Examen des transactions qui marquent le début et la fin d'une période d'absence dans Temps de présence

Résultat

Vous avez appris à interpréter les transactions d'absence qui sont créées lorsqu'un employé pointe en début ou fin de service à l'aide d'un type d'absence. Vous pouvez déterminer si un calcul d'absence est complet (auquel cas une heure pointée en fin de service correspond à une heure pointée en début de service, et la période d'absence est fermée) et sur quel temps le temps d'absence a été calculé.

Cela vous aidera à vérifier les temps d'absence calculés.

Si vous modifiez des transactions, le fichier MTMABS sera mis à jour.

Avant de commencer

Les conditions préalables répertoriées dans Calcul des temps dans Temps de présence doivent être remplies. Le processus doit être terminé et les temps d'absence doivent avoir été calculés.

Suivez les étapes ci-dessous :

1. Démarrez Absence. Pointer en début/fin de service (TMS200/B1).

2. Ouvrez la transaction d'absence à vérifier.

   Révision globale

3. Vérifiez les informations sur la transaction d'absence dans l'écran E.

   En haut de l'écran sont affichés l'employé auquel la transaction appartient, la date et l'heure de la transaction et le type d'absence spécifié. Vous pouvez également voir la définition d'heure ouvrable pour le jour en cours et les périodes d'heures ouvrables et de validité qui s'appliquent à cette définition.

   Examen et, si nécessaire, modification des détails de la transaction d'absence

4. Vérifiez et, si nécessaire, modifiez le type de transaction spécifié lorsque le temps a été pointé.

5. Vérifiez et, si nécessaire, modifiez la méthode de saisie du type de transaction.

   Le champ 'Méthode de saisie de l'absence' indique comment l'employé a consigné l'absence. Les options valides sont les suivantes :

   • 1 = Génération automatique à partir du pointage de fin de service du salarié. Cela signifie que l'employé a pointé en fin de service en utilisant un type d'absence dans 'Transaction de pointage en début/fin de service. Enregistrer' (TMS001).
   • 2 = Génération automatique à partir du pointage de début de service de l'employé. Cela signifie que l'employé a pointé en début de service en utilisant un type d'absence dans 'Transaction de pointage en début/fin de service. Enregistrer' (TMS001).
   • 3 = Créée en tant qu'absence planifiée. Cela signifie que l'employé a utilisé F9 (Absence planifiée) dans Transaction de pointage en début/fin de service. Enregistrer (TMS001).
   • 4 = Créée en tant qu'absence en cours. Cela signifie que l'employé ou une autre personne a saisi une absence en cours dans Absence. Saisir (TMS004).

6. Vérifiez et, si nécessaire, modifiez le type d'absence saisi lors du pointage.

7. Vérifiez, et si nécessaire, modifiez la date et l'heure de calcul du temps d'absence.

   Exemples de fonctionnement des champs 'Date de fin calcul absence' et 'Fin calcul absence' :

   • Un employé a pointé lors de sa sortie en utilisant un type d'absence le 1er octobre à 17h00 et n'est pas revenu travailler.
   • Le dernier calcul de temps a été effectué le 5 octobre à 01h00.
   • A ce moment-là, la définition des heures ouvrables 'Journée entière' était valide pour l'employé (car elle est valide de 00h00 à 00h00 le 5 octobre).
   • La définition des heures ouvrables 'Journée entière' dispose de la période d'heures ouvrables de 8h00 à 17h00.
   • Le temps d'absence est calculé jusqu'à 17h00 le 5 octobre.

8. Vérifiez, et si nécessaire, modifiez la date et l'heure auxquelles la transaction d'absence doit générer un temps.

   Dans la plupart des cas, les valeurs spécifiées dans ces champs coïncident avec les valeurs qui indiquent à quelles date et heure l'absence a été calculée. Une exception se produit lorsque la transaction d'absence a été créée en tant qu'absence planifiée dans Transaction de pointage en début/fin de service. Enregistrer (TMS001). L'exemple suivant illustre le raisonnement derrière cette exception :

   • Un employé pointe une absence planifiée entre le 1er et le 10 octobre.
   • Le dernier calcul de temps a été effectué le 5 octobre (le champ 'Date de fin calcul absence') et le temps d'absence a été calculé pour l'employé jusqu'à 17h00 (le champ 'Fin calcul absence').
   • L'employé ne revient pas au travail avant le 10 octobre. Par conséquent, la transaction d'absence va générer l'absence jusqu'au 9 octobre (le champ 'Date pointage fin') à 17h00 (le champ 'Heure de fin').

9. Vérifiez si un calcul complet a été effectué pour la période d'absence dans le champ 'Calcul abs clôt'. Apportez des modifications si nécessaire. Appuyez sur Entrée.

   Ce champ indique si les temps ont été calculés pour la période d'absence entière. Le calcul n'est pas complet si, par exemple, un employé a pointé en fin de service à l'aide d'un type d'absence mais n'est pas revenu au travail lorsque le dernier calcul du temps a été effectué.

   Sélection d'une action après l'examen

10. Choisissez parmi les options de l'écran B1 :

    • Si vous êtes satisfait de votre révision, appuyez sur F3 pour quitter le programme.
    • Pour vérifier davantage de transactions d'absence, ouvrez la transaction d'absence que vous souhaitez vérifier.