Imprimer une facture de CVM

Résultat

Une facture est imprimée et peut être envoyée au client. La facture peut comporter l'une des caractéristiques suivantes :

• La facture couvre toutes les transactions liées à une ligne CVM. Dans ce cas, le statut de ligne est défini sur 70 (Facturé).
• Lors de l'impression d'une facture au compteur, la facturation est effectuée pour les valeurs enregistrées réelles ou pour des valeurs planifiées, selon le plan opérationnel. Au besoin, une facture peut être créée pour tenir compte des écarts de la période précédente.
• Lors de l'exécution de la facturation d'acompte, une facture couvrant un montant spécifique est imprimée.
• Lorsque la facturation partielle est effectuée, tous les travaux qui sont enregistrés au moment de la facturation sont facturés. Dans ce cas, le statut de la ligne de commande de vente de maintenance est défini sur 60 (Partiellement facturé).

Les ordres entièrement facturés peuvent être transférés manuellement au système financier. Cette opération est nécessaire si les données de l'ordre ne sont pas transférées automatiquement.

Les ordres facturés à l'avance peuvent être définis comme finaux une fois le travail terminé.

Enfin, les ordres partiellement facturés peuvent être facturés comme finaux et clôturés.

Avant de commencer

• Les conditions préalables répertoriées dans Gestion de la facturation d'une commande de vente de maintenance doivent être remplies.
• Pour la facturation normale, une ligne de commande de vente de maintenance approuvée pour la facturation Gestion de la facturation d'une commande de vente de maintenance (statut 50) doit exister.
• Pour la facturation d'acompte, il doit exister un enregistrement de facture d'acompte dans 'CDV maintenance. Facturer acomptes' (COS102).
• Pour la facturation partielle, au moins un enregistrement doit exister dans 'CVM. Vérifier spéc facture préliminaire' (COS170), et le type de CVM doit être défini de façon à autoriser la facturation partielle.

Suivez les étapes ci-dessous :

1. Démarrez le programme 'Facture maintenance. Imprimer' (COS180/E).

   Démarrez-le directement à partir du menu (recommandé pour la facturation basée sur compteur) ou via l'une des méthodes suivantes :

   • Démarrez le programme 'CDV maintenance. Ouvrir boîte à outils' (COS280) ou 'Commandes de vente maintenance. Ouvrir' (COS100/B). Sélectionnez la commande connectée à la ligne de commande à facturer, puis sélectionnez l'option associée 30 (Imprimer facture) pour afficher le programme 'Facture maintenance. Imprimer' (COS180).
   • Démarrez (COS280/B) ou (COS100/B). Sélectionnez la commande connectée à la ligne de commande à facturer, puis sélectionnez l'option associée 11 = Lignes CVM pour afficher (COS101/B). Sélectionnez la ligne de commande de vente de maintenance à facturer et sélectionnez l'option associée 35 = Imprimer la facture pour afficher (COS180).

2. Sélectionnez l'une des options suivantes avant de poursuivre :

   • Imprimer la facture pour une CVM standard ou une ligne CVM
   • Imprimer la facture et/ou la facture de rapprochement pour la facturation du contrat
   • Imprimer la facture d'acompte
   • Imprimer la facture partielle
   • Imprimer la facture périodique CVM

Imprimer la facture pour une CVM standard ou une ligne CVM

1. Sur l'écran (COS180/E), vérifiez que la date de facturation et la date comptable sont correctes.

2. Assurez-vous que les options 'Facture lettrage' et 'Clôt lig cp' ne sont pas sélectionnées.

3. Définissez le code de facture périodique adéquat.

   Les codes suivants sont valides :

   • 1 pour facturer tous les ordres facturables, portant le statut 50.
   • 2 pour facturer uniquement les ordres devant générer une facture individuelle (une facture par ordre).
   • 3 pour facturer uniquement les factures récapitulatives Notez que cette option n'est pas disponible lorsque la facture est divisée entre plusieurs payeurs.

4. Sélectionnez les éléments requis dans les champs de début et de fin. Appuyez sur Entrée pour afficher l'écran G.

   Notez également que vous ne pouvez pas sélectionner de périodes pour la facturation des commandes de vente de maintenance standard. Ces champs sont uniquement utilisés pour la facturation de contrat.

5. Indiquez si le format de la spécification de facture défini dans la commande de vente doit être remplacé par celui spécifié ici. Indiquez également le format de spécification de facture à employer si la valeur par défaut ne doit pas être utilisée.

6. Cochez la case 'Facturer ordre'. Appuyez sur Entrée pour terminer.

   Si vous ne cochez pas la case à cocher 'Facturer ordre', seule la proposition de facture est imprimée.

   Il peut être nécessaire de confirmer l'impression.

Imprimer la facture et/ou la facture de rapprochement pour la facturation du contrat

Ce processus s'effectue habituellement en deux étapes. Habituellement, une première facture est générée avant ou au début de la période à facturer. Elle se base sur les valeurs planifiées ou prévisionnelles issues du plan opérationnel. Lors du premier traitement de facture, l'option 'Facture lettrage' doit normalement être définie sur 0.

Une deuxième facture (facture de rapprochement) est ensuite générée une fois la période échue, afin de gérer tout écart positif ou négatif par rapport à la facture d'origine. La deuxième facture se base sur l'utilisation réelle enregistrée ou sur les valeurs mises à jour dans la version du plan opérationnel pour établir l'utilisation réelle. Lors du deuxième traitement de facture, l'option 'Facture de rapprochement' doit normalement être définie sur 1.

1. Sur l'écran (COS180/E), vérifiez que la date de facturation et la date comptable sont correctes.

   Habituellement, cela devrait être la date d'aujourd'hui.

2. Spécifiez les éléments à facturer.

   Les options valides sont les suivantes :

   • 0 = Seules les valeurs planifiées selon le plan opérationnel sont facturées. Notez que si aucun plan opérationnel n'est défini, les valeurs réelles enregistrées sont utilisées.
   • 1 = Seule la différence entre le plan opérationnel et l'utilisation réelle lors de la période précédente est facturée. S'il existe des valeurs réelles dans (MOS275), elles sont utilisées en tant que telles. Si les valeurs spécifiées dans le plan opérationnel correspondent uniquement à l'utilisation réelle, elles sont utilisées.
   • 2 = Les valeurs planifiées pour la période sélectionnée, ainsi que tout écart provenant de la période précédente, sont facturés.

3. Assurez-vous que la facturation d'acompte n'est pas sélectionnée.

4. Cochez la case 'Clôt lig cp' si vous souhaitez clôturer les lignes CVM associées à un contrat périodique. Cela ne génère pas de facture mais la comptabilité analytique est générée. La ligne CVM obtient le statut 70 (Facturé).

   Remarque

   Cette case doit toujours être décochée lors de la facturation d’un cycle de facturation pour le contrat périodique.

5. Sélectionnez un contrat ou une plage de contrats à facturer (facultatif), puis une période ou une plage de périodes à facturer. Appuyez sur Entrée pour afficher l'écran G.

   Notez que si vous avez choisi de facturer une période, ainsi que tout écart par rapport à la période précédente (option 2 de l'étape 10), vous devez uniquement préciser la nouvelle période dans les champs de début et de fin.

6. Cochez la case 'Facturer ordre'. Appuyez sur Entrée pour terminer.

   Si vous ne cochez pas la case à cocher 'Facturer ordre', seule la proposition de facture est imprimée.

   Il peut être nécessaire de confirmer l'impression.

Imprimer la facture d'acompte

1. Sur l'écran (COS180/E), vérifiez que la date de facturation et la date comptable sont correctes.

   Remarque

   Il est uniquement possible de facturer des acomptes pour les ordres définis dans (COS102) dont la date de facturation est antérieure ou équivalente à la date actuelle.

