Données de base pour Gestion du temps

Les données de base pour Gestion du temps sont utilisées pour saisir et maintenir des données de base nécessaires à la création, l'approbation et au transfert des rapports de temps vers la comptabilité générale.

Avant de commencer

  • Le plan comptable de la division doit être clairement défini.
  • La division doit avoir établi une politique claire de gestion de la TVA.
  • Si des plannings de travail sont utilisés, ils doivent être définis dans Planning de travail. Ouvrir (CRS515). Si les plannings sont utilisés, l'heure planifiée est affichée lorsque l'employé signale le temps dans « Enregistrement temps. Ouvrir les détails » (TAS101).
  • La série numérique à utiliser pour le module Gestion du temps doit être définie dans Série numérique. Ouvrir (CRS165).
  • Si vous utilisez un objet de contrôle comptable paramétrable comme nouvelle spécification de la chaîne comptable, cet objet doit être défini dans Objet de contrôle paramétrable. Ouvrir (CRS335).
  • Si vous souhaitez restreindre l'accès aux activités et tarifs à certains utilisateurs, un groupe d'accès aux objets doit être défini dans Groupe d'accès aux objets. Ouvrir (CRS006).
  • Pour qu'il soit possible de convertir les coûts des activités dans d'autres devises, les types de taux de change doivent être définis dans Type de taux de change. Ouvrir (CRS056).
  • Si les rapports de temps doivent être autorisés, l'autorisateur doit être défini dans Personne autorisée. Ouvrir pour facture (TAS050).
  • Si les temps et coûts sont déclarés pour les clients, ils doivent être définis dans Client. Ouvrir (CRS610)
  • Si nécessaire, les chefs de projet peuvent être définis dans Chef de projet. Ouvrir (POS015).
  • Si les rapports de temps sont transférés au service de paie, les rubriques de paie à appliquer aux différents codes de tâche doivent être définies dans Rubrique de paie. Ouvrir (PRS040).
  • Si des documents externes doivent être imprimés et que vous voulez qu'il soit possible d'imprimer les codes de tâche dans différentes langues, ces langues doivent être définies dans Langue. Ouvrir (CRS010).
  • Les employés qui utilisent le module Gestion du temps doivent être saisis dans Employé. Ouvrir (CRS530).

Suivez les étapes ci-dessous :

  1. Saisir les paramètres - Gestion du temps

    Les données de base suivantes sont saisies dans Paramètres - Gestion du temps (TAS900) :

    • Segment comptable

      Pour les codes de tâche, les employés et les projets, il est possible de spécifier cinq champs paramétrables. Ces champs peuvent être connectés à différents segments comptables. Dans les champs paramétrables 1-5, précisez le segment comptable à connecter.

    • Imprimer une facture

      Si les factures sont créées en fonction du temps et des coûts signalés dans les rapports de temps, précisez dans le champ « Niveau de facture » le niveau détaillé auquel vous souhaitez imprimer la facture.

      Les niveaux suivants sont disponibles :

      • Par code client
      • Par code client et projet
      • Par code client, projet et activité.

      Dans le champ « Niveau ligne facture », précisez le niveau détaillé auquel vous souhaitez imprimer les lignes de la facture. Vous pouvez choisir d'imprimer une ligne pour chacun des éléments suivants :

      • Transaction Gestion du temps
      • Code de tâche et ID de l'employé
      • Code de tâche.

      Des exceptions au niveau de facture peuvent être précisées par client dans « Paramètres - Niveau de facture GT par client » (TAS901).

    • Planning de travail

      Dans le champ Planning de travail, précisez, si nécessaire, un planning de travail de base qui s'applique à l'employé.

    • Journal

      Dans le champ Journal, indiquez si un journal contenant des transactions de temps doit être imprimé.

    • Numéro d'enregistrement de temps

      Dans le champ N° enreg. temps, définissez des règles de création du numéro d'enregistrement de temps.

