Gestion des listes d'activités d'un document

Ce document explique comment connecter des activités à un document électronique. Les activités sont paramétrables et représentent généralement une opération devant être effectuée avant que le document ne devienne valide. Une activité peut par exemple correspondre à une formation ou une autre forme de préparation requise avant de démarrer un travail.

Connectez les activités au document concerné lorsque le travail décrit dans ce dernier implique l'exécution d'une ou plusieurs actions avant le début du travail.

Résultat

Une ou plusieurs activités devant être réalisées et approuvées sont connectées à un document.

Utilisations

Une fois toutes les activités connectées au document approuvées, le statut de ce dernier est défini sur Définitif (= statut 20).

Impact sur le système

Les informations relatives à la liste d'activités du document sont enregistrées dans le fichier Listes d'activités d'un document (MPDDAL).

Avant de commencer

Un document doit être enregistré dans Document. Ouvrir (CRS230). Le type de document utilisé doit être défini, ainsi que les activités nécessitant une approbation.
L'activité à connecter au document doit être définie dans le programme Activité document. Ouvrir (CRS244).
Si un rappel doit être envoyé au responsable lorsqu'un une activité est approuvée ou échue, celui-ci doit être activé dans Paramètres - Messages d'application (CRS424).

Suivez les étapes ci-dessous :

Connexion d'activités à un document

Connectez les activités à réaliser au document dans Document. Connecter activités (CRS254). Suite à cela, indiquez la personne chargée de l'activité et la dernière date de fin.

Des activités peuvent également être définies par défaut pour le document lorsque la définition du type de document inclut des activités par défaut. Les activités définies par défaut doivent être confirmées.
Approbation d'activités connectées à un document

Une fois les activités réalisées, elles doivent également être approuvées par le responsable dans Document. Approuver Activité (CRS259). Une fois toutes les activités connectées à un document approuvées, le statut du document est automatiquement défini sur 'Définitif' (statut 20).