Estimation et création de devis pour un ordre de travail

Ce document explique comment estimer et créer des devis pour un client en fonction d'un ordre de travail.

Ce processus s'applique lorsqu'un client a envoyé un composant en réparation et souhaite connaître les opérations à réaliser, ainsi que le montant facturé.

L'estimation basée sur l'ordre de travail est utile lorsque vous devez commencer à travailler sur le composant avant d'établir l'estimation. Il convient d'indiquer si le traitement de l'ordre de travail doit être suspendu ou non jusqu'à l'approbation du devis.

Résultat

Le travail est estimé.
Un ou plusieurs devis contenant les informations tarifaires liées au service sont créés, puis envoyés au client.
Le client a approuvé ou rejeté le travail suggéré et les coûts associés.
Le travail peut reprendre sur l'objet de maintenance.
Le travail rejeté peut être modifié ou supprimé.

Pour plus d'informations sur la manière dont le système est affecté, reportez-vous aux documents répertoriés dans la section Voir également.

Avant de commencer

Un ordre de travail doit exister dans Ordre de travail. Ouvrir (MOS100).
L'ordre de travail doit être lié à une commande de vente de maintenance dans Commandes de vente maintenance. Ouvrir (COS100).
Vous devez avoir décidé si le traitement de l'ordre de travail doit être suspendu ou non :

S'il est suspendu, il convient d'attendre l'approbation du devis pour continuer à travailler sur l'objet de maintenance. L'option est sélectionnée en définissant la méthode de calcul des prix d'intervention sur la ligne de commande de vente de maintenance (CVM) sur 9 (Devis) dans Commandes de vente maint. Ouvrir ligne (COS101). Cette option est utile si la réalisation des travaux dépend essentiellement de la réponse du client.
S'il n'est pas suspendu, vous pouvez continuer à travailler sur l'objet de maintenance et même clôturer l'ordre de travail avant d'avoir reçu une réponse du client quant au devis. L'option est sélectionnée en définissant la méthode de calcul des prix d'intervention sur la ligne de commande de vente de maintenance (CVM) sur 8 (Devis), pas d'arrêt du flux de l'ordre de travail' dans Commandes de vente maint. Ouvrir ligne (COS101). Cette option est utile lorsque vous devez gérer un grand nombre d'ordres de travail dans des délais serrés et que le client accepte généralement les devis.

Suivez les étapes ci-dessous :

Définition de l'estimation comme terminée dans l'ODT et confirmation de l'estimation

Indiquez que l'estimation du contenu de tâches liées à un ordre de travail est terminée. Cette opération doit être effectuée dans Ordre de travail. Ouvrir (MOS100), généralement par la personne en charge de l'estimation du travail. Une fois cette opération effectuée, l'ordre de travail obtient le statut Q1 (Estimation effectuée) (pour un ordre de travail suspendu) ou le message d'action Q1 est généré (pour un ordre de travail non suspendu).

Indiquez que l'estimation du travail est confirmée et approuvée. Cette opération doit également être effectuée dans (MOS100), généralement par un responsable. Une fois l'estimation approuvée, le service client peut générer un nouveau devis. Suite à cela, l'ordre de travail obtient le statut Q2 (Estimation confirmée) (pour un ordre de travail suspendu) ou le message d'action Q1 est généré (pour un ordre de travail non suspendu).
Identification du travail estimé et création d'un devis

Identifiez les ordres de travail entièrement estimés dans (MOS100). Il convient ensuite de générer un devis afin de présenter au client le contenu des tâches demandées et les informations tarifaires liées au service.

Créez le devis dans le programme 'CDV maintenance. Créer devis' (COS107).

A ce stade du processus, un forfait est généralement établi et proposé au client. Indiquez ce forfait dans la ligne CVM et définissez la méthode de calcul des prix d'intervention sur un forfait total (SPM 4) dans l'écran (COS101/E). Cette opération peut être effectuée suite à l'approbation du devis par le client.
Impression et envoi du devis au client

Imprimez et envoyez le devis au client pour approbation dans 'Devis maintenance. Ouvrir informations' (COS115).

Suite à cela, l'ordre de travail obtient le statut Q3 (Devis imprimé) (pour un ordre de travail suspendu) ou le message d'action Q3 est généré (pour un ordre de travail non suspendu).
Enregistrement de la réponse du client

Enregistrez la réponse du client dans 'Devis maintenance. Ouvrir informations' (COS115).

La valeur définie pour le statut du devis varie suivant la réponse du client. Il en va de même pour le statut de l'ordre de travail (pour un ordre de travail suspendu) ou le message d'action généré (pour un ordre de travail non suspendu).
Modification de l'ordre de travail/Réalisation du travail approuvé

Modifiez le contenu des tâches pour les devis rejetés ou partiellement acceptés.

Il est par exemple possible de supprimer des composants et des opérations afin de réduire le coût. Cette opération doit être effectuée dans Ordre de travail. Ouvrir ligne (MOS101). Il est conseillé d'utiliser l'ordre de tri 19 à cette fin. Cela permet d'obtenir une vue d'ensemble en plein écran des opérations et composants liés à l'ordre de travail, ainsi que du budget et des coûts connexes. Toute modification des opérations et composants entraîne la mise à jour des valeurs liées au budget et aux coûts.

Il est également possible de réduire le prix facturé pour le travail. Notez toutefois que le profit sera réduit en conséquence.

Les travaux connectés à des devis approuvés peuvent être démarrés.