    • Centre de coûts

      Dans le champ « Centre de coût », précisez l'endroit depuis lequel le centre de coût sera extrait quand un enregistrement de temps est saisi.

    • N° série

      Dans le champ N° série, définissez les numéros de série à utiliser pour la facturation.

    • Terminer des transactions internes

      Dans le champ Terminer des transactions internes, précisez la façon de compléter les transactions de type 3, autrement dit les transactions internes qui ne seront pas transférées à la comptabilité générale.

    • Tarif

      Dans le champ Tarif, précisez, si nécessaire, jusqu'à trois prix de base utilisés pour chiffrer différents types de tâches et coûts, où le tarif le plus à gauche est le plus général.

  2. Saisir des activités

    Les activités sont saisies dans « Activité de projet TAC. Ouvrir » (TAS002). Les activités qui sont créés dans ce programme doivent être considérées comme des modèles qui peuvent être copiés et modifiés. Lors de la saisie d'une activité, renseignez des informations telles que la date de début, la date de fin, le type de transaction et le tarif.

    Des activités peuvent être sélectionnées pour être déclarées dans Gestion du temps depuis le programme Elément Projet. Ouvrir (POS001) dans le module Gestion de projet. Les activités qui ont été sélectionnées seront automatiquement saisies dans « Activité de projet TAC. Ouvrir » (TAS002).

  3. Saisir des codes de tâche

    Les codes du tâche sont saisis dans « Code de tâche. Ouvrir » (TAS005). Les codes sont utilisés lors de l'enregistrement du temps et des coûts. Un code indique le type de tâche et de coût, par exemple le temps passé sur un projet ou une indemnité de kilométrage, et le code comprend également des règles sur la façon dont il doit être déclaré, comptabilisé et chiffré. Il est possible de spécifier un autre code de tâche sur un code de tâche de base. L'autre code de tâche sera ainsi créé automatiquement chaque fois qu'un code de tâche de base est saisi. Dans « Code de tâche. Saisir les noms/la langue » (TAS006), saisissez la langue souhaitée pour l'impression de documents externes.

  4. Saisir le code des employés

    Vous pouvez saisir le code employé dans « Personne. Ouvrir » (CRS530). Dans l'écran E, indiquez si un enregistrement de temps doit être effectué pour l'employé dans Gestion du temps. Dans l'écran H, saisissez le groupe d'employés auquel l'employé appartient, l'ID d'approbation de la personne qui approuvera les enregistrements de temps, le centre de coûts, etc.

  5. Saisir des prix

    Dans « Tarif. Ouvrir » (TAS010), vous pouvez saisir un ou plusieurs tarifs qui sont utilisés pour chiffrer différents types de tâche. Jusqu'à trois tarifs différents par projet et activité peuvent être saisis. Les tarifs sont saisis pour chaque groupe d'employés et de code de tâche. Au cours de la tarification, le système recherche le premier prix disponible de droite à gauche dans les champs de tarif.

  6. Saisir des groupes de code de tâche

    « Groupe code de tâche. Ouvrir » (TAS020) est utilisé pour regrouper les codes de tâche. Cela permet de créer des modèles pour l'affichage et l'impression.

  7. Saisir des types des codes de tâche

    « Type code de tâche. Ouvrir » (TAS030) est utilisé pour saisir des catégories de code de tâche qui sont ensuite utilisées pour classer les différents codes. Les catégories de code de tâche ne sont utilisées que pour afficher et imprimer des enregistrements.

  8. Saisir un groupe d'employés

    « Groupe employés TAC. Ouvrir » (TAS025) est utilisé pour indiquer le groupe d'employés auquel appartient un employé. Ce groupe est utilisé lorsque les codes de tâche sont chiffrés. Un planning de travail peut aussi être précisé dans ce programme.

  9. Saisir des zones

    Les zones sont saisies dans « Zone de projet. Ouvrir » (TAS040) Ces zones peuvent être utilisées pour enregistrer les transactions dans Gestion du temps.

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