Créer et utiliser l'échéancier pour consigner la prise de contact avec le payeur et la mesure prise

Résultat

Un échéancier est créé et décrit le dernier contact avec le payeur, le résultat et la dernière date d'accomplissement pour une action convenue.

Si l'échéancier est associé à un ou plusieurs enregistrements de facture spécifiques, chaque facture pour laquelle le paiement est effectué dans Paiement reçu. Enregistrer (ARS110) après avoir été inclus dans l'échéancier a le statut 9 (Clôturé) dans Payeur. Connecter échéancier détaillé (RMS441). Si toutes les factures sont payées, l'intégralité de l'échéancier est automatiquement clôturée.

Les factures impayées mais associées à un échéancier sont signalées par un astérisque dans Comptabilité clients. Afficher (ARS200/B) lorsque l'ordre de tri 1, 7 ou 11 est sélectionné.

Les payeurs avec des échéanciers ouverts dont la date d'action est dépassée sont signalés par un astérisque dans Contrôle de crédit. Traiter (RMS420).

La date d'action indiquée, c'est-à-dire le dernier jour d'accomplissement possible d'une action, est utilisée comme critère de sélection lors du contrôle de crédit : tant qu'un payeur a un échéancier avec une date d'action (c'est-à-dire le dernier jour d'accomplissement possible d'une action) ultérieure à la date du jour, le payeur ne sera pas sélectionné lorsque des transactions de contrôle de crédit seront générées dans Contrôle de crédit. Créer transactions (RMS410).

Vous pouvez imprimer l'échéancier à des fins d'utilisation en interne ou l'envoyer au payeur pour confirmer tout accord conclu. Pour ce faire, utilisez Echéancier. Imprimer (RMS500).

Les fichiers suivants sont mis à jour :

Les échéanciers sont enregistrés dans le fichier d'échéancier (FCRMTN).
Les factures associées à des échéanciers sont enregistrées dans le fichier des factures par échéancier (FCRTND).
Le fichier des détails de la comptabilité clients est mis à jour (FSLEDX).

Avant de commencer

Les conditions préalables répertoriées dans Relance téléphonique du payeur pour les factures client échues doivent être remplies.
Si l'échéancier doit être imprimé et envoyé au payeur, vous devez créer une lettre standard de type 4 dans Paiement reçu. Ouvrir Lettre Standard (ARS050).

Suivez les étapes ci-dessous :

Création d'un échéancier

Sélectionnez l'une des options suivantes :

Créer un échéancier pour les factures dans le fichier de comptabilité clients
1. Démarrez le programme Comptabilité clients. Afficher (ARS200/B).
2. Sélectionnez l'option 19 (Echéanciers) pour les factures sélectionnées.
3. Payeur. Associer Echéancier (RMS440) est activé.
4. Poursuivez avec Création d'un échéancier sans lien direct avec la facture.
Créer un échéancier dans la procédure de contrôle du crédit
1. Lancez « Contrôle crédit. Traiter » (RMS420/B).
  
  Un astérisque signale les payeurs, les raisons et les factures associés à un échéancier.
2. Sélectionnez l'une des options suivantes, puis poursuivez avec Création d'un échéancier sans lien direct avec la facture
  - Pour créer un échéancier ou vérifier des échéanciers existants pour un payeur répertorié, sélectionnez l'option 16 (Echéanciers).
  - Pour créer/vérifier un échéancier à des fins de contrôle de crédit dans Contrôle Crédit. Afficher par Payeur (RMS421/B), sélectionnez l'option 16.
  - Pour créer/vérifier un échéancier pour une ou plusieurs factures incluses dans la procédure de contrôle de crédit pour un payeur, sélectionnez l'option 19 (Créer un échéancier).
Créer un échéancier sans lien direct avec la facture
1. Démarrez Payeur. Associer Echéancier (RMS440).
  
  L'écran B s'affiche et répertorie les échéanciers précédents avec leