Contrôle, ajustement et approbation des temps calculés dans Temps de présence

Ce document explique comment gérer les temps calculés à partir de la date du calcul et jusqu'à la date à laquelle ils sont prêts à être transférés à la paie ou à l'historique. Vous devez donc :

Examiner les temps calculés
Le cas échéant, ajuster les temps calculés ou les transactions pointées qui sont la base des temps (si vous avez ajusté des transactions pointées, vous devez recalculer les temps).
Approuver les temps calculés.

Prenez ces mesures avant de transférer les temps calculés à l'historique et au système de paie.

Résultat

Vous avez revu et ajusté les résultats du calcul de temps. En conséquence :

Il n'y a pas de transactions pointées incorrectes pour la période et les employés inclus dans le calcul. Les transactions incorrectes sont celles qui ont été incluses dans le calcul sans représenter la base des temps calculés, puisque ces transactions sont des temps de défection ou contiennent des temps incorrects.
Tous les temps calculés sont approuvés en conformité avec les politiques de la division et les règles pour chaque employé.

Les temps autorisés peuvent être transférés à l'historique et au système de paie. Pour ce faire, allez dans Temps approuvé. Transférer au système de paie/à l'historique (TMS800).

Reportez-vous à chaque instruction apparentée pour les fichiers concernés.

Avant de commencer

Les conditions préalables répertoriées dans Calcul des temps dans Temps de présence doivent être remplies. Le processus doit également être complété, et les temps doivent être calculés.
Vous devez avoir l'autorisation de modifier des données dans Temps de présence. Il est donc nécessaire d'activer le champ 'Changement autorisé' dans Utilisateur. Connecter une autorisation (CRS545/E). Voir Définir un utilisateur et une autorisation utilisateur dans Temps de présence et Traitement des ordres de fabrication.
Si vous prévoyez d'approuver des temps, vous devez avoir l'autorisation appropriée : le champ 'Autorisé à valider' dans 'Utilisateur. Connecter une autorisation' (CRS545/E) doit être activé. Voir Définir un utilisateur et une autorisation utilisateur dans Temps de présence et Traitement des ordres de fabrication.

Suivez les étapes ci-dessous :

Veuillez noter qu'il ne s'agit que d'une description par étapes du processus. En pratique, vous travaillerez en plusieurs étapes à la fois. Après cette section, un flux de travail pratique et un résumé des programmes utilisables sont proposés.

Examen

Examinez les temps qui sont calculés. Si des temps ne vous semblent pas clairs, recherchez-en la cause. Voici comment vous pouvez procéder :
- Examinez les transactions pointés qui représentent la base des temps calculés.
- Examinez les différents paramètres (par exemple, les horaires, les calendriers des employés et les définitions des heures supplémentaires) qui déterminent la manière dont les temps sont calculés.
- Demandez à l'employé la raison de l'écart de ses transactions pointées.
Ajustement

Apportez les ajustements nécessaires. Voici comment vous pouvez procéder :
- Créez, supprimez ou modifiez des transactions pointées.
- Inversez un groupe de temps calculés.
- Dans certains cas, ajustez les paramètres (droits d'heures supplémentaires par exemple).
(Re)calcul

Recalculez les temps auxquels vous avez apporté des modifications. Pour plus d'informations sur le calcul des temps, voir Calcul des temps dans Temps de présence.
Approbation

Approuvez tous les temps calculés. Vous pouvez approuver :
- Les temps d'une liste, soit chaque temps individuellement, soit tous les temps affichés dans l'écran.
- Tous les temps calculés pour un employé et sur une période de sept jours.
Si nécessaire, vous pouvez imprimer un enregistrement avec les temps calculés dans 'Temps calculé. Approuvé' (TMS500) et laisser les employés approuver eux-mêmes également les temps calculés.

Pour plus d'informations sur l'approbation des temps, voir Approbation des temps calculés dans Temps de présence.

Suggestion de workflow pratique

Examen/approbation des temps calculés

Examinez les temps calculés dans 'Temps calculé. Mettre à jour' (TMS220). Approuvez immédiatement les temps qui répondent aux critères d'approbation.
Examen des transactions pointées

Recherchez la raison pour laquelle il existe des temps calculés ambigus (par exemple, si un temps de défection a été créé, ou si beaucoup d'heures supplémentaires ont été calculées pour un employé qui n'a pas droit à des heures supplémentaires). Pour ce faire, allez dans Trans pointage E/S. Ouvrir jour prog (TMS215) en examinant les transactions pointées à la base des temps calculés.

