Créer un enregistrement de temps et enregistrer les temps et coûts

Cette procédure décrit comment créer un enregistrement de temps et comment enregistrer les temps et coûts d'un employé. Elle décrit également la façon de terminer un enregistrement de temps et, ce faisant, de le préparer pour approbation, autorisation et transfert vers la comptabilité générale.

Un temps déclaré peut être par exemple le temps passé sur un certain projet. Les coûts déclarés peuvent être par exemple une indemnité de kilométrage.

Avant de commencer

  • Pour commencer cette procédure, les données de base nécessaires doivent être saisies. Voir Données de base pour Gestion du temps [Fonction de soutien].
  • Si vous utilisez un modèle pour l'enregistrement de temps, des modèles de code de tâche doivent être saisis. Voir Saisir un modèle de code de tâche [Procédure].

Suivez les étapes ci-dessous :

  1. Démarrez le programme 'Enregistrement temps. Ouvrir' (TAS100/B).

  2. Sélectionnez l'une des options suivantes :

    • Pour créer un enregistrement de temps, passez à l'étape 3.
    • Pour créer un enregistrement de temps à l'aide d'un modèle, passez à l'étape 9. Un modèle peut être utile lorsque les transactions de temps qui doivent être saisies sont similaires.
    • Pour enregistrer le temps et les coûts, passez à l'étape 13.
    • Pour enregistrer le temps et les coûts en utilisant un modèle, passez à l'étape 18.
    • Pour examiner le temps et les coûts déclarés, passez à l'étape 24.
    • Pour terminer un enregistrement de temps, passez à l'étape 28.

      Création d'un enregistrement de temps

  3. Appuyez sur F13 dans (TAS100/B) pour afficher l'écran P et sélectionner la séquence d'écrans E1. Appuyez sur Entrée.

  4. Dans l'écran B, indiquez l'ID de l'employé et appuyez sur Entrée. Créer un nouvel enregistrement de temps en spécifiant son ID et en sélectionnant Nouveau. Inutile de spécifier un ID si vous avez choisi dans (TAS900) d'ajuster automatiquement les numéros.

  5. Dans l'écran E, saisissez une description et un nom pour l'enregistrement de temps.

  6. Si nécessaire, précisez un projet, une activité et un code de tâche.

  7. Examinez et, si nécessaire, modifiez les règles d'affichage de l'écran d'enregistrement dans les champs suivants : Consultation total, Consultation programme, Consultation vue et Saisie vue. Appuyez sur Entrée.

  8. Si vous utilisez la numérotation automatique pour l'ID d'enregistrement de temps, attribuez une période chronologique à l'enregistrement de temps dans le programme 'Enregistrement temps détaillé. Ouvrir' (TAS101/B). Appuyez sur Entrée et revenez à l'étape 2.

    Création d'un enregistrement de temps à l'aide d'un modèle

  9. Appuyez sur F13 dans (TAS100/B) pour afficher l'écran P. Précisez la séquence d'écrans E2 et appuyez sur Entrée.

  10. Dans l'écran B, indiquez l'ID de l'employé et appuyez sur Entrée. Créez un nouvel enregistrement de temps en spécifiant son ID et en sélectionnant Nouveau. Inutile de spécifier un ID si vous avez choisi dans (TAS900) d'ajuster automatiquement les numéros.

  11. Précisez le projet, l'activité, le code de tâche et le modèle de code de tâche à utiliser.

  12. Examinez et, si nécessaire, modifiez les règles d'affichage de l'écran d'enregistrement dans les champs suivants : Consultation total, Consultation programme, Consultation vue et Saisie vue. Appuyez sur Entrée.

    Enregistrement du temps et des coûts

  13. Démarrez le programme 'Enregistrement temps. Ouvrir' (TAS100/B).

  14. Précisez l'ID de l'employé et appuyez sur Entrée. Sélectionnez l'option 11 ('Transaction temps') pour l'enregistrement de temps actuel.

  15. Créez des transactions de temps en enregistrant les temps et coûts dans Enregistrement temps détaillé. Ouvrir (TAS101/B) dans les champs disponibles sur la partie inférieure de l'écran. Les champs peuvent se référer au projet, à l'activité, au jour de transaction, au code de tâche, au montant/à la quantité, au code de TVA, à la devise, au centre de coût, à la zone et au texte. Les champs affichés dépendent de la séquence d'écrans choisie. Appuyez sur Entrée.

  16. Si nécessaire, confirmez la transaction et le coût ou précisez un autre coût. Appuyez sur Entrée.

  17. Revenez à l'étape 11 pour saisir d'autres temps et coûts, ou appuyez sur Entrée et F3.

    Enregistrement du temps et des coûts à l'aide de modèles

  18. Démarrez le programme 'Enregistrement temps. Saisir' (TAS102/B).

  19. Précisez l'ID de l'employé et appuyez sur Entrée. Sélectionnez l'option 12 ('Saisie modèle') pour l'enregistrement de temps actuel.

  20. Examinez et, si nécessaire, modifiez le modèle de code de tâche, le projet, l'activité et le centre de coût.

  21. Précisez la date de la transaction et appuyez sur Entrée.

  22. Examinez et, si nécessaire, modifiez les transactions de temps proposées. Appuyez sur Entrée.

  23. Revenez à l'étape 16 pour enregistrer d'autres temps/coûts ou appuyez sur Entrée et F3. Des informations sur les dernières transactions de temps déclarées sont affichées dans le champ 'Saisie précédente'.

    Examen des temps et des coûts enregistrés

  24. Démarrez le programme 'Enregistrement temps. Ouvrir' (TAS100/B).

  25. Précisez l'ID de l'employé et appuyez sur Entrée. Sélectionnez l'option 11 ('Transaction temps') pour l'enregistrement de temps actuel.

  26. Sélectionnez l'ordre de tri dans le programme 'Enregistrement temps détaillé. Ouvrir' (TAS101/B) et appuyez sur Entrée.

  27. Les informations sur les transactions de temps créées sont affichées dans la liste. Pour ajuster une transaction de temps, sélectionnez l'option Modifier de la transaction et ajustez les valeurs. Appuyez sur Entrée et sur F3.

    Finalisation d'un enregistrement de temps

  28. Démarrez le programme 'Enregistrement temps. Ouvrir' (TAS100/B).

  29. Précisez l'ID de l'employé et appuyez sur Entrée. Sélectionnez l'option 13 ('Rapport tps final') du rapport de temps actuel. L'enregistrement de temps est prêt à être approuvé, autorisé et transféré à la comptabilité générale, le cas échéant.

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