Gestion de la facturation d'une commande de vente de maintenance

Résultat

• Une facture est imprimée, puis envoyée au client.
• Les informations pertinentes, telles que les informations de comptabilité, sont envoyées au système financier. La comptabilité des ventes est également mise à jour.
• Le paiement du client peut être reçu.
• Les statistiques CVM peuvent être mises à jour.

Pour obtenir des informations sur les mises à jour dans M3, reportez-vous à la section Voir également de ce document.

Avant de commencer

Un plan opérationnel pour la facturation doit être défini dans 'Contrat de maintenance. Ouvrir' (COS410) si la facturation doit être effectuée sur le contrat.

Facturation pour les transactions de maintenance liées à la CVM

Cette variante de processus décrit le flux de facturation utilisé pour les transactions de maintenance qui sont liées aux commandes de vente de maintenance.

1. Vérifier et ajuster la spécification de facture préliminaire

   La spécification de facture contient les transactions qui seront facturées au client. Ces transactions sont triées en fonction du type de transaction. Lors de cette étape, il convient de vérifier et d'ajuster les transactions existantes ; il est en outre possible d'ajouter de nouvelles transactions. Vous pouvez par exemple ajouter des frais de déplacement, modifier le prix d'un composant, ou les dates d'un ordre de prêt.

   Ces activités doivent être effectuées dans le programme 'CVM. Vérifier spéc facture préliminaire' (COS170).

2. Recréation de la spécification de facture préliminaire

   Il convient par exemple de recréer la spécification de facture si les conditions du contrat ont été modifiées. Ces conditions comprennent entre autres les méthodes de tarification des composants, les tarifs, les escomptes, etc. La spécification de facture doit être recréée dans CVM. Vérifier spéc. facture préliminaire (COS170).

3. Approuver facture

   La spécification de facture préliminaire doit être approuvée avant d'être imprimée et envoyée au client. Les factures préliminaires doivent être approuvées dans CV. Ouvrir ligne (COS101).

4. Imprimer la facture

   La facture liée à l'ordre doit être imprimée dans le programme 'Facture maintenance. Imprimer' (COS180). Lors de l'impression de la facture, il convient de sélectionner les ordres à inclure dans le traitement celle-ci. Il convient également d'indiquer si le traitement de la facture sera véritablement exécuté.

5. Transfert au système financier

   Si vous n'avez pas sélectionné le transfert direct dans le programme 'Paramètres – Facturat. CDV maintenance' (COS822), il convient de transférer manuellement les informations au système financier. Les informations sont transférées dans le programme 'Facture maint. Traiter ultérieurement' (COS196).

Facturation pour les contrats basés sur compteur

La variante de processus décrit la manière dont la facturation est effectuée pour les contrats basés sur compteur. La facturation basée sur compteur implique une tarification basée sur la fréquence d'utilisation d'un objet donné. Dans ce cas, un objet (ex. : un bus) est connecté au contrat de maintenance du client. Les prix compteur connectés au contrat définissent les frais associés à chaque unité compteur enregistrée. La division chargée de la maintenance de ce bus facture un montant basé sur la fréquence l'utilisation au client.

Dans ce cas, la facturation est généralement effectuée à intervalles réguliers. La facturation est réalisée suivant l'utilisation prévisionnelle basée sur le plan opérationnel ou l'utilisation réelle. Le processus standard consiste à facturer l'utilisation planifiée ou prévisionnelle au début de la période. Un traitement de facture de rapprochement est exécuté une fois la période échue. Cette facture couvre tout écart positif ou négatif par rapport à la facture d'origine. Ces écarts peuvent survenir lorsque la fréquence d'utilisation de l'objet couvert par le contrat de maintenance est supérieure ou inférieure à la fréquence prévisionnelle établie dans le plan opérationnel.

1. Vérification du statut de facturation du contrat

   Il est possible de vérifier le statut de facturation du contrat avant d'exécuter le traitement de facture. Cette vérification fournit des informations quant aux périodes facturées et à la méthode de facturation. Une période peut par exemple avoir été facturée selon la fréquence d'utilisation estimée et nécessiter une mise à jour impliquant de facturer l'écart avec la fréquence d'utilisation réelle.

