Intervention sur site avec achat direct (enregistré en tant que coût divers)

Ce document explique comment traiter un ordre de travail d'intervention sur site et enregistrer l'achat d'un article tout en effectuant le travail. Le processus démarre par la saisie de l'ordre via l'enregistrement de l'ordre de travail, et se termine par la facturation.

Les ordres de travail de terrain sont des scénarios typiques de ce processus : le technicien achète un article dans un magasin local et le coût de l'article acheté doit être enregistré avec l'ordre de travail et facturé au client. L'article n'est en général pas en stock, par exemple une pièce spéciale que le client a demandé d'installer, ou un boulon ou un roulement standard pouvant être acheté dans une quincaillerie locale.

Le processus démarre par la saisie de l'ordre à la suite de l'affectation d'un technicien à l'ordre. Les étapes d'enregistrement comprennent l'ajout de l'article acheté à l'ordre de travail en tant que coût divers, l'approbation du coût (tâche de responsable), l'enregistrement du temps de main-d'œuvre utilisé, l'archivage du rapport d'erreur de service et la clôture de l'opération. La clôture de l'ordre de travail et la facturation sont automatisées lors de la clôture de l'opération.

Les éléments d'enregistrement du processus sont effectués dans M3 BE ou dans l'application MFS (Mobile Field Service). Ce document couvre uniquement l'enregistrement dans M3 BE.

Restrictions

Ce document ne décrit pas les étapes nécessaires si vous utilisez l'application MFS (Mobile Field Service) pour l'enregistrement des ordres de travail.

Résultat

La commande de vente de maintenance et l'ordre de travail sont créés, enregistrés, clôturés et facturés.

Avant de commencer

Pour obtenir des informations sur les conditions préalables, reportez-vous aux documents suivants et appliquez les recommandations de configuration fournies :

  1. Définissez un contrat de maintenance dans 'Contrat de maintenance. Ouvrir' (COS410).

  2. Il doit exister une définition de service valide dans 'Service. Ouvrir' (MOS300).

  3. Sélectionnez un type d'ordre à l'aide de l'option Fonction manuelle suivante définie sur 5 (Début d'ordre de travail). Voir Création d'un type de commande de vente de maintenance.

  4. Voir Définition d'un type d'ordre de travail.

    1. Dans 'Type d'ordre de travail. Ouvrir' (MOS120/E) :

      • définissez Catégorie OT sur 70 (Service).
      • Définissez le paramètre 096 - Rapport d’erreur de service obligatoire sur 2 (Toujours obligatoire), ou 5 (Toujours obligatoire, statut maximum 20, même après l’impression).

    2. Dans (MOS120/F), définissez le paramètre 100 - Objet de maintenance doit-il màj le plan MRP ? sur 0 (Non).

    3. Dans (MOS120/I) :

      • 380 - Approbation des transactions de temps obligatoire sur 0 (Pas obligatoire).
      • Définissez le paramètre 390 - Employé obligatoire lors enregistrement opération sur 1 (Oui).

  5. L'approbation automatique de l'historique des services est activée dans 'Service. Connecter établissement' (MOS301/E) en définissant Approbation automatique sur 1 (Oui). Voir Définition des paramètres de base des services.

  6. Utilisez la méthode de sortie 4 (Op postdéd 2) ou 6 (Op postdéd 2) pour les composants dans 'Article. Connecter dépôt' (MMS002/G). Voir .

  7. Dans 'Personne. Ouvrir' (CRS530/G ), spécifiez des valeurs dans les champs Dépôt et Emplacement pour l’employé. Voir .

  8. Voir Configuration de l'affectation d'employés.

    Dans 'Paramètres - Affectation employé' (CBS020/E) :

    • définissez le paramètre Affect employé sur 1 (Manuel).
    • Saisissez des valeurs dans les champs Auto aff capac et Elément opér.

  9. Dans 'Paramètres - Maintenance 1' (CRS788/E), définissez le paramètre 49 - Coût divers défini comme article sur 1. Voir Définition des paramètres de la maintenance 1 (CRS788).

  10. Voir Créer un type de coût divers défin en tant qu'article.

    1. Dans 'Article. Ouvrir' (MMS001/E), sélectionnez un Type article avec le paramètre Catégorie d'article défini sur 13 (Non matériel) dans CRS040/E.

    2. Dans (MMS001/G), définissez le paramètre Type non matériel sur 6 (Frais).

    3. Dans (COS160/E), définissez le paramètre Validation de frais obligatoire sur 1.

Suivez les étapes ci-dessous :

  1. Voir Saisie rapide d'une commande de vente de maintenance standard.

    Ces instructions sont basées sur la séquence d'écran 9 dans (COS130/P).

    1. Démarrez 'CDV maintenance. Saisie rapide' (COS130).

    2. Fournissez les informations requises suivantes :
      • Client
      • Contrat
      • Produit
      • Numéro de lot
      • Service
      • Etablissement
      • Type commande

    3. Spécifiez Adresse CVM c’est-à-dire l’adresse où le travail est effectué. Cette adresse est requise pour les types d'ordre de travail ayant la catégorie de service 70.

    4. Renseignez les autres informations facultatives, par exemple les dates de début et de fin demandées, le cas échéant.

    5. Cliquez sur Entrée ou Suivant pour créer la commande de vente de maintenance. La séquence écran 9 lance le programme 'Demande de travail. Ouvrir' (MOS170).

