Examen et approbation des temps calculés dans Temps de présence

Résultat

Vous disposez d'une vue d'ensemble des temps calculés. Vous avez également :

• Approuvé les temps correctement calculés ;
• Si nécessaire, pris la décision de revoir les transactions pointées qui forment la base des éventuels temps calculés ambigus ;
• Si nécessaire, modifié les résultats du calcul de temps. Vous avez donc créé, copié ou supprimé des temps calculés. Cela implique également des modifications aux temps existants. Pour chaque temps existant, vous avez peut-être modifié la durée et/ou la personne qui l'a approuvé.

Si tous les temps calculés sur une période donnée sont approuvés, vous devez vérifier que la période ne contient pas de transactions incorrectes avant de transférer les temps à la paie et dans l'historique. Pour ce faire, allez dans Transaction pointage E/S incorrecte. Màj (TMS240).

Si des temps calculés semblent ambigus, examinez les transactions pointées qui forment la base des temps calculés. Vous pouvez :

• Examiner et, si nécessaire, ajuster les transactions pointées dans 'Transaction de pointage en entrée/sortie. Ouvrir un jour de planning' (TMS215).
• Examiner les transactions pointées et les temps calculés par employé et période de sept jours dans 'Temps calculé. Approuver sur écran' (TMS230). Pour ajuster les transactions, exécutez (TMS215).
• Vérifier les paramètres de temps (planning, horaire variable et définitions de temps pour les heures supplémentaires, les temps divers et les heures de travail réduites) pour un employé dans 'Transaction de pointage en entrée/sortie. Afficher un jour de planning' (TMS310). Vous pourrez ensuite voir quand différents types de temps peuvent être calculés pour un employé.

Si vous avez modifié des temps calculés, le fichier MTMTR1 est mis à jour.

Avant de commencer

Les conditions préalables répertoriées dans Contrôle, ajustement et approbation des temps calculés dans Temps de présence doivent être remplies.

Suivez les étapes ci-dessous :

1. Lancez 'Temps calculé. Mettre à jour' (TMS220/B1) et sélectionnez un ordre de tri.

   Aux fins de ces instructions, utilisez l'ordre de tri 1 = Employé. Les autres ordres de tri sont 2 = Service et 3 = Zone de planification.

2. Sélectionnez l'une des options suivantes :

   • Pour modifier les paramètres des options d'affichage des temps calculés, poursuivez avec les instructions sous Modification des paramètres.
   • Pour examiner des temps calculés, saisissez dans l'écran B1 l'employé et la date de planning auxquels doivent appartenir les temps que vous voulez examiner. Appuyez sur Entrée.

     Examinez les temps calculés affichés dans l'écran B1.

     Vous voyez l'employé et la date de planning auxquels appartient chaque temps calculé. Vous voyez également la durée, le type de temps à partir duquel le temps est créé, et le nom du type de temps. Si le temps est déjà approuvé, vous voyez si l'approbation a été faite automatiquement ('Auto' s'affiche) ou manuellement (l'ID de l'approbateur est affiché).

     Les temps qui semblent ambigus (par exemple si un temps de présence est inhabituellement long, ou si des heures supplémentaires ont été créées pour quelqu'un qui n'a pas droit aux heures supplémentaires) doivent être vérifiés.

3. Pour modifier les paramètres, spécifiez un écran de démarrage.

4. Précisez les types de temps calculés à afficher.

   Vous pouvez choisir d'afficher tous les temps, seulement les temps approuvés, seulement les temps non approuvés ou seulement les temps automatiquement approuvés.

5. Indiquez si le temps doit être affiché en heures et minutes, ou en heures et centièmes d'heures.

6. Si nécessaire, indiquez la dernière date à laquelle les temps calculés peuvent être affichés. Appuyez sur Entrée.

7. Pour sélectionner une action sur une vue d'ensemble, sélectionnez l'une des options suivantes dans l'écran B1 :

   • Pour approuver les temps, sélectionnez l'une des options suivantes dans l'écran B1 :
     • Pour approuver les temps un par un, sélectionnez un temps, puis 9 (Approuver). Appuyez sur Entrée.
     • Pour approuver un groupe de temps, appuyez sur F14 (Tout approuver) pour approuver tous les temps affichés dans l'écran.
   • Pour examiner les temps de manière plus approfondie, sélectionnez l'une des options suivantes dans l'écran B1 :
     • Pour examiner et, si nécessaire, ajuster les transactions pointées qui forment la base des temps calculés, sélectionnez l'option 11 = Temps de présence dans l'écran B1 pour le temps actuel. Voir Examen et, si nécessaire, modification des temps calculés.
     • Pour examiner les transactions pointées et les temps calculés sur une période de sept jours et, le cas échéant, approuver les temps, sélectionnez l'option 12 (Liste d'approbation) dans l'écran B1 pour le temps actuel. Appuyez sur Entrée.

