Modification ou copie de l'ID d'une personne dans CRS532

Ce document explique comment modifier ou copier l'identité d'une personne inscrite dans Personne. Ouvrir (CRS530). Une 'personne' est le plus souvent un employé, ce qui explique pourquoi le mot 'employé' sera utilisé ci-après.

Remarque

Une 'personne' ne doit pas nécessairement être un employé ; ce peut être un consultant externe, par exemple.

Voici des exemples de situations dans lesquelles il est nécessaire de modifier ou copier l'ID d'une personne :

  • Quand un employé commence à travailler pour une nouvelle division, vous devez modifier son identité. (Cette opération doit être réalisée car l'identité complète d'un employé est constituée du numéro d'employé, du numéro de division et du numéro de société.)
  • Si vous souhaitez utiliser un modèle pour enregistrer les nouveaux employés (dans le cadre de la mise en place du système, par exemple).
  • Lorsque la description du poste d'un employé a changé, mais que vous voulez conserver l'ancienne identité de l'employé dans le système à des fins de recherche, il est utile de copier cette identité vers une nouvelle identité.

Résultat

Les résultats possibles sont les suivants :

  • L'identité d'un employé est modifiée : tout ce qui concerne les informations sur l'employé et tous les enregistrements contenus dans M3 dans lesquels l'identité est précisée, ou
  • Un nouvel employé est créé en copiant un employé existant. La copie peut aussi inclure tout ou partie des enregistrements contenus dans M3 et dans lesquels l'ancienne identité est précisée.
  • Les fichiers CEAEMP et PEECAL de l'employé seront mis à jour.
    • Si vous utilisez Temps de présence, et que des informations de transaction ont été incluses, alors les fichiers MTMABS, MTMTTR, MTMTR1, MTMTR2, MTMDAB, MTMOVP, MTMSEM, MTMPBL, MTMPRE, MTMPRD et CREETR seront mis à jour.
    • Si vous utilisez Temps de présence, et que des informations d'historique de transaction ont été incluses, alors les fichiers MTMHS1, MTMHS2 et MTMHS3 seront mis à jour.
      • Project Management, les fichiers BPRPRD et BPRPRE sont mis à jour
      • Cost per Employee, le fichier CEACOS sont mis à jour
      • Fabrication, alors les fichiers MWODAY, MWOEMT, MWOOPL, MWOPTR et MWORID seront mis à jour
      • Maintenance, alors les fichiers MCISHI, MCPAPD, MCPAPE, MCPAPS, MMODAY, MMOEMT, MMOOPL, MMOOPS, MMOPTR, MMORID et MMPOPS seront mis à jour.

Si l'identité d'un employé est modifiée, vous pouvez utiliser la nouvelle identité pour un traitement ultérieur.

Si l'identité d'un employé est copiée, il peut être nécessaire d'ajuster manuellement les informations sur l'employé dans (CRS530), pour vous assurer qu'elles concernent bien le nouvel employé. Si la copie a été faite parce que la description du poste de l'employé a changé, il est toujours possible d'utiliser l'ancienne identité pour rechercher les transactions de l'historique, etc.

Avant de commencer

  • Le code employé indiqué pour la nouvelle identité peut ou non être enregistré dans 'Employé. Ouvrir' (CRS530), mais il est possible qu'aucune transaction (des transactions de temps, par exemple) n'existe pour cette nouvelle identité.
  • Si le groupe de composants Gestion du temps est utilisé, il est nécessaire d'exécuter 'Transaction de temps. Transférer au service de paie' (TAS140) pour vider le fichier OTA141, qui stocke les transactions de gestion du temps à transférer au service de paie. (Cela signifie qu'aucun fichier de Gestion du temps ne doit être mis à jour en cas de modification ou copie d'une identité.)

Suivez les étapes ci-dessous :

  1. Pour spécifier une identité d'employé nouvelle ou existante, démarrez Employé. Supprimer (CRS532/E).

  2. Indiquez le numéro de division de l'identité actuelle de l'employé et le nouveau numéro de division.

    Si la même division doit être utilisée, indiquez la même division dans les deux champs.

  3. Indiquez le numéro de société de l'identité actuelle de l'employé et le nouveau numéro de société.

    Si la même société doit être utilisée, indiquez la même société dans les deux champs. Si les sociétés ne sont pas utilisées, laissez les champs vides.

  4. Indiquez le code employé de l'identité actuelle de l'employé, et son nouveau code employé.

    Si le même code employé doit être utilisé, indiquez le même code dans les deux champs.

  5. Sélectionnez l'une des options suivantes :

    • Pour modifier l'identité d'un employé existant, passez à l'étape 6.
    • Pour copier l'identité d'un employé existant (ou un modèle d'identité d'employé) afin de créer un nouvel employé, passez à l'étape 10.

  6. Pour modifier l'identité d'un employé, sélectionnez l'option 1 dans le champ 'Modifier/copier'.

  7. Cochez la case 'Informations sur l'employé' pour modifier l'identité de l'employé dans tous les fichiers de l'employé, ainsi que dans tous les fichiers où l'identité de l'employé apparaît en dehors de Temps de présence.

    Cette case doit être cochée.

  8. Cochez la case 'Transaction' pour modifier l'identité de l'employé dans toutes les transactions actives dans Temps de présence appartenant à l'identité actuelle de l'employé.

    Cette case doit être cochée. Par transactions actives, il faut comprendre les transactions qui ne sont pas des transactions d'historique, telles que les transactions de temps, les transactions d'absence, les transactions de temps d'opération, etc.

  9. Cochez la case 'Historique des transactions' pour modifier l'identité de l'employé dans toutes les transactions dans les fichiers d'historique dans Temps de présence. Appuyez sur F14 pour lancer la modification.

    Cette case doit être cochée.

  10. Pour copier l'identité d'un employé, sélectionnez l'option 2 dans le champ 'Modifier/copier'.

  11. Cochez la case 'Informations sur l'employé' pour copier les informations dans tous les fichiers de l'employé, ainsi que dans tous les fichiers en dehors de Temps de présence, de l'identité actuelle de l'employé à sa nouvelle identité.

    Cette case doit être cochée.

  12. Cochez la case 'Transaction' pour copier dans la nouvelle identité toutes les transactions actives dans Temps de présence appartenant à l'identité actuelle de l'employé.

    Par transactions actives, il faut comprendre les transactions qui ne sont pas des transactions d'historique, telles que les transactions de temps, les transactions d'absence, les transactions de temps d'opération, etc.

  13. Cochez la case 'Historique des transactions' si vous voulez copier vers la nouvelle identité toutes les transactions stockées dans les fichiers d'historique dans Temps de présence appartenant à l'identité actuelle de l'employé. Appuyez sur F14 pour lancer la copie.

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