Traitement des erreurs de facture CVM

Résultat

Un traitement des commandes de vente de maintenance ne peut être approuvé pour facturation que si l'une des quatre conditions suivantes est vraie :

1. Situation d'erreur détectée par (COS071Fnc) ou (COS072Fnc) lors du traitement de (COS900). Le premier de ces messages d'erreur est affiché dans (COS870).

2. Référence CVM ou OT introuvable dans (COS900).

3. Enregistrement introuvable dans le programme de fonction (COCLCINV1U – COCLCINV2U).

4. Enregistrement de garantie introuvable dans le programme de fonction (COCLCINV1U – COCLCINV2U).

Lorsque l'une de ces conditions d'erreur est identifiée, la transaction associée est disponible dans (COS870) pour correction et re-traitement.

Workflow

Approbation de la CVM pour facturation dans (COS100), (COS101)

Lors de l'approbation d'une CVM pour facturation à l'aide de l'option 24 dans (COS100) ou (COS101), un contrôle est effectué pour vérifier s'il existe dans le fichier de tâche automatique (AINUPD) des transactions correspondant au numéro d'ordre avec un code d'erreur. Ces transactions n'ont pas encore mis à jour la spécification de facture. Si l'ordre est facturé sans corriger ces erreurs, elles ne seront pas incluses dans la facture et un suivi manuel devra être effectué. Un message d'erreur s'affiche là où des erreurs existent.

Si l'approbation automatique est sélectionnée pour le type d'ordre CVM, le même contrôle qu'avec l'option 24 est effectué. Si une erreur est identifiée, un message d'erreur est envoyé à l'utilisateur et le statut de la CVM reste 40.

A la réception de ce message d'erreur, la transaction fautive doit être corrigée pour qu'il soit possible d'approuver l'ordre pour facturation. L'utilisateur peut soit appliquer la correction dans (COS870), soit demander à la personne responsable de la CVM de s'en charger.

Message d'application 751 envoyé au responsable de la CVM

Lorsqu'une erreur est identifiée dans le cadre d'une mise à jour générée par le système (COS900), le message d'application 751 (erreur détectée dans la transaction de facture liée à l'ordre) est envoyé à la personne responsable de la CVM, indiquée dans le champ 'Resp' de l'en-tête de l'ordre CVM. Si le responsable est introuvable, un message est envoyé au responsable système (MOVEX).

Gestion de la boîte aux lettres des messages d'application dans (CRS420)

Si vous sélectionnez l'option 11 (Ouvrir) pour le message d'application requis dans 'Message d'application. Ouvrir' (CRS420), le programme 'Journal d'erreurs factures CVM. Ouvrir' (COS870) s'ouvre. Notez que le numéro d'ordre inclus dans le message doit être sauvegardé pour utilisation ultérieure, car il n'est pas transmis à (COS870).

Gestion et correction des erreurs dans (COS870)

Dans 'Journal d'erreurs factures CVM. Ouvrir' (COS480), un scénario erroné (parmi les 4 scénarios erronés susceptibles de se produire) peut survenir dans le cadre de la gestion de cette vue :

1. Situation d'erreur détectée par (COS071Fnc) ou (COS072Fnc) lors du traitement de (COS900). Le premier de ces messages d'erreur est affiché.

2. Référence CVM ou OT introuvable dans (COS900).

3. Enregistrement introuvable dans le programme de fonction (COCLCINV1U – COCLCINV2U).

4. Enregistrement de garantie introuvable dans le programme de fonction (COCLCINV1U – COCLCINV2U).

Les informations affichées dans cette vue peuvent être configurées dans les programmes :

• 'Paramètres ctl objet disponibles. Ouvrir' (CMS016)
• 'Evénement. Ouvrir' (CRS019)
• 'Vue. Ouvrir' (CRS020)

Suivez les étapes ci-dessous :

1. Ouvrez (COS870) et repérez la transaction correspondant au numéro d'ordre CVM requis.

2. Commencez par re-traiter l'enregistrement, car il se peut que la situation d'enregistrement ait déjà été corrigée par un autre utilisateur. Utilisez l'option associée 11 (Envoyer) pour inclure un contrôle de l'erreur dans le traitement (COS900). (COS900) s'exécute en tant que tâche automatique qui recherche en permanence des enregistrements nouveaux et mis à jour ne présentant pas d'erreur à retraiter. Si aucune erreur n'est détectée, l'enregistrement met à jour la spécification de facture et est supprimé du journal des erreurs (COS870).

3. Si l'erreur persiste, l'enregistrement est ré-affiché et le code d'erreur et la situation d'erreur doivent être corrigés, soit en modifiant les données de base dans le système, soit en modifiant ou en corrigeant certains des champs de l'enregistrement.

4. Déterminez le champ fautif en consultant l'ID du message et le texte du message, par exemple 'Le poste de charge variant est introuvable'.

5. Contrôlez les données de base dans le champ fautif et vérifiez si la transaction est incorrecte ou si des données de base doivent être mises à jour ou ajoutées (voir ci-dessous).

6. Si des données de base sont manquantes, mettez à jour la table M3 correspondante et re-traitez la transaction à l'aide de l'option 11 (Envoyer) tel que décrit ci-dessus.

7. Si le champ dans la transaction est incorrect, vérifiez s'il est déjà modifiable dans une vue existante. Si tel est le cas, sélectionnez cette vue, modifiez le champ et traitez à nouveau l'enregistrement à l'aide de l'option 11 (Envoyer).

8. Si le champ à corriger est introuvable dans une définition de vue existante, il doit être ajouté en tant que champ modifiable dans la vue définie par l'utilisateur dans (COS870). Pour ce faire, suivez ces étapes :

   1. Dans le champ Ordre de tri, appuyez deux fois sur F4.

   2. (CRS020) s'affiche.

   3. Sélectionnez l'option 'Modifier' pour ouvrir (CMS016), où le champ requis peut être ajouté dans la colonne des champs, soit en saisissant son nom, soit en parcourant la liste des champs dans le groupe de champs et en sélectionnant le champ requis.

   4. Une fois le nouveau champ sélectionné, appuyez sur Entrée pour le confirmer, puis insérez un '1' dans la colonne 'Modifier' pour indiquer qu'il doit être modifiable dans la vue.

   5. Appuyez sur Entrée, cliquez sur 'Appliquer', puis appuyez sur Fermer (F3) pour retourner à (CRS020).

   6. Dans (CRS020), utilisez l'option 1 (Sélectionner) pour retourner à (COS870), où le champ est désormais disponible pour la saisie.

   7. Recommencez la procédure à partir de l'étape 8 jusqu'à ce que tous les champs requis soient modifiables.

9. Recommencez la procédure à partir de l'étape 4 jusqu'à ce que toutes les erreurs soient corrigées et re-traitées.