Vous pouvez également procéder ainsi :
- Lancez 'Temps calculé. Approuver sur écran' (TMS230) pour examiner les transactions pointées avec les temps calculés. Pour ajuster les transactions, exécutez (TMS215). Si vous ne voulez pas ajuster les transactions, vous pouvez approuver immédiatement les temps qui n'ont pas encore été approuvés.
- Examinez les horaires, les horaires variables et les définitions de temps dans 'Transaction de pointage en début/fin de service. Afficher par jour de calendrier' (TMS310).
- Etudiez les ambiguïtés avec l'employé.
Sélection d'une action après l'examen

Vous pouvez choisir l'une des actions suivantes :
- Ne pas apporter de modifications. (Notez que vous devez approuver les temps que vous n'avez pas approuvés immédiatement.)
- Ajuster les transactions pointées.
  Si nécessaire, vous pouvez ajuster les transactions pointées dans (TMS215). Vous pouvez par exemple créer, supprimer ou modifier des transactions.
- Supprimer des temps calculés.
  Si nécessaire, vous pouvez supprimer des temps calculés, soit un par un dans (TMS220), soit en groupe dans 'Transaction de pointage en début/fin de service. Inverser' (TMS420).
Temps recalculés, examen et approbation

Si vous avez apporté des modifications ou supprimé des temps calculés, vous devez les recalculer dans la plupart des cas. Pour ce faire, allez dans (TMS230). Vous pouvez également examiner et approuver les temps calculés dans ce programme.

Si vous devez recalculer les temps pour tout un groupe d'employés, vous pouvez aussi utiliser (TMS400). Pour plus d'informations, voir Calcul des temps dans Temps de présence.
Recherche de transactions pointées incorrectes

Si vous n'avez effectué aucun changement, vérifiez une dernière fois le calcul du temps en recherchant les transactions pointées incorrectes (statut 10). Pour ce faire, allez dans Transaction pointage E/S incorrecte. Màj (TMS240).
- Si vous trouvez des transactions incorrectes, retournez à l'activité 2.
- Si vous ne trouvez pas de transactions incorrectes, l'examen est terminé et les temps calculés et approuvés peuvent être transférés à l'historique et au système de paie.

Présentation du programme

Ce tableau contient les programmes qui peuvent être utilisés pour ce processus et explique ce pour quoi ils sont utilisés.


ID de programme	Examen	Ajustement	Approbation	Conseils Ce programme...
(TMS220)	X	X	X	... donne un bon aperçu lors de l'examen des temps calculés. Vous pouvez immédiatement approuver les temps corrects. Veuillez noter que vous n'examinez et ajustez que les temps calculés, et pas les transactions pointées qui sont la base du calcul. Ordre de tri : Les temps sont affichés par employé/service/zone de planification et date de calendrier.
(TMS230)	X		X	... donne un bon aperçu. Si vous devez ajuster des transactions, exécutez (TMS215) et reprenez le recalcul des temps. Veuillez noter que vous pouvez examiner les temps calculés et les transactions pointées simultanément. Ordre de tri : Les temps/transactions sont affichés par employé et sur une période de sept jours.
(TMS215)	X	X		... permet de vérifier et ajuster les transactions pointées ; vous travaillez simultanément avec toutes les transactions effectuées par un employé au cours d'une journée. Ordre de tri : Les transactions sont affichées par employé/service/zone de planification et date calendaire.
(TMS210)	X	X		... permet de vérifier et ajuster des transactions individuelles. Ordre de tri : Les transactions sont affichées une par une.
(TMS310)	X			... permet d'examiner les paramètres (programme, horaires variables, droits d'heures supplémentaires, temps divers, etc.) qui déterminent la manière dont les temps sont calculés. Ce programme peut aider à comprendre pourquoi les temps calculés sont tels qu'ils sont. Ordre de tri : Par employé et date calendaire.
(TMS430)	X			... permet d'examiner la quantité de temps qui a été calculée pour les types de temps de différentes catégories (présence et absence, par exemple). Ordre de tri : Les temps sont affichés par employé/service/zone de planification et la période que vous avez choisie.
(TMS420)		X		… permet d'inverser les temps calculés. Ils sont inversés lorsque vous voulez supprimer les anciens temps pour exécuter un nouveau calcul.
(TMS240)	X	X		... permet de rechercher et ajuster les transactions pointées incorrectes (statut 10).