      La confirmation de la commande de vente de maintenance déclenche automatiquement les activités suivantes :

      • Un en-tête et une ligne de commande de vente de maintenance sont créés.
      • Une demande de travail est créée dans (MOS170).
      • La demande de travail créée est émise.
      • Un ordre de travail est créé dans 'Ordre de travail. Ouvrir' (MOS100).

    6. Dans (MOS170), vous pouvez vérifier le futur travail non planifié pour l'unité client et l'ajouter à la commande de vente de maintenance.

  2. Voir Planification à l'aide du module Tableau de planification de la maintenance.

    La table de planification de la maintenance permet de planifier l'ordre de travail sur le court terme, généralement dans un intervalle de 1 à 14 jours.

    1. Démarrez 'Tableau de planif de maintenance. Ouvrir' (MOS199).

    2. Filtrez sur le service, le poste de charge, la zone de planification et le responsable intervention adéquats, et sélectionnez l'intervalle de dates souhaité. Cliquez sur Appliquer.

    3. Identifiez l'ordre de travail concerné et faites-le glisser sur le technicien disponible approprié afin de lui affecter ce travail.

    Le technicien sélectionné se voit affecter l'élément d'opération de l'ordre de travail.

  3. Les ordres de travail affectés à des employés spécifiques peuvent être identifiés et vérifiés dans 'Planning travail. Ouvrir boîte à outils' (MOS195) à l'aide de l'ordre de tri et de la vue adéquats. Voir Plannings de travail pour la maintenance.

  4. Voir Enregistrement des coûts divers.

    1. Dans (MOS195), sélectionnez l’option associée 60 (Frais) pour lancer le programme 'Enreg coût divers. Ouvrir' (COS155).

    2. Ajoutez l’article de coût divers en spécifiant les champs requis et en appuyant sur Entrée. La ligne de coût divers est ajoutée avec le statut 10 (Préliminaire). Une ligne correspondante est créée dans (MOS101) pour l'article de coût divers.

    3. Sélectionnez l’option associée 21 (Confirmer). Etant donné que l’approbation obligatoire du type de coût est activée dans (COS160), le statut passe à 20 (Approuver) et le coût doit être approuvé avant le transfert vers la spécification de facture.

    4. Sélectionnez l’option associée 22 (Approuver). Le statut passe à 30 puis à 90, indiquant que la transaction est transférée vers la spécification de facture.

  5. Vérifiez Rapport d'erreur de service, si nécessaire.

    Si le rapport d'erreur de service est activé pour le type d'ordre de travail dans 'Type d'ordre de travail. Ouvrir' (MOS120), un rapport préliminaire est créé dans 'Rapport erreur service. Ouvrir' (MOS057/B) en fonction des informations spécifiées dans (COS130) lors de la saisie de l'ordre.

    Terminez le rapport d’erreur de service avant la clôture de l’ordre de travail.

    1. Dans (MOS195), sélectionnez l’option associée 86 (Rapport erreur service) pour créer ou modifier le rapport d’erreur de service, puis démarrez (MOS057).

    2. Finalisez le rapport de service préliminaire dans (MOS057/E) et définissez son statut sur 20 (Terminé). Si aucun rapport d’erreur de service obligatoire n’est activé, vous pouvez créer un nouveau rapport avec l’action 1 (Créer) depuis (MOS057/B).

    3. Fermez (MOS057) pour retourner à (MOS195).

  6. Enregistrez une transaction unique de feuille de temps dans 'Enregistrer transac feuille temps unique' (MOS077).

    1. Les heures de travail sont enregistrées dans (MOS077) à l'aide de l'option associée 61 (Enregistrer transac feuille temps unique) de (MOS195).

    2. Dans (MOS077/E), indiquez l'employé qui a effectué le travail. Si un employé se voit affecter l'opération d'ordre de travail, cet employé est la valeur par défaut dans le champ Code employé.

    3. Les valeurs par défaut incluent le numéro d'ordre de travail, le numéro d'opération et le service.

    4. Renseignez le champ Temps main d'œuvre utilisé et/ou les champs Temps déplacmnt et Date de début.

    5. Facultativement, indiquez le type de calcul de prix de revient. Une valeur par défaut est sélectionnée en fonction des paramètres définis dans (PCS100).

    6. Vérifiez que l'indicateur d'achèvement manuel est coché afin de clôturer l'opération automatiquement.

    7. Si l'opération est clôturée, aucun temps supplémentaire ne peut être enregistré pour cette opération sans la rouvrir.

    8. Appuyez sur Entrée pour confirmer.

    La configuration suggérée dans la section Avant de commencer implique l'exécution automatique des étapes suivantes :

    • Les composants sont émis depuis le dépôt et l'emplacement de l'employé affecté (définis dans (CRS530)).
    • L'opération est clôturée avec le statut 90.
    • Le service est approuvé dans 'Equipement. Ouvrir historique service' (MOS180).
    • L'ordre de travail est clôturé avec le statut 97.
    • La ligne de commande de vente de maintenance est approuvée pour la facturation avec le statut 50.
    • La ligne CVM est facturée avec le statut 70.

    L'ordre de travail est mis à jour sur le statut 97 (Facturé) et la ligne de commande de vente de maintenance est mise à jour sur 70 (Facturé).

  7. La facture CVM est imprimée conformément aux paramètres définis dans 'Sélection service de sortie. Ouvrir' (MNS204) et 'Sélection support de sortie. Ouvrir' (MNS205). La facture peut être vérifiée dans 'Facture maintenance. Afficher' (COS350). Voir Imprimer une facture de CVM.

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