   Le statut de facturation du contrat doit être vérifié dans 'Contrat de maintenance. Ouvrir' (COS410).

2. Impression de la facture et/ou de la facture de rapprochement

   La facture liée à l'ordre doit être imprimée dans le programme 'Facture maintenance. Imprimer' (COS180). Lors de l'impression de facture, il convient d'indiquer le contrat à facturer et de sélectionner les périodes à inclure dans le traitement de facture. Il convient également d'indiquer si le traitement de la facture sera véritablement exécuté.

3. Transfert au système financier

   Si vous n'avez pas sélectionné le transfert direct dans le programme 'Paramètres – Facturat. CDV maintenance' (COS822), il convient de transférer manuellement les informations au système financier. Les informations sont transférées dans le programme 'Facture maint. Traiter ultérieurement' (COS196).

Fermeture des lignes CVM liées aux contrats de maintenance basés sur compteur

Cette variante de processus décrit la façon de clôturer des lignes CVM qui sont liées aux contrats de maintenance basés sur compteur. Ce processus est généralement exécuté à intervalles réguliers (ex. : une fois par jour ou par semaine).

Vous pouvez fermer les lignes CVM liées aux contrats de maintenance basés sur compteur dans 'Facture maintenance. Imprimer' (COS180).

Facturation d'acompte

Cette variante de processus décrit la façon dont un acompte est facturé. Il convient de facturer à l'avance lorsque vous souhaitez que le client règle le montant dû avant la livraison. Cela peut être pertinent en présence de montants importants ou de programmes de livraison prolongés.

En règle générale, le montant total est facturé à l'avance, car il est difficile de connaître le prix exact d'un travail de grande envergure. La facturation finale est réalisée une fois la dernière livraison effectuée.

1. Saisir les informations de facture d'acompte

   Saisissez les informations relatives à la facture d'acompte dans CVM. Facturer acomptes (COS102). Indiquez également la date de la facture d'acompte, ainsi que la somme à facturer.

2. Facture d'acompte

   La facture d'acompte doit être imprimée dans 'Facture maintenance. Imprimer' (COS180) (comme une facture standard). La seule différence entre le traitement d'une facture d'acompte et d'une facture standard est la méthode de marquage des factures.

3. Facture finale

   Imprimez la facture finale une fois la dernière livraison de l'ordre effectuée. Cette facture sera automatiquement rapprochée en fonction de la facture d'acompte. Imprimez la facture finale dans 'Facture maintenance. Imprimer' (COS180).

4. Transfert au système financier

   Si vous n'avez pas sélectionné le transfert direct dans le programme 'Paramètres – Facturat. CDV maintenance' (COS822), il convient de transférer manuellement les informations au système financier. Les informations sont transférées dans le programme 'Facture maint. Traiter ultérieurement' (COS196).

Facturation partielle

Cette variante de processus décrit la façon dont la facturation partielle est effectuée. Cette variante de processus s'applique lorsque vous souhaitez fragmenter la facturation d'un ordre sur une période donnée. Lors de la facturation partielle d'un ordre, toutes les transactions enregistrées et incluses dans la spécification de facture sont facturées. Lors de la facturation suivante, toutes les transactions émises depuis la dernière facture sont facturées.

1. Facturation partielle pour un travail

   La facturation partielle permet de facturer toutes les transactions enregistrées à la date actuelle. Lors de la facturation suivante, toutes les transactions émises depuis la dernière facture sont incluses. Imprimez la facture dans 'Facture maintenance. Imprimer' (COS180).

2. Clôture des travaux partiellement facturés

   Cette activité s'applique lorsqu'il est nécessaire de clôturer manuellement les lignes de commande de vente partiellement facturées. Cette opération doit être effectuée dans le programme 'Commandes de vente maint. Ouvrir ligne' (COS101).

3. Transfert au système financier

   Si vous n'avez pas sélectionné le transfert direct dans le programme 'Paramètres – Facturat. CDV maintenance' (COS822), il convient de transférer manuellement les informations au système financier. Les informations sont transférées dans le programme 'Facture maint. Traiter ultérieurement' (COS196).