2. Assurez-vous que les cases à cocher « Facture lettrage » et « Clôt lig cp » ne sont pas cochées.

3. Définissez le code de facture récapitulative pertinent.

4. Définissez le code de facture d'acompte sur 3.

5. Assurez-vous que la CVM et la ligne CVM pertinentes sont sélectionnées. Appuyez sur Entrée pour afficher l'écran G.

   Notez que vous n'êtes pas en mesure de sélectionner des périodes. Ces champs sont uniquement utilisés pour la facturation de contrat.

6. Cochez la case 'Facturer ordre'. Appuyez sur Entrée pour terminer.

   Si vous ne cochez pas la case à cocher 'Facturer ordre', seule la proposition de facture est imprimée.

   Il peut être nécessaire de confirmer l'impression.

Imprimer la facture partielle

1. Sur (COS180/E), vérifiez que la date de facturation et la date comptable sont correctes.

2. Assurez-vous que les cases à cocher « Facture lettrage » et « Clôt lig cp » ne sont pas cochées.

   Les codes suivants sont valides :

   • 1 pour facturer tous les ordres facturables, portant le statut 50.
   • 2 pour facturer uniquement les ordres devant générer une facture individuelle (une facture par ordre).
   • 3 pour facturer uniquement les factures récapitulatives Notez que cette option n'est pas disponible lorsque la facture est divisée entre plusieurs payeurs.

3. Sélectionnez les éléments requis dans les champs de début et de fin. Appuyez sur Entrée pour afficher l'écran G.

   Notez également que vous ne pouvez pas sélectionner de périodes pour la facturation des commandes de vente de maintenance standard. Ces champs sont uniquement utilisés pour la facturation de contrat.

4. Indiquez si le format de la spécification de facture défini dans la commande de vente doit être remplacé par celui spécifié ici. Indiquez également le format de spécification de facture à employer si la valeur par défaut ne doit pas être utilisée.

5. Cochez la case 'Facturer ordre'. Appuyez sur Entrée pour terminer.

   Si vous ne cochez pas la case à cocher 'Facturer ordre', seule la proposition de facture est imprimée.

   Il peut être nécessaire de confirmer l'impression.

   Les lignes CVM partiellement facturées reçoivent le statut 60 - Partiellement facturé après la facturation. Il convient de clôturer manuellement ces lignes après la facturation finale. Cette opération s'effectue via l'option associée 26 = 'Clôture facture partielle' dans (COS101).

Imprimer la facture périodique CVM

1. Ouvrez le programme Facturation contrat. Créer CVM (COS610)

2. Saisissez les critères en fonction des besoins de facturation. Il peut s'agir de la date de facturation suivante, de l'établissement, du client, du contrat ou du site. Cliquez sur 'Suivant' pour renvoyer les contrats de service correspondant aux critères spécifiés. (COS610) recherche des contrats de service valides et crée une commande de vente de maintenance pour les contrats valides en attente de facture.

3. Une commande de vente de maintenance est créée. Elle contient l'équipement, le montant et la période de facturation pour tous les enregistrements d'équipement du site bénéficiaire du contrat dans (COS433) qui satisfont les critères de sélection. Lors de la facturation d'un contrat configuré pour la facturation au compteur, la ligne CVM et le fichier de flux sont renseignés avec les détails du compteur et la valeur compteur sur laquelle est basé le prix.

   Une transaction est également créée dans Contrat maint. Affich hist facture cptr (COS445). Selon le type de facture, l'enregistrement affiche les valeurs compteur prévisionnelles, réelles et compteur de l'équipement au moment de la création du cycle de facturation.

4. Un cycle de facturation avec une date de sélection et un numéro de séquence est créé et appliqué à chacune des CVM associées à la sélection. Vous pouvez le visualiser dans Intervalle de facturation. Parcourir (COS615) ou (COS100) à l'aide de l'ordre de tri 13-'Cycle de facturation'. Le cycle de facturation est utilisé ultérieurement pour la vérification, l'approbation et la facturation des commandes.

