Gestion du temps

Avant de commencer

Les paramètres décrits dans Données de base pour Gestion du temps doivent être définis.

Suivez les étapes ci-dessous :

1. Saisir des projets et activités

   Les projets et activités à comptabiliser peuvent êtres les suivants :

   • Saisis immédiatement dans Gestion du temps

     Dans Gestion du temps, les projets sont saisis dans Projet Gestion du temps. Ouvrir (TAS001). Dans ce programme, vous pouvez saisir le gestionnaire de projet, le code client, la méthode de calcul de la TVA, les tarifs à utiliser, etc.

     Pour chaque projet, vous pouvez également saisir un type de transaction. Le type de transaction détermine le type de projet et aussi la manière dont l'enregistrement de temps sera traité au sein du projet. Les types valides sont les suivants :

     • 1 = Projet de client - Les temps et coûts déclarés seront facturés au client et enregistrés afin d'être transférés à la compatibilité générale
     • 2 = Projet interne - Les temps et coûts déclarés enregistrés afin d'être transférés à la compatibilité générale
     • 3 = Projet interne - Les temps et coûts déclarés à ne pas transférer à la compatibilité générale

     Un appel est effectué depuis le programme (TAS001) vers le programme 'Projet Gestion tps. Connecter activités' (TAS003). C'est là que vous saisissez les activités du projet qui seront soumises à la gestion comptable du temps.

     Les codes de statut suivants sont utilisés pour les projets et activités dans Gestion du temps :

     • 05 = Préalablement saisi, démarrage non approuvé
     • 10 = Préalablement saisi, démarrage approuvé
     • 15 = Démarré, saisie autorisée
     • 20 = Démarré, transfert autorisé
     • 80 = Terminé.

     Les quatre paramètres suivants, comme indiqué dans Paramètres - Gestion du temps (TAS900), sont indispensables à la saisie d'un enregistrement de temps :

     • Si un journal est imprimé
     • La manière dont les enregistrements de temps sont numérotés
     • L'apparence des factures
     • Le moment où le centre de coût est extrait. Un centre de coûts qui est saisi dans Enregistrement temps. Ouvrir (TAS100) contournera toute saisie dans Paramètres - Gestion du temps (TAS900).
   • Sélectionné pour Gestion du temps dans Gestion de projet

     Saisir dans TA

     Saisir dans Project Management

     Un projet saisi dans le module Gestion de projet devient automatiquement un projet dans le module Gestion du temps. Les activités à comptabiliser sont sélectionnées dans le programme 'Projet. Ouvrir' (POS100). Lorsqu'une activité débute dans le module Gestion de projet, la même activité est créée dans Gestion du temps et reçoit le statut 10.

     Les informations suivantes dans les activités Gestion du temps sont extraites du module Gestion de projet :

     • Les dates de début et de fin sont extraites de la version de planification de temps verrouillée.
     • La personne autorisée est le gestionnaire de projet.
     • Les tarifs à utiliser.
     • Le type de transaction.

2. Enregistrement du temps

   Les enregistrements de temps sont créés dans le programme 'Enregistrement temps. Ouvrir' (TAS100) et sont saisis par employé.

   Il y a deux façons de déclarer des temps et coûts pour un enregistrement de temps :

   • Utilisez le programme 'Enregistrement temps détaillé. Ouvrir' (TAS101)
   • Utilisez la saisie rapide dans 'Enregistrement temps. Saisir' (TAS102). Ce faisant, vous utilisez un modèle qui permet de gagner beaucoup de temps lorsque l'employé travaille toujours sur le même projet, la même activité ou avec le même code de tâche.

   Enregistrement temps détaillé. Ouvrir (TAS101) contient une vue de l'information dans la partie supérieure du volet et une fenêtre de saisie au bas de l'écran. Trois autres vues sont disponibles. La vue 1 peut être utilisée pour la saisie hebdomadaire. Utilisez la vue 2 ou 3 pour saisir un montant pour des articles tels que la compensation du kilométrage dans les enregistrements de temps.

   Des codes de statut différents sont utilisés dans Gestion du temps pour indiquer le statut de chaque enregistrement de temps.

   • 00 = L'enregistrement de temps est saisi
   • 10 = L'enregistrement de temps es terminé et prêt à être approuvé
   • 20 = Approuvé et prêt à être autorisé
   • 30 = Autorisé et prêt à être transféré
   • 80 = Facturé ou transfert terminé.

   Les paramètres précisant la façon dont l'enregistrement de temps doit être traité déterminent le code de statut qui sera utilisé.

3. Approuver et autoriser

   L'approbation et l'autorisation sont facultatives. Le programme 'Personne. Ouvrir' (CRS530) vous permet de préciser si le temps d'un employé doit être approuvé.

   Dans 'Projet Gestion du temps. Ouvrir' (TAS001), précisez si un rapport de temps doit être autorisé dans un projet. D'une manière générale, un chef d'équipe approuve et un gestionnaire de projet autorise. Les ID d'approbation sont créés dans le programme 'Personne autorisée. Ouvrir enreg temps' (TAS045). Les ID d'autorisation sont créés dans le programme 'Personne autorisée. Ouvrir pour facture' (TAS050) et sont rattachés à différents groupes d'information, groupes d'utilisateurs et groupes d'autorisation dans M3.

   L'approbation est effectuée dans le programme 'Enregistrement temps. Approuver' (TAS110). L'autorisation est effectuée dans le programme 'Enregistrement temps. Autoriser' (TAS115).

4. Transférer à la comptabilité générale et à la comptabilité clients

   Les enregistrements de temps terminés doivent être transférés à la compatibilité générale. Le type de transaction détermine la façon dont les transactions sont traitées. Un journal de facture client et une facture client sont créés pour les transactions de type 1. Un journal comptable est créé pour les transactions de type 2.

   Les transactions de type 3 peuvent être finalisées manuellement dans le programme 'Transaction temps interne. Fermer' (TAS15) ou automatiquement lorsque d'autres transactions sont transférées à la comptabilité générale. Veuillez noter qu'il n'est pas nécessaire de terminer les transactions de type 3.