Saisie rapide d'ordres de travail rétrospectifs

Ce document explique comment créer une commande de vente de maintenance (CVM) dans CDV maintenance. Saisie rapide (COS130), ce qui déclenche l'enregistrement de l'opération directement à la saisie de l'ordre.

L'objectif de ce processus est de permettre d'effectuer rapidement des enregistrements d'arriérés (rétrospectifs) d'un ordre de travail simple pour lequel le travail a été effectué avant d'être saisi dans le système. Dans ce type de scénario, le travail inclus dans la tâche, les heures d'utilisation, l'enregistrement, l'employé et les autres détails de l'ordre sont connus avant l'émission de l'ordre. Il est donc nécessaire de traiter rapidement ces informations dans le système.

Cette procédure permet de créer un ordre de travail rétrospectif, afin d'enregistrer directement le temps passé et les composants utilisés. Elle permet en outre d'ajouter des composants et des opérations et de créer un rapport d'erreur de service.

L'ordre de travail peut être configuré pour être automatiquement fermé, approuvé et facturé. La configuration nécessaire est décrite dans le présent document.

Ce schéma décrit les étapes manuelles de ce processus, en plus de celles qui ont été configurées pour être effectuées automatiquement. Les étapes facultatives sont elles aussi représentées.

Résultat

Une commande de vente de maintenance, une ligne de commande de vente de maintenance et un ordre de travail sont créés et enregistrés.

L'ordre de travail est automatiquement fermé, approuvé et facturé.

Avant de commencer

Pour obtenir des informations sur les conditions préalables, reportez-vous aux documents suivants et appliquez les recommandations de configuration fournies :

  1. Un contrat de maintenance valide doit être créé dans le programme 'Contrat de maintenance. Ouvrir' (COS410).

  2. Il doit exister une définition de service valide dans Service. Ouvrir (MOS300).

  3. Activez l'approbation automatique de la ligne CVM dans Type de CVM. Ouvrir (COS010/F) en définissant le paramètre Approbation automatique sur 1 (OUI). Voir Création d'un type de commande de vente de maintenance.

  4. Dans 'Type de commande de vente de maintenance. Connecter documents' (COS011/E), définissez le paramètre 'Imprimer doc' = 1 (OUI) pour le type de document 380, afin d'activer la création automatique de la facture. Voir Connexion de documents à un type de commande de vente de maintenance.

  5. Voir Définition d'un type d'ordre de travail.

    1. Dans Type d'ordre de travail. Ouvrir (MOS120/E) :

      • Définissez 'Catégorie OT' sur '20-Normal'.
      • Définissez le paramètre 096 'Rapport d'erreur de service obligatoire' sur '0-Non requis'.

    2. Dans (MOS120/F), définissez le paramètre 100 'Objet de maintenance doit-il màj le plan MRP ?' sur '0-Non'.

    3. Dans (MOS120/I) :

      • Définissez le paramètre 380 'Validation de transactions de temps obligatoire' sur '0-Pas obligatoire'.
      • Définissez le paramètre 390 'Employé obligatoire lors enregistrement opération' sur '0 (NON)'.

  6. Dans Type OT. Connecter paramètres établ (MOS122/E), définissez le paramètre 090 (Clôturer OT sans afficher MOS050) sur 1 (OUI). Voir Connexion de paramètres spécifiques à l'établissement à un type d'ordre de travail.

  7. Voir Définition des paramètres de base des services.

    1. L'approbation automatique de l'historique des services doit être activée dans 'Service. Connecter établissement' (MOS301/E) en définissant 'Approbation automatique' sur '1-Oui'.

    2. Définissez l''indicateur d'achèvement manuel' sur 1 (OUI) dans (MOS301/E).

  8. Dans 'Poste de charge. Ouvrir' (PDS010/F), définissez 'Récep auto' = '1 (OUI)' pour lancer le programme 'Ordre de travail. Clôturer' (MOS050) automatiquement lors de l'enregistrement de la dernière opération. Voir .

  9. Appliquez la méthode de sortie 4 (Op postdéd 2) ou 6 (Op postdéd 2) au dépôt. Voir .

Suivez les étapes ci-dessous :

  1. Voir Saisie rapide d'une commande de vente de maintenance standard.

    1. Démarrez 'CDV maintenance. Saisie rapide' (COS130).

    2. Renseignez les informations requises : client, contrat, produit, numéro de lot, service, établissement et type d'ordre.

