Intervention sur site avec achat direct (enregistré en tant que coût divers)

Ce document explique comment traiter un ordre de travail d'intervention sur site et enregistrer l'achat d'un article tout en effectuant le travail. Le processus démarre par la saisie de l'ordre via l'enregistrement de l'ordre de travail, et se termine par la facturation.

Les ordres de travail de terrain sont des scénarios typiques de ce processus : le technicien achète un article dans un magasin local et le coût de l'article acheté doit être enregistré avec l'ordre de travail et facturé au client. L'article n'est en général pas en stock, par exemple une pièce spéciale que le client a demandé d'installer, ou un boulon ou un roulement standard pouvant être acheté dans une quincaillerie locale.

Le processus démarre par la saisie de l'ordre à la suite de l'affectation d'un technicien à l'ordre. Les étapes d'enregistrement comprennent l'ajout de l'article acheté à l'ordre de travail en tant que coût divers, l'approbation du coût (tâche de responsable), l'enregistrement du temps de main-d'œuvre utilisé, l'archivage du rapport d'erreur de service et la clôture de l'opération. La clôture de l'ordre de travail et la facturation sont automatisées lors de la clôture de l'opération.

Les éléments d'enregistrement du processus peuvent être effectués dans M3 BE ou dans l'application MFS (Mobile Field Service). Ce document couvre uniquement l'enregistrement dans M3 BE.

Restrictions

Ce document ne décrit pas les étapes nécessaires si vous utilisez l'application MFS (Mobile Field Service) pour l'enregistrement des ordres de travail.

Résultat

La commande de vente de maintenance et l'ordre de travail sont créés, enregistrés, clôturés et facturés.

Avant de commencer

Pour obtenir des informations sur les conditions préalables, reportez-vous aux documents suivants et appliquez les recommandations de configuration fournies :

  1. Un contrat de maintenance valide doit être créé dans le programme 'Contrat de maintenance. Ouvrir' (COS410).

  2. Il doit exister une définition de service valide dans Service. Ouvrir (MOS300).

  3. Sélectionnez un type d'ordre à l'aide de 'Fonction manuelle suivante' = 5 (Début d'ordre de travail). Voir Création d'un type de commande de vente de maintenance.

  4. Voir Définition d'un type d'ordre de travail.

    1. Dans Type d'ordre de travail. Ouvrir (MOS120/E) :

      • Définissez 'Catégorie OT' sur '70-Service'.
      • Définissez le paramètre 096 'Rapport d'erreur de service obligatoire' sur '2-Toujours obligatoire'.

    2. Dans (MOS120/F), définissez le paramètre 100 'Objet de maintenance doit-il màj le plan MRP ?' sur '0-Non'.

    3. Dans (MOS120/I) :

      • Définissez le paramètre 380 'Validation de transactions de temps obligatoire' sur '0-Pas obligatoire'.
      • Définissez le paramètre 390 'Employé obligatoire lors enregistrement opération' sur '1 (OUI)'.

  5. L'approbation automatique de l'historique des services doit être activée dans Service. Connecter établissement (MOS301/E) en définissant 'Approbation automatique' sur '1=Oui'. Voir Définition des paramètres de base des services.

  6. La méthode de sortie '4-Postdéd opé 2' ou '6-PostdédOp2' doit être appliquée aux composants dans Article. Connecter dépôt (MMS002/G). Voir .

  7. Dans Personne. Ouvrir (CRS530/G), indiquez le dépôt et l'emplacement de l'employé. Voir .

  8. Voir Configuration de l'affectation d'employés.

    Dans 'Paramètres - Affectation employé' (CBS020/E) :

    • Définissez le paramètre 'Affect employé' sur '1-Manuel'.
    • Spécifiez un 'type de capacité pour affectation auto' et un 'élément opérationnel'.

  9. Dans Paramètres - Maintenance 1 (CRS788/E), définissez le paramètre 49 'Coût divers défini comme article' sur 1. Voir Définition des paramètres de la maintenance 1 (CRS788).

  10. Voir Créer un type de coût divers défin en tant qu'article.

    1. Dans Article. Ouvrir (MMS001/E), sélectionnez un 'Type article' avec le paramètre 'Catégorie d'article' défini sur '13-Non matériel' dans CRS040/E.

    2. Dans (MMS001/G), définissez le paramètre 'Type non matériel' sur '6-Frais'.

    3. Dans (COS160/E), définissez le paramètre 'Validation de frais obligatoire' sur 1.

Suivez les étapes ci-dessous :

  1. Voir Saisie rapide d'une commande de vente de maintenance standard.

    L'instruction est basée sur la séquence écran 9 dans (COS130/P).

    1. Démarrez CDV maintenance. Saisie rapide (COS130)

    2. Renseignez les informations requises : client, contrat, produit, numéro de lot, service, établissement et type d'ordre.

    3. Renseignez le champ Adresse CVM, c'est-à-dire l'adresse où le travail doit être effectué. Cette adresse est requise pour les types d'ordre de travail ayant la catégorie de service 70.

    4. Renseignez les autres informations facultatives, par exemple les dates de début et de fin demandées, le cas échéant.

    5. Appuyez sur Entrée ou cliquez sur 'Suivant' pour créer la commande de vente de maintenance. La séquence écran 9 lance le programme 'Demande de travail. Ouvrir' (MOS170).

      La confirmation de la commande de vente de maintenance déclenche automatiquement les activités suivantes :

      • Un en-tête et une ligne de commande de vente de maintenance sont créés.
      • Une demande de travail est créée dans (MOS170).
      • La demande de travail créée est émise.
      • Un ordre de travail est créé dans 'Ordre de travail. Ouvrir' (MOS100).