5. Des options supplémentaires sont disponibles dans (COS615) :

   • L'option 11 ouvre le programme Facturation contrat. Créer CVM (COS610) où est affichée la sélection du cycle de facturation. Si vous modifiez la date de facturation suivante et appuyez sur Entrée, un nouveau cycle de facturation est créé pour la période suivante.
   • L'option 12 ouvre la vue 13 du programme 'Commandes de vente de maintenance. Ouvrir' (COS100), où sont affichées toutes les commandes créées pour le cycle de facturation.
   • L'option 14 ouvre le programme 'Cycle de facturation. Réinitialiser' (COS620) où il est possible de supprimer les commandes pour l'intégralité ou une partie du cycle de facturation.
   • L'option 15 ouvre le programme 'Facture maintenance. Imprimer' (COS180), où le cycle de facturation est renseigné. Appuyez sur Entrée pour facturer l'intégralité du cycle de facturation. Si la case 'Facturer commande' n'est pas cochée sur l'écran G, des propositions sont générées pour les factures. Si la case est cochée, la facture finale est imprimée et des comptes sont créés. Lorsque la facture est mise à jour, les informations sur le site bénéficiaire du contrat sont également mises à jour pour la facturation périodique suivante du contrat.
   • L'option 24 (Approuver pour facturation) approuve toutes les CVM du cycle de facturation ayant le statut 40 et met à jour ce statut sur 50 (Prêt pour facturation).

6. Un cycle de facturation peut être supprimé dans (COS620/E). Cela entraîne la suppression de toutes les commandes de maintenance d'un cycle de facturation et la définition de l'en-tête CVM sur le statut 90. Si une autre sélection de cycle de facturation est active, seule la partie du cycle qui correspond à la sélection est supprimée. Après la suppression du cycle (ou d'une partie du cycle), le programme de sélection peut être réexécuté pour créer un nouveau cycle.

7. Différents statuts de commande sont affichés selon le type de commande de la facturation périodique. Un MCO configuré pour la facturation périodique, avec la catégorie de commande '25', a le statut 40 ('Fermé') ou le statut 50 ('Approuvé').

8. Approuvez la facturation, le cas échéant.

9. Facturez manuellement la ligne de commande dans (COS180) ou attendez que le processus de facturation programmé débute. La facture peut également être imprimée manuellement à l'aide de l'option associée 35 (Imprimer facture) dans (COS101) ou de l'option associée 15 ('Facture maintenance. Imprimer') dans (COS615).

10. La facture est générée et envoyée.

    Remarque
    • La facturation périodique des CVM publie les revenus pour le type d'écriture comptable CO20. Les montants sont publiés à l'aide de différentes écritures comptables en fonction des prix dans (COS433).
    • Les revenus issus de la facturation périodique des CVM peuvent également être comptabilisés sur une base de cumul (abonnement), répartis dans un intervalle de temps et un nombre de périodes prédéfinis. Pour ce faire, la CVM doit être configurée à l'aide d'une courbe et d'un nombre de périodes supérieur à un. Si la comptabilité périodique est activée, chaque montant de revenu doit d'abord être publié à l'aide de l'événement CO25 avec le type d'écriture comptable correspondant.

      Code type prix	Type comptable
      Prix de la main d'œuvre	176
      Prix des composants	177
      Prix de la sous-traitance	178
      Prix divers	179

    • Le programme 'Table de comptabilité périodique. Ouvrir' (GLS470) est mis à jour avec les montants à périodiser pour l'événement 'CO25' (type 176-179) pour indiquer le cumul.
    • Les montants associés à l'événement de cumul sont déplacés depuis l'événement de cumul (CO25) vers l'événement CC 'CO20' (176-179) par le processus de facturation planifiée, 'Comptabilité périodique. Mettre à jour' (GLS140) et (GLS470), en fonction de la période de facturation du contrat associé.