Création d'un type de document et connexion des activités à réaliser

Ce document explique comment créer un nouveau type de document et lui associer des activités obligatoires. Le type de document contient un ensemble de règles régissant la méthode de traitement des documents.

Une activité est une opération devant être réalisée avant que le document utilisant le type de document ne devienne valide. Une activité peut par exemple correspondre à une formation relative à un système d'injection de carburant.

Suivez ces instructions lorsqu'il convient de créer un type de document à utiliser lors de l'enregistrement de nouveaux documents électroniques.

Résultat

Un type de document est défini avec ou sans liste d'activités.

Les informations relatives au type de document sont enregistrées dans les fichiers suivants :

Type de document (MPDDTY)
Activité du type de document (MPDDAC).

Le type de document doit être utilisé lors de l'enregistrement de nouveaux documents. Lors de la connexion d'activités au type de document, ces dernières sont définies par défaut dans le nouveau document.

Avant de commencer

Des numéros de série doivent exister dans Numéros de série. Ouvrir (CRS165).
Si des activités doivent être connectées au type de document, elles doivent être définies dans Activité document. Ouvrir (CRS244).

Suivez les étapes ci-dessous :

Création d'un nouveau type de document

Démarrez le programme 'Type document. Ouvrir' (CRS236/B).
Sélectionnez la séquence d'écrans E ou EF.

L'écran F doit être utilisé lorsque les documents doivent obtenir une identité automatiquement.
Indiquez une identité pour le type de document à créer. Sélectionnez 'Nouvel enreg' pour afficher l'écran E.
Dans l'écran E, saisissez une description et, si nécessaire, un nom et un modèle de document.
Indiquez si la suppression doit être autorisée, si le type de document sera utilisé pour les documents de modification et si les documents de révision doivent être autorisés.
Spécifiez des numéros de série, puis indiquez si le type de document sera utilisé pour les documents de droits.
Spécifiez un code responsable de document, puis indiquez si les activités doivent être approuvées et, si nécessaire, saisissez un code de référence pour le document. Appuyez sur Entrée pour afficher l'écran F ou pour terminer.

Si vous avez uniquement défini la séquence d'écrans E, passez à l'étape 10 pour ajouter des activités au type de document.
Dans l'écran F, définissez l'identité automatique pour les documents.
Spécifiez les éléments depuis lesquels les caractères doivent être récupérés lors de la composition de l'identité de document. Spécifiez également la séquence d'affichage des éléments, la position depuis laquelle ils doivent être récupérés, ainsi que le nombre de positions à récupérer pour chaque élément de base. Appuyez sur Entrée pour afficher l'écran B.

Ajout d'activités obligatoires au type de document

Dans l'écran Type Document. Ouvrir (CRS236/B), sélectionnez le type de document auquel connecter les activités, puis l'option 11 (Liste d'activités) pour afficher Type document. Connecter activités (CRS242).
Dans l'écran B, sélectionnez une activité puis Nouvel enreg pour afficher l'écran E.
Appuyez sur Entrée pour confirmer et revenir à l'écran B.

Paramètres à définir


ID du programme/écran	Champ	Ce champ indique...
(CRS236/B)	Type de document	...l'identité du type de document utilisée pour distinguer les différents types de document.
(CRS236/E)	Modèle de document	...un modèle de document. Ce champ est destiné à un usage ultérieur.
(CRS236/E)	Autorisation de suppression	...s'il est possible de supprimer les documents utilisant ce type de document.
(CRS236/E)	Numéro de série	...les numéro de série utilisé. Les numéros de série sont définis dans Numéros de série. Ouvrir (CRS165).
(CRS236/E)	Document de modification	...si le type de document sera utilisé pour les documents de modification. Les options valides sont les suivantes : 0 = Non 1 = Oui Si 0 est sélectionné, aucune information de modification ne peut être saisie dans Document. Ouvrir (CRS230).
(CRS230/E)	Autorisation de révision de document	...si les révisions de document doivent être autorisées pour les documents utilisant ce type de document. Les options valides sont les suivantes : 0 = Non 1 = Oui Si 0 est sélectionné, un nouveau document doit être créé pour chaque révision.
(CRS236/E)	Document de droits	...si le type de document sera utilisé pour enregistrer des documents de droits. Les options valides sont les suivantes : 0 = Non 1 = Oui Si 0 est sélectionné, aucune information de modification supplémentaire ne peut être saisie dans Document. Ouvrir (CRS230).
(CRS236/E)	Code responsable du document	...si ce type de document est utilisé pour des documents internes ou externes. Les options valides sont les suivantes : 0 = Interne 1 = Externe, lié au fournisseur 2 = Externe, lié au client. Si l'option 1 est sélectionnée, l'émetteur du document ne peut être saisi dans Document. Ouvrir (CRS230). En revanche, le champ Service indique le responsable interne.
(CRS236/E)	Niveau de référence du document	...le niveau de référence du document. Les niveaux de référence permettent de classer les documents ou sous-documents. Il est possible de consulter les documents selon leur niveau dans Document. Connecter Liés (CRS232).
(CRS236/E)	Approuver l'activité	...si les activités connectées au type de document et définies par défaut dans les documents doivent être approuvées. Les options valides sont les suivantes : 0 = Non 1 = Oui Si 1 est sélectionné, le document utilisant ce type de document sera uniquement valide une fois toutes les activités approuvées. Cela comprend les activités ajoutées manuellement au document.
(CRS236/F)	Méthode d'ID de document	...si une identité doit être automatiquement attribuée aux documents utilisant ce type de document. Les options valides sont les suivantes : 0 = Non 1 = Oui Si 1 est sélectionné, l'ID de document ne peut être saisi manuellement.
(CRS236/F)	Séquence	...la séquence d'affichage des composants constituant l'ID de document. 1 correspond à la première partie de l'ID de document, 2 à la deuxième partie, etc.
(CRS236/F)	Déplacement	...indique la position depuis laquelle les caractères doivent être récupérés. Exemple : Si une partie de l'ID de document contient un numéro de série d'une longueur de 12 positions, mais que seules les positions 3 et 4 doivent être incluses dans l'ID de document, le chiffre 3 doit être saisi en tant que déplacement. Ainsi, les deux premières positions sont exclues lors de la composition de l'ID de document.
(CRS236/F)	Longueur	…le nombre de positions à inclure depuis l'élément lors de la composition de l'ID de document.
(CRS236/F)	Max	…le nombre maximum de caractères pouvant être inclus dans l'ID de document à partir de l'élément.
(CRS242/B)	Activité	...l'identité de l'activité à connecter au type de document. Les activités sont prédéfinies dans Activité document. Ouvrir (CRS244).