Définition de nouveaux contrats de maintenance et ajustement des contrats existants

Ce document explique comment créer différents types de nouveaux contrats de maintenance. Le contrat de maintenance définit ce que le fournisseur de maintenance est autorisé à faire et pour qui, et la manière dont le travail accompli doit être facturé.

Ce document explique comment définir les valeurs communes à tous les aspects couverts par le contrat (l'en-tête du contrat) et comment définir les tâches de maintenance couvertes par le contrat (les lignes de contrat). Il vous explique également comment sélectionner les méthodes de calcul de prix pour le temps et les composants.

Suivez ce processus lorsque vous devez définir un nouvel accord pour un client ou modifier un accord existant. Par exemple, vous souhaiterez peut-être modifier un accord pour y inclure un objet de maintenance pas encore couvert ou modifier la méthode de calcul du prix de revient d'une tâche.

Résultat

Un contrat de maintenance général, ou propre à un client ou modèle, est défini. Ce contrat peut couvrir une grande diversité de types de service avec différentes méthodes de tarification.

Les informations concernant le contrat sont stockées dans les fichiers suivants :

En-tête de contrat (ACUAGH)
Lignes de contrat (ACUAGL)
Objet du contrat (ACUAGT)
Prix des postes de charge (ACUAGW)
N° enregistrement (ACUAGR)
Frais de gestion par groupe d'articles (ACUAGA)
Frais de contrat (ACUAGC)
Numéro d'article par ligne de contrat (ACUAGP).

Le contrat est utilisé lors de la saisie des commandes de vente de maintenance. Il donne des informations concises sur les aspects suivants :

quels objets de maintenance sont gérés pour le client
l'établissement où le travail sera effectué
le coût envisagé d'un service pour un objet
les garanties données pour une tâche particulière

Avant de commencer

Un service doit être défini dans le programme 'Service. Définir par produit' (MOS300) si vous envisagez de créer un contrat propre à un client.
Un client doit être défini dans le programme 'Client. Ouvrir' (CRS610) si vous envisagez de créer un contrat propre à un client.
Un modèle de client doit être défini dans (CRS610) si vous envisagez de créer un modèle de contrat.
Le type de contrat pour les contrats de maintenance doit être défini dans 'Type contrat maintenance. Ouvrir' (COS405).
Un établissement doit être défini dans 'Etablissement. Ouvrir' (CRS008).
Un dépôt doit être défini dans 'Dépôt. Ouvrir' (MMS005).
Un type de taux de change doit être défini dans 'Type de taux de change. Ouvrir' (CRS056).
Vous pouvez définir un type de commande de vente de maintenance dans 'Type de CVM. Ouvrir' (COS010).

Suivez les étapes ci-dessous :

Définition de l'en-tête d'un contrat pour un contrat de maintenance générale

Définissez un contrat général qui sera utilisé pour les clients occasionnels sollicitant un service. L'en-tête de contrat donne des informations sur, par exemple, les devises du contrat, le payeur, l'établissement utilisé, la portée de l'accord, les méthodes utilisées pour établir les coûts des composants utilisés, le type de commande de vente de maintenance et les conditions de paiement.

Définissez les informations de l'en-tête du contrat dans le programme 'Contrat de maintenance. Ouvrir' (COS410).
Définition de l'en-tête d'un contrat de maintenance propre à un client

Définissez un contrat propre à un client, destiné à des clients réguliers. Vous définissez ce type de contrat lorsqu'un client fait appel à votre société pour différents travaux de maintenance. Vous pouvez également suivre cette procédure en cas de renégociation ou de modification d'un contrat existant.

Définissez les informations de l'en-tête du contrat dans le programme 'Contrat de maintenance. Ouvrir' (COS410).
Définition de l'en-tête d'un modèle de contrat de maintenance

Définissez un modèle de contrat pour un modèle de client pouvant aisément être copié sur un contrat client réel. Le code du 'Type de contrat' doit être '9-Modèle'. Il n'est pas possible d'utiliser un modèle de contrat lors du traitement d'une commande. Définissez les informations de l'en-tête du contrat dans (COS410).
Définition des lignes de contrat avec Temps et Composant comme méthode de calcul du prix du service

Définissez une ligne de contrat qui indique le service couvert par celui-ci et comment il sera facturé au client. Lorsque vous utilisez l'option temps et composant, vous facturez au client le temps nécessaire à la réalisation du travail et les composants utilisés pendant le service.

En plus de l'objet de maintenance, vous devez préciser le temps minimal et maximal enregistrable pour un travail, les limites de garantie, etc.

Définissez les lignes du contrat dans le programme 'Contrat maintenance. Ouvrir lignes' (COS411).
Définition de lignes de contrat avec tarification au compteur

Définissez un contrat selon lequel le client paye un prix fixe basé sur la valeur de compteur de l'objet de maintenance au début et à la fin d'une période donnée. Par exemple, un montant fixe est facturé au client pour chaque kilomètre parcouru avec un véhicule où chaque heure d'utilisation d'une machine pendant un mois. On appelle également ce type de contrat un contrat de performance horaire.

Définissez les lignes du contrat dans le programme 'Contrat maintenance. Ouvrir lignes' (COS411).
Définition de lignes de contrat avec un forfait total

Définissez un contrat de maintenance avec un forfait total pour un service. Si vous utilisez cette méthode de tarification, un montant prédéfini sera facturé au client, indifféremment de la durée du travail réalisé ou de la quantité de composants utilisée.

Utilisez un forfait total lorsque vous souhaitez donner au client une idée du montant qui lui sera facturé pour un service. Ce type de contrat convient particulièrement aux services de type standard dont la réalisation prend toujours le même temps et qui impliquent généralement une même consommation de composants.

Définissez les lignes du contrat dans le programme 'Contrat maintenance. Ouvrir lignes' (COS411).
Définition de lignes de contrat avec un forfait main-d'œuvre

Définissez un contrat de maintenance dans lequel le coût de la main-d'œuvre est fixe, mais pas le coût des composants. De cette manière, tous les composants utilisés pendant le service sont facturés au client. Ce type de contrat convient particulièrement aux services dont la réalisation prend à peu près toujours le même temps mais qui ne consomment pas toujours la même quantité de composants.

Définissez les lignes du contrat dans le programme 'Contrat maintenance. Ouvrir lignes' (COS411).
Définition de lignes de contrat avec frais de prêt

Définissez un contrat de maintenance permettant le prêt de pièces stockées dans votre dépôt. Créez ce type de contrat lorsque l'un de vos clients souhaite vous emprunter des pièces sur une période limitée pour éviter un arrêt de ses opérations.

Définissez les lignes du contrat dans le programme 'Contrat maintenance. Ouvrir lignes' (COS411).
Vérification et ajustement du contrat

Assurez-vous que le contrat de maintenance répond aux attentes du client et du fournisseur de services. Vous pouvez ajuster le contrat, et y ajouter ou en retirer différents types de service. Par exemple, vous pouvez ajouter un service si un client a acheté une nouvelle machine ou un nouveau type de machine pour lequel il sollicite une maintenance.

Vérifiez l'en-tête de contrat dans le programme 'Contrat de maintenance. Ouvrir' (COS410) et les lignes de contrat dans le programme 'Contrat maintenance. Ouvrir lignes' (COS411).