Traitement des transactions de temps et de frais qui nécessitent une approbation

Introduction

Ce document décrit l'utilisation du programme (MOS810) concernant le temps traitement et les transactions de frais qui nécessitent une approbation.

(MOS810) est le programme principal pour l'envoi, la révision, l'édition, l'approbation et le rejet des transactions de temps nécessitant une approbation. Vous pouvez afficher les transactions de temps déclarées depuis plusieurs vues différentes, par exemple, par technicien individuel ou groupe de techniciens connectés à un responsable intervention spécifique. Un éventail de fonctions et de détails est disponible pour la révision des transactions de temps, par exemple :

Afficher et modifier le temps main-d'oeuvre, le temps de préparation, le temps de déplacement.
Afficher et modifier le type de coût et le code de frais de main-d'œuvre.
Afficher et modifier l'indicateur d'achèvement manuel, en proposant ainsi l'option de clôture de l'opération.
Actions pour l'envoi des transaction de gestion du temps pour approbation.
Actions pour l'approbation des transactions de gestion du temps.
Actions pour le rejet des transaction de gestion du temps, qui réinitialisent le statut à la valeur 10.
Indicateur disponible pour l'affichage des frais qui ont été signalés pour l'opération sur ordre de travail
Option associée pour l'accès aux frais signalés.
Sous-totaux pour le récapitulatif de la main-d'œuvre, du temps de déplacement par employé, de la date, de l'OT, des CVM, etc.

Avant de commencer

Les conditions définies dans le chapitre relatif au paramétrage doivent être remplies.
Voir Approbation obligatoire du temps et des frais sur des ordres de travail

Traitement des transactions de gestion du temps

Lorsque des transactions de main-d'œuvre transaction sont signalées via l'une des fonctions d'enregistrement du temps d'ordre de travail dans M3, des transactions sont créées dans la table MMOPTR et affichées dans (MOS810).

Si l'approbation obligatoire de temps est désactivée pour l'ordre de travail, le statut de transaction obtient le statut 90. La comptabilité et la spécification de facture CVM dans (COS170) seront aussi mises à jour directement avec les détails de transaction de gestion du temps.

Si l'approbation obligatoire de temps est activée pour l'ordre de travail et que les conditions pour l'activation de l'approbation de temps concernant le type d'ordre de travail, l'établissement et le type de coût sont remplies dans (MOS129), les transactions de temps s'arrêtent au statut 10 ou 20 dans (MOS810). Le statut dont la transaction de gestion du temps va hériter dépend du paramètre du type d'ordre de travail (MOS120 prm 380). La comptabilité et la spécification de facture CVM dans (COS170) ne seront pas mises à jour, tant que la transaction de gestion du temps ne possède pas le statut 90 dans (MOS810). Impossible de fermer l'ordre de travail dans (MOS050) s'il existe des transactions de gestion du temps avec un statut inférieur à 90 dans (MOS810) pour les opérations d'ordre de travail.

Statuts de transaction de temps

09-Fractionnement/démarré

Lors de l'enregistrement de transactions de gestion du temps à l'aide d'heures de début et d'arrêt, le programme de l'employé est pris en compte. Le temps enregistré en-dehors des heures de travail de l'employé obtiennent le statut 09 dans (MOS810), afin d'indiquer que le temps a été enregistré en-dehors de l'équipe. Les transactions de gestion du temps avec des heures de début et/ou d'arrêt qui chevauchent l'heure de début ou de fin du programme de l'employé sont divisées en plusieurs transactions dans (MOS810).

Remarque

Le statut de la transaction de temps peut uniquement être affiché dans la liste des sous-fichiers.

Exemple de transactions fractionnées dans (MOS810), en supposant que les horaires de l'employé s'étalent du lundi au vendredi, de 8:00 à 17:00, avec une pause-déjeuner de 11:30 à 12:30.


Heure de début et d'arrêt signalée	Transactions dans (MOS810)	Temps d'exécution calculé	Statut
Lancer : Jeudi 18:00 Arrêter : Jeudi 18:00	Trans 1 : 6:00-8:00 Trans 2 : 8:00-17:00 Trans 3 : 17:00-18:00	Trans 1 : 2h Trans 2 : 8h (9h-1h pause) Trans 3 : 1h	Trans 1 : 09 Trans 2 : 10/20, en fonction de la configuration du type d'ordre de travail Trans 3 : 09

