programme montre, pour un employé et à une date de planning donnée, les règles de temps qui existent pour le temps de présence, les heures supplémentaires, le temps divers et les horaires variables. Voir Examen du planning, des droits aux heures supplémentaires et aux horaires variables d'un employé dans Temps de présence.

6. Choix des diverses options dans l'écran E.

   • Si vous êtes satisfait de votre révision, appuyez sur F3 pour quitter le programme.
   • Si vous avez atteint le programme via (TMS230) et que vous souhaitez revenir à ce programme, appuyez sur F3.
   • Pour créer une nouvelle transaction pointée, passez à Création d'une transaction pour une date de planning ayant déjà des transactions pointées.
   • Pour ajuster une transaction pointée, passez à Ajustement d'une transaction pointée.
   • Pour copier une transaction pointée, passez à Copie d'une transaction pointée.
   • Pour supprimer une transaction pointée, passez à Suppression d'une transaction pointée.
   • Pour revenir à l'écran B1 afin de modifier l'employé et/ou la date de planning, appuyez sur F12 et passez à Sélection d'un employé et d'une date de planning.
   • Pour recalculer les temps, passez à Recalcul des temps.

7. Création d'une transaction pour une date de planning ayant déjà des transactions pointées

   • Sélectionnez l'option 'Ouvrir enregistrement' dans l'écran B1 pour l'employé et la date de planning auxquels vous voulez que la nouvelle transaction appartienne.
   • Précisez la date de planning, l'heure et le type de la nouvelle transaction. Si nécessaire, vous pouvez également saisir un type d'absence, un numéro de référence, un statut et un numéro de terminal. Appuyez sur Entrée.
     Remarque

     Vous ne pouvez pas spécifier une date de planning différente de celle sélectionnée dans l'écran B1.

   • Si vous avez terminé votre travail, appuyez sur F3. Dans le cas contraire, poursuivez avec Choix des diverses options dans l'écran E.

8. Ajustement d'une transaction pointée

   • Apportez les modifications nécessaires pour la transaction pointée dans l'écran E. Appuyez sur Entrée.
   • Si vous avez terminé votre travail, appuyez sur F3. Dans le cas contraire, poursuivez avec Choix des diverses options dans l'écran E.

9. Copie d'une transaction pointée

   • Sélectionnez dans l'écran E la transaction pointée à copier. Appuyez sur Entrée.
     Remarque

     Les transactions pointées indiquées dans l'écran E appartiennent à l'employé vers lequel vous avez copié la transaction.

   • Si nécessaire, modifiez dans l'écran C les détails dans la copie de la transaction. Appuyez sur Entrée.
     • Vous pouvez modifier le code employé, l'heure de la transaction et le type de transaction.
     • Vous pouvez utiliser la fonction de copie pour créer de nombreuses transactions pointées identiques pour plusieurs employés, par exemple.
   • Si vous avez terminé votre travail, appuyez sur F3. Dans le cas contraire, poursuivez avec Choix des diverses options dans l'écran E.

10. Suppression d'une transaction pointée

    • Sélectionnez l'option 'Supprimer l'enregistrement' dans l'écran E pour la transaction à supprimer. Confirmez la suppression en appuyant sur Entrée.
      • Vous pouvez utiliser la fonction de suppression si, par exemple, l'employé a enregistré un temps par erreur.
    • Si vous avez terminé votre travail, appuyez sur F3. Dans le cas contraire, poursuivez avec Choix des diverses options dans l'écran E.

11. Création d'une transaction pointée pour une date de planning sans transactions pointées

    • Sélectionnez l'option 'Nouvel enregistrement' dans l'écran B1 pour l'employé et la date de planning à laquelle vous voulez que la nouvelle transaction pointée appartienne.
    • Indiquez dans l'écran E la date, l'heure et le temps de transaction pour la nouvelle transaction pointée. Si nécessaire, vous pouvez également saisir un type d'absence, un numéro de référence, un statut et un numéro de terminal. Appuyez sur Entrée.
      Remarque

      Vous ne pouvez pas spécifier une date de planning différente de celle sélectionnée dans l'écran B1.

    • Si vous avez terminé votre travail, appuyez sur F3. Sinon, appuyez sur F12 pour revenir à l'écran B1 et passez à Sélection d'une action.

12. Recalcul des temps

    • Appuyez sur F12 dans l'écran E pour revenir à l'écran B1.
    • Sélectionnez l'option 12 = 'Approuver la liste' pour l'employé et la date de planning pour lesquels vous voulez calculer les temps. Voir Examen, calcul et approbation des temps calculés et des transactions pointées dans Temps de présence.