   Si vous voulez continuer à travailler avec les temps calculés, effectuez les étapes suivantes. Sinon, appuyez sur F3 pour fermer le programme.

8. Pour consulter et, au besoin, modifier des heures calculées, ouvrez le temps calculé que vous souhaitez examiner plus en détail dans l'écran B1. Appuyez sur Entrée.

   Dans l'écran E, vous verrez, en plus des informations affichées dans l'écran B1, les détails des transactions pointées qui forment la base du temps calculé. Vous voyez le temps, le type de transaction, le statut et le type d'absence, et le numéro de référence (le cas échéant) pour chaque transaction pointée.

   Pour plus de détails sur l'examen et la modification des temps calculés, voir Examen et ajustement des transactions pointées dans Temps de présence.

9. Il est conseillé de vérifier toutes les transactions pointées ambiguës.

   Vous pouvez par exemple parler avec l'employé de l'apparence des transactions suspectes.

10. Modifiez, le cas échéant, la durée du temps calculé et/ou l'approbation dans l'écran E. Appuyez sur Entrée.

    Veuillez noter que vous ne modifiez que la durée du temps, autrement dit le résultat final, pas les facteurs qui étaient à la base du calcul.

    Vous ne pouvez saisir les temps qu'en heures et centièmes d'heures avec un séparateur de période. Par exemple : Si vous souhaitez spécifier un temps d'1 heure et 30 minutes, saisissez '1,50'.

    Vous pouvez approuver le temps en saisissant votre ID utilisateur. Vous pouvez également modifier l'ID. Enfin, vous pouvez supprimer l'approbation de temps (au cas où le temps n'a pas été correctement approuvé).

11. Pour sélectionner une action après examen global, sélectionnez l'une des options suivantes dans l'écran B1 :

    • Si vous êtes satisfait de votre révision, appuyez sur F3 pour quitter le programme.
    • Pour approuver les temps, sélectionnez l'une des options suivantes dans l'écran B1 :
      • Pour approuver les temps un par un, sélectionnez un temps, puis 9 (Approuver). Appuyez sur Entrée.
      • Pour approuver un groupe de temps, appuyez sur F14 (Tout approuver) pour approuver tous les temps affichés dans l'écran.
    • Pour créer de nouveaux temps :

      1. Précisez l'employé, la date de planning et le type de temps auxquels vous voulez que le nouveau temps appartienne dans l'écran B1. Sélectionnez 'Nouveau'.

      2. Précisez dans l'écran E la durée du nouveau temps et approuvez immédiatement, si nécessaire, le nouveau temps en saisissant votre ID d'utilisateur. Appuyez sur Entrée.

    • Pour copier des temps :

      1. Ouvrez le temps à copier dans l'écran B1. Appuyez sur Entrée.

         Cette opération est utile, par exemple, pour qu'un temps fixe qui a été calculé pour un employé soit valide pour d'autres employés.

      2. Indiquez dans l'écran C l'employé et le type de temps auxquels appartient le nouveau temps. Appuyez sur Entrée.

         Veuillez noter que les informations de l'écran E sont valides pour l'employé spécifié ici.

      3. Appuyez sur F12 pour revenir à l'écran B1. Voir Choix d'une action après un examen d'ensemble.

    • Pour supprimer des temps :

      1. Sélectionnez dans l'écran B1 l'option 'Supprimer' pour le temps à supprimer. Appuyez sur Entrée. Appuyez de nouveau sur Entrée pour confirmer la suppression.

         Cette opération peut être utile si un calcul de temps ne doit pas être recalculé et si les seuls temps calculés incorrects à supprimer sont ceux que vous effacez.

      2. Voir Choix d'une action après un examen d'ensemble pour continuer à travailler avec des temps calculés. Sinon, appuyez sur F3 pour quitter le programme.