    3. Vous pouvez également indiquer le temps d'exécution de la tâche. Ce temps d'exécution peut également être spécifié à l'étape d'enregistrement de l'opération.

    4. Si l'affectation d'employé est activée, indiquez l'employé qui doit effectuer le travail. Cet employé peut également être spécifié à l'étape d'enregistrement de l'opération.

    5. Renseignez les autres informations facultatives, le cas échéant.

    6. Sélectionnez 'F11 – Créer OT rét' pour lancer le programme Opération OT. Enregistrer (MOS070).

      Lorsque l'action 'F11 – Créer OT rét' est sélectionnée, la fonction manuelle suivante du type de commande de vente de maintenance est remplacée par 'FMS=5', ce qui déclenche automatiquement les activités suivantes :

      • Un en-tête et une ligne de commande de vente de maintenance sont créés.
      • Un ordre de travail est créé dans le programme 'Ordre de travail. Ouvrir' (MOS100).
      • Les lignes d'ordre de travail sont créées dans Ordres réq/dist. Ouvrir lignes (MOS101).
      • Le programme Opération OT. Enregistrer (MOS070) démarre automatiquement.

  2. Dans le programme Opération OT. Enregistrer (MOS070), sélectionnez l'action 'F17 – Lignes OT' pour lancer le programme Ordre de travail. Ouvrir ligne (MOS101/B1). Si nécessaire, ajoutez ou modifiez les lignes de composants, puis fermez (MOS101) pour retourner à (MOS070). Voir Ajout de composants à une opération d'ordre de travail. (facultatif)

  3. Voir Rapport d'erreur de service. (obligatoire/facultatif)

    Si le rapport d'erreur de service est activé pour le type d'ordre de travail dans 'Type d'ordre de travail. Ouvrir' (MOS120), un rapport préliminaire a été créé dans 'Rapport erreur service. Ouvrir' (MOS057/B)’ en fonction des informations spécifiées dans (COS130) lors de la saisie de l'ordre. Ce rapport doit être complété avant la clôture de l'ordre de travail.

    1. Dans (MOS070), sélectionnez l'action 'F21 – Rapport d'erreur de service' pour créer ou modifier le rapport d'erreur de service. Cette option lance (MOS057).

    2. Finalisez le rapport de service préliminaire dans (MOS057/E) et définissez son statut sur '20-Terminé'.

      Si le rapport d'erreur de service obligatoire n'est pas activé, un nouveau rapport peut être créé à l'aide de l'action '1-Créer' depuis (MOS057/B).

    3. Fermez (MOS057) pour retourner à (MOS070).

  4. Voir Enreg opération.

    1. Dans (MOS070), indiquez l'employé qui a effectué le travail. Si l'employé a été affecté dans (COS130), l'employé sélectionné est utilisé par défaut dans (MOS170).

    2. Spécifiez le temps d'exécution. Le temps d'exécution par défaut provient de l'opération de la définition de service ou de (COS130) s'il a été spécifié lors de la saisie de l'ordre.

    3. Vérifiez que l'indicateur d'achèvement manuel est coché.

    4. Appuyez sur Entrée pour enregistrer l'opération et retourner à (COS130).

    Lorsque l'opération est enregistrée, un certain nombre d'activités doivent être effectuées manuellement ou peuvent se produire automatiquement, selon la configuration.

    Avec la configuration recommandée dans la section 'Avant de commencer', le processus est entièrement automatisé jusqu'à la facturation, et les activités suivantes sont exécutées automatiquement :

    • Les lignes de composants sont enregistrées automatiquement.
    • L'opération est clôturée (statut 90).
    • Le service est approuvé dans 'Equipement. Ouvrir historique service' (MOS180).
    • L'ordre de travail est clôturé (statut 90).
    • La ligne CVM est approuvée pour facturation (statut 50).
    • La ligne CVM est facturée (statut 70).
    • (MOS070) se ferme et (COS130) s'affiche.

  5. Facturation

    Dans (COS130), le numéro de commande de vente de maintenance créé est renseigné dans le champ 'N° CDV'. Pour afficher les lignes CVM, sélectionnez l'action 'F16 – Lignes commande' afin d'ouvrir Cmdes de vente maint. Ouvrir ligne (COS101), où est affiché le statut de ligne CVM '70-Facturé'. Selon la configuration de la sortie de documents, la facture est envoyée par e-mail ou imprimée. La facture peut être affichée à l'aide de l'option associée='71-Facture maintenance. Afficher'.

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