Définition d'un contrat de maintenance pour les abonnements périodiques

Les contrats de service peuvent être facturés manuellement ou lors du traitement planifié.

La structure de la commande de vente de maintenance (CVM) dans En-tête contrat (Contrat de maintenance. Ouvrir (COS410)), Site du contrat (Site bénéficiaire du contrat. Ouvrir (COS403)), Site du contrat – Equipement (Equipement contrat maintenance. Ouvrir (COS433)) et Lignes contrat – Service (Contrat maintenance. Ouvrir lignes (COS411)) prend en charge la facturation au niveau du contrat, du site ou de l'équipement.

Bien que les revenus issus de la facturation du contrat de service soient obtenus en avance, ils peuvent être comptabilisés sur une base de cumul (abonnement), répartis dans un intervalle de temps et un nombre de périodes prédéfinis. Pour ce faire, la CVM doit être configurée à l'aide d'une courbe et d'un nombre de périodes supérieur à un. Si nécessaire, la courbe et le nombre de périodes peuvent être ignorés afin que les revenus soient comptabilisés à la date de facturation.

Le processus de facturation des contrats de service implique la création d'une CVM stipulant un équipement et un montant pour tous les contrats de service qui présentent une facturation périodique et sont inclus dans l'intervalle de temps spécifié.

Ce document décrit la configuration requise pour s'assurer que cette méthode de facturation est activée pour le contrat de service.

Avant de commencer

  • Créez un type de contrat pour la facturation périodique dans Type contrat maintenance. Ouvrir (COS405).
  • Le type d'ordre de facturation périodique doit être défini dans Contrat maintenance. Ouvrir (COS410). Notez que ce type d'ordre ne peut être sélectionné que si le type ordre associé dans Type CVM. Ouvrir (COS010) est de catégorie 25 et si 'Fonction manuelle suivante' dans (COS010) est 6 (Approuver (facturation périodique)) ou 7 (Facture (facturation périodique)).
  • Le type de contrat de maintenance doit être un type de contrat spécifique au client. Ce paramètre peut être défini dans Facture périodique par défaut. Ouvrir (COS406), accessible au moyen de l'option 11 du programme Type contrat maintenance. Ouvrir (COS405).

Suivez les étapes ci-dessous :

Pour configurer le contrat de maintenance pour les cumuls périodiques :

  1. Activez la comptabilité périodique dans Contrat maintenance. Ouvrir (COS410).

  2. Définissez le site bénéficiaire du contrat dans le programme Site bénéficiaire du contrat. Ouvrir (COS403).

  3. Configurez le 'Type de contrat' et l'intervalle de facturation. Ouvrez (COS406) ou utilisez l'option associée 11 de (COS405), puis :

    • Définissez le type de contrat avec un mode de facturation autorisant la facturation d'acompte
    • Précisez un intervalle de facturation par défaut pour indiquer à quel moment commencera la période de facturation suivante. Par exemple, si l'intervalle de facturation est 1 (année), une fois la période de facturation actuelle terminée, les dates de début et de fin de l'intervalle de facturation seront décalées d'1 an.

  4. Si la facturation au compteur s'applique au contrat, appliquez les paramètres suivants dans (COS403). Ces sélections seront utilisées comme paramètres par défaut pour chacun des enregistrements créés dans (COS433) dans le processus de facturation en amont :

    Définissez l'indicateur de facturation au compteur. Cet indicateur indique si le site comporte un équipement auquel est connectée la facturation au compteur. Si tel est le cas, il offre la possibilité d'associer différents prix compteur à l'équipement, ainsi que des lignes multiples pour chaque équipement ayant des prix compteur différents. Si vous sélectionnez cet indicateur, les champs suivants disponibles peuvent être mis à jour :

    Type de facture avec les options disponibles suivantes :

    1. Valeurs compteur réelles seult

    2. Valeurs prévisions seult

    3. Prévisions et lettrage. Lorsque cette option est activée, les champs suivants sont affichés :

      • Intervalle de lettrage en unités d'années, de mois et de jours
      • Date de lettrage suivante
      • Date de début de lettrage
      • Date de fin de lettrage
      • Version du plan opérationnel
      • Prix unitaire compteur surutilisation
      • Ecart maximum % supérieur à
      • Ecart maximum % inférieur à
      • Prix compteur dynamique. Si elle est définie sur Oui, la recherche de prix commence avec le programme Compteur. Saisir barème de prix (COS015) avant d'utiliser les prix provenant de (COS433). Si elle est définie sur Non, seuls les prix de (COS433) sont utilisés.

  5. Dans (COS403), à l'aide de l'option associée 11, ouvrez Contrat maintenance équipement. Ouvrir (COS433) et :

    Pour la facturation périodique :

    1. Créez un contrat de maintenance d'équipement avec un produit, un numéro de lot et un service.

    2. Assurez-vous que le statut du contrat de service dans (COS433/E) est 20 (Définitif).

    3. Saisissez les prix et indices de prix du contrat, le cas échéant. Si un prix spécifique est nécessaire pour l'équipement, les prix peuvent être définis. Si les prix ne sont pas définis dans (COS433), ils peuvent être extraits de (COS411) ou de Service. Saisir prix (MOS306) si aucun prix n'est disponible dans (COS411). Comme des contrats de maintenance peuvent être en vigueur pendant plusieurs années, leurs prix peuvent faire l'objet de modifications. Pour que ces modifications des prix soient prises en compte dans les frais facturés aux clients, un indice de prix peut être associé à un contrat et mis à jour au cours de la durée de vie de ce dernier. Les valeurs des prix de base dans les champs Prix base m-d, Prix base dev c, Prix base ss-t, et Prix base div de (COS433/E) sont ajustées au besoin, en fonction d'un indice de prix défini dans (COS400). Suite à la mise à jour dans (COS433/E), les prix de base d'origine sont conservés dans (COS433/F) avec les détails de l'indice utilisé pour les ajuster.

    4. Assurez-vous que le paramètre de courbe est sélectionné et saisissez le nombre de périodes requis à appliquer à l'intervalle de facturation défini à l'étape G.

    5. Renseignez la date de fin de validité et la plage de facturation.

    6. Précisez la date de facturation suivante. Notez qu'au moment de la création de la CVM pour facturation dans Facturation contrat. Créer CVM (COS610), le contrat de service n'est inclus dans la facturation que si la date de la prochaine facture est antérieure à la date de création de la CVM.

    7. L'intervalle de facturation prend par défaut la valeur issue de (COS403) et est utilisé pour calculer la date de la prochaine facture après avoir créé la CVM pour facturation.

    8. Cliquez sur Suivant.

    9. Ouvrez (COS411) et spécifiez la ligne de contrat avec le mode de facturation 2 et un service valide défini par produit ou laissé vide.

    Pour la facturation au compteur :

    1. Effectuez les étapes a. à i. définies pour la facturation périodique. Notez que dans ce cas, le prix est multiplié par la valeur du compteur.

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