Statistiques des commandes de vente maintenance

Avant de commencer

Vous pouvez commencer ce processus une fois que les conditions préalables suivantes sont remplies :

• Les structures de données ont été créées.
• Les types de CVM qui mettront à jour les statistiques de vente ont été correctement saisis.
• Les statistiques de vente sont stockées dans une structure de données avec pour type de transaction 32 et UCORIG = 7.
• Le type de transaction est valide pour la structure de données dans laquelle les statistiques de vente sont cumulées.

Suivez les étapes ci-dessous :

Le schéma ci-dessous illustre les activités comprises dans ce processus.

1. Création d'une structure de données

   Les structures de données sont des sites de stockage des informations statistiques. Elles sont créées dans le programme 'Structure de données. Ouvrir' (OSS401).

   Des champs clés et des champs de cumul, utilisés pour la production de rapports, sont attribués à une structure de données après sa création. Ces champs sont définis par ordre hiérarchique. Le numéro et l'ordre de ces champs déterminent les informations stockées dans la structure de données.

   Les structures de données permettent de stocker les informations statistiques à différents niveaux pour qu'il soit plus facile d'y accéder. Vous pouvez redéfinir les structures de données et réorganiser leurs informations en fonction de l'évolution de vos besoins informationnels.

   Vous pouvez définir une structure de données avec les sélections suivantes :

   • Un champ clé, par exemple un client ou un article
   • Un champ de cumul, par exemple le montant facturé
   • Un type de période, par exemple hebdomadaire ou mensuelle

   La structure de données est construite comme un fichier OS/400 séparé doté de noms de champs réels. Cela permet d'assurer une connexion ODBC efficace avec les autres outils.

2. Mise à jour des statistiques de vente détaillées

   Les statistiques de vente détaillées sont mises à jour à partir des commandes facturées, comme indiqué dans le type de commande de vente. Ce processus peut être automatisé au cours de la facturation ou réalisé manuellement dans le programme 'Facture maint. Traiter ultérieurement' (COS196).

   Ces statistiques sont cumulées dans des structures de données pour être ensuite traitées en tant que totaux.

3. Recréation de statistiques de vente détaillées

   Lorsque le besoin s'en présente, il est possible de recréer les statistiques de vente. Cela peut s'avérer nécessaire si les données historiques ont été détruites ou si les paramètres de mise à jour des types de CVM ont été modifiés.

   Les statistiques de vente détaillées sont recréées dans le programme 'Statistiques de ventes. Recréer' (COS995) en sélectionnant la date comptable à partir de laquelle elles doivent être recréées.

   Pour que les statistiques puissent être recréées, les lignes de livraison facturées doivent toujours se trouver dans la base de données. De plus, quand les statistiques sont recréées, toutes les structures de données concernées sont également recréées automatiquement.

4. Mise à jour de la structure de données

   Les totaux cumulés sont mis à jour dans la ou les structures de données afin de calculer les statistiques totales de vente. Les informations de chaque transaction de facturation prise en compte dans les statistiques détaillées sont vérifiées avant d'être incluses dans la structure de données. Les informations suivantes sont vérifiées :

   • La société est correcte.
   • La date comptable de la transaction est comprise entre les dates de début et de fin de mise à jour de la structure de données.
   • Le type de transaction des statistiques de vente est inclus dans la structure de données.
   • La transaction répond aux critères de sélection définis pour la structure de données.

   Une fois que ces informations ont été vérifiées avec succès sur la structure de données, celle-ci est automatiquement mise à jour à chaque fois qu'un nouvel enregistrement est créé dans les statistiques détaillées.

5. Recréation d'une structure de données

   Si nécessaire, les données d'une structure de données peuvent également être recréées. Vous pouvez entreprendre cette action pour les structures de données nouvellement définies ou redéfinies. Pour ce faire, utilisez le programme (OSS995) et sélectionnez la date comptable à partir de laquelle elles doivent être recréées. Reportez-vous à la procédure Recréer les statistiques des CVM dans les structures de données et les structures de données ayant une fonction de support. Pour que les données puissent être recréées, les informations de base doivent toujours se trouver dans les statistiques de vente détaillées.

6. Afficher / Générer les états

   Vous pouvez extraire des états de n'importe quel ensemble de données défini en utilisant le programme 'Etat budget/stats ventes. Ouvrir' (OSS412). Vous pouvez les analyser de différentes manières :

   • Affichage à l'écran
   • En version imprimée
   • Sous forme de document Office distribué via des listes de distribution (voir 'Traitement des états')
   • Sur un fichier d'ordinateur, pour un traitement ultérieur ; reportez-vous à la procédure 'Exporter les données d'une structure de données vers un fichier PC'

   Exemple

   Vous trouverez ci-dessous des exemples d'informations qu'il est possible d'obtenir en utilisant le traitement des structures de données et des états.

   • Statistiques de vente
   • Analyses de rentabilité
   • Analyses des délais
   • Analyses des erreurs
   • Analyses des tendances

7. Archivage des statistiques de vente détaillées

   Les statistiques de vente détaillées contiennent un enregistrement pour chaque ligne de commande de vente facturée. Il est recommandé d'archiver ces enregistrements afin d'éviter qu'ils ne prennent trop de place dans le système. L'archivage peut être réalisé après un délai raisonnable dans le programme 'Statistiques de vente. Archiver' (OSS080).