    6. Facultatif : Dans 'Demande de travail. Ouvrir' (MOS170), vous pouvez vérifier le futur travail non planifié pour l'unité client et l'ajouter à la commande de vente de maintenance.

  2. Voir Planification à l'aide du module Tableau de planification de la maintenance.

    Le tableau de planification de la maintenance permet de planifier l'ordre de travail sur le court terme, généralement dans un intervalle de 1 à 14 jours.

    1. Démarrez Tableau de planif de maintenance. Ouvrir (MOS199).

    2. Filtrez sur le 'service', le 'poste de charge', la 'zone de planification' et le 'responsable intervention' adéquats, et sélectionnez l'intervalle de dates souhaité. Cliquez sur Appliquer.

    3. Identifiez l'ordre de travail concerné et faites-le glisser sur le technicien disponible approprié afin de lui affecter ce travail.

    Le technicien sélectionné se voit affecter l'élément d'opération de l'ordre de travail.

  3. Les ordres de travail affectés à des employés spécifiques peuvent être identifiés et vérifiés dans Planning travail. Ouvrir boîte à outils (MOS195) à l'aide de l'ordre de tri et de la vue adéquats. Voir Plannings de travail pour la maintenance.

  4. Voir Enregistrement de frais et coût divers.

    1. Dans (MOS195), sélectionnez l'option associée 60 (Frais) pour lancer CVM. Enregistrer les dépenses (COS150).

    2. Ajoutez l'article de coût divers en renseignant les champs obligatoires et en appuyant sur Entrée. La ligne de coût divers est ajoutée avec le statut 10 (Préliminaire). Une ligne correspondante est créée dans (MOS101) pour l'article de coût divers.

    3. Sélectionnez l'option associée '8-Soumettre pour valid'. L'approbation obligatoire étant activée pour le type de coût dans (COS160), le statut est maintenant '20-Définitif' et le coût doit être approuvé avant de pouvoir être transféré vers la spécification de facture.

    4. Sélectionnez l'option associée '9-Approuver'. Le statut passe d'abord à 30, puis à 90, indiquant que la transaction a été transférée vers la spécification de facture.

  5. Voir Rapport d'erreur de service (obligatoire/facultatif).

    Si le rapport d'erreur de service est activé pour le type d'ordre de travail dans Type d'ordre de travail. Ouvrir (MOS120), un rapport préliminaire a été créé dans Rapport erreur service. Ouvrir (MOS057/B) en fonction des informations spécifiées dans (COS130) lors de la saisie de l'ordre.

    Ce rapport d'erreur de service doit être complété avant la clôture de l'ordre de travail.

    1. Dans Program travail. Ouvrir boîte à outils (MOS195), sélectionnez l'ordre de réquisition '86 – Rapport d'erreur de service' pour créer ou modifier le rapport d'erreur de service, puis lancez (MOS057).

    2. Finalisez le rapport de service préliminaire dans (MOS057/E) et définissez son statut sur '20-Terminé'. Si le rapport d'erreur de service obligatoire n'est pas activé, un nouveau rapport peut être créé à l'aide de l'action '1-Créer' depuis (MOS057/B).

    3. Fermez (MOS057) pour retourner à (MOS195).

  6. Enregistrement d'une transaction de feuille de temps unique dans (MOS077).

    1. Les heures de travail sont consignées dans Enregistrer transac feuille temps unique (MOS077) à l'aide de l'option associée '61-Enregistrer transac feuille temps unique' depuis Program travail. Ouvrir boîte à outils (MOS195).

    2. Dans (MOS077/E), indiquez l'employé qui a effectué le travail. Si un employé se voit affecter l'opération d'ordre de travail, cet employé est renseigné par défaut dans le champ 'code employé'.

    3. Le numéro d'ordre de travail, le numéro d'opération et le service sont renseignés avec des valeurs par défaut.

    4. Renseignez le champ 'Temps main d'œuvre utilisé' et/ou les champs 'Temps déplacmnt' et 'Date de début'.

    5. Vous pouvez également renseigner le champ 'Type coût'. Une valeur par défaut est sélectionnée en fonction des paramètres définis dans (PCS100).

    6. Vérifiez que l'indicateur d'achèvement manuel est coché afin de clôturer l'opération automatiquement.

    7. Si l'opération est clôturée, aucun temps supplémentaire ne peut être enregistré pour cette opération sans la rouvrir.

    8. Appuyez sur Entrée pour confirmer.

    La configuration suggérée dans la section 'Avant de commencer' implique l'exécution automatique des étapes suivantes :

    • Les composants sont émis depuis le dépôt et l'emplacement de l'employé affecté (définis dans CRS530).
    • L'opération est clôturée (statut 90).
    • Le service est approuvé dans 'Equipement. Ouvrir historique service' (MOS180).
    • L'ordre de travail est clôturé (statut 97).
    • La ligne CVM est approuvée pour facturation (statut 50).
    • La ligne CVM est facturée (statut 70).

    L'ordre de travail est mis à jour avec le statut '97-Facturé' et la ligne de commande de vente de maintenance avec le statut '70-Facturé'.

  7. La facture CVM est imprimée conformément aux paramètres définis dans Sélection service de sortie. Ouvrir (MNS204) et Sélection support de sortie. Ouvrir (MNS205). La facture peut être vérifiée dans 'Facture maintenance. Afficher' (COS350). Voir Imprimer une facture de CVM.

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