10-Préliminaire
Si le paramètre 380 dans (MOS120) est défini avec la valeur 1, les transactions de temps enregistrées obtiennent le statut 10 dans (MOS810). Pour attribuer le statut 90 à la transaction, deux étapes sont requises :
- L'option associée 'Soumettre pr approb' va attribuer la valeur 20 au statut et doit être utilisée par l'utilisateur qui a enregistré la transaction. Ainsi, le technicien qui a effectué l'enregistrement vérifie les transactions avant de les soumettre pour approbation. Seul l'utilisateur qui a enregistré la transaction de gestion du temps est autorisé à effectuer cette action.
- Ensuite, l'option associée 'Approuver' attribue le statut 90 à la transaction. Seul un utilisateur défini en tant que responsable intervention dans (SOS422) est autorisé à effectuer cette action. Les utilisateurs définis en tant que responsables intervention dans (SOS422) sont aussi autorisés à réaliser l'étape 'Soumettre pr approb'.
Une transaction de gestion du temps peut aussi posséder le statut 10 si elle a été réinitialisée du statut 20 au 10 à l'aide de l'option associée 'Rejeter'.
20-Prêt pr approbation
Si le paramètre 380 dans (MOS120) possède la valeur 2, les transactions de gestion du temps obtiennent le statut 20 dans (MOS810). Les transactions de gestion du temps qui ont été soumises pour approbation héritent aussi du statut 20. L'option associée 'Approuver' attribue le statut 90 à la transaction. Seul un utilisateur défini en tant que responsable intervention dans (SOS422) est autorisé à effectuer cette action.
90-Approuvé
Les transaction de gestion du temps avec le statut 90 ont été transférés vers la spécification de facture CVM (COS170) et disposent d'événements comptables mis à jour. Lors de l'approbation de gestion de temps, les champs Autorisé par (APCD) et Date approuvée (APDT) dans (MOS810) sont renseignés.
99-Supprimé
Les transactions supprimées obtiendront le statut 99.

Traitement des transactions de frais

Dans (MOS810) , il existe une colonne 'N f' pour indiquer que les frais ont été enregistrés par rapport à l'opération sur ordre de travail Cette colonne est vierge si aucune dépense n'a été déclarée. Si des frais ont été signalés par rapport à l'opération sur ordre de travail, la colonne 'Exp' affiche alors le statut des frais depuis (COS150). S'il existe plusieurs lignes de frais dans (COS150), l'indicateur va afficher ceux avec le statut le plus bas. Cet indicateur aide les utilisateurs à identifier les frais enregistrés sur l'ordre de travail qui nécessite toujours une approbation. Impossible de modifier ou de traiter les transactions de frais depuis (MOS810), mais une option associée 'Frais' dans (COS150) est disponible, à partir de laquelle vous pouvez effectuer ces opérations. Le processus d'approbation des frais est décrit dans un document UDI distinct pour (COS150).

L'ordre de travail ne peut pas être fermé dans (MOS050) s'il existe des frais avec un statut inférieur à 90 dans (COS150) pour l'opération sur ordre de travail.

Suivez les étapes ci-dessous :

Opération OT. Transactions de temps(MOS810) peut être lancé depuis le menu, depuis (MOS195) ou (MOS100) avec l'option associée 48 (Transactions de temps).

Ordre de tri 1 : Utilisé par le responsable intervention pour valider et approuver les transactions employé. L'ordre de tri 1 peut être utilisé pour filtrer le responsable intervention et afficher toutes les transactions enregistrées par les employés connectés au responsable intervention filtré dans (CRS530).
Ordre de tri 2 : Utilisé par l'employé afin de vérifier les transactions enregistrées avant l'envoi pour approbation. L'ordre de tri 2 peut être utilisé pour filtrer le numéro d'employé et afficher les transactions enregistrées par l'employé filtré.

Approuver transaction de gestion du temps

Démarrez (MOS810).
Placez-vous sur la transaction de gestion du temps.
- Transactions de temps avec le statut 10 : Cliquez sur l'option associée 8 (Soumettre pr approb) pour mettre à jour le statut avec la valeur 20.
- Transactions de gestion du temps avec le statut 20 : Cliquez sur l'option associée 9 (Approuver) pour mettre à jour le statut avec la valeur 90.
Fermez le programme.

Rejeter la transaction de gestion du temps

Démarrez (MOS810).
Position pour une transaction de temps avec le statut 20.
Sélectionnez l'option associée 23 (Ext vers déclarant).
Le statut de la transaction de temps est mise à jour avec la valeur 10 (Préliminaire).
Fermez le programme.

Approuver la ligne de frais

Démarrez (MOS810).
Positionnez-vous sur le frais dans la colonne 'Dépenses'.
Sélectionnez l'option associée 16 (Dépenses).
CVM. Enregistrer les dépenses (COS150) est démarré.
- Dépenses avec le statut 10 : Cliquez sur l'option associée 8 (Soumettre pr approb) pour mettre à jour le statut des dépenses avec la valeur 20.
- Dépenses avec le statut 10 : Cliquez sur l'option associée 9 (Valider) pour mettre à jour le statut des dépenses avec la valeur 30 puis automatiquement avec la valeur 90.
Fermez le programme.

Rejeter la ligne de frais

Démarrez (MOS810).
Positionnez-vous sur le frais dans la colonne 'Dépenses'.
Sélectionnez l'option associée 16 (Dépenses).
CVM. Enregistrer les dépenses (COS150) est démarré.
Sélectionnez la ligne adéquate avec le statut 20.
Sélectionnez l'option associée 23 (Ext vers déclarant) pour revenir au statut 10.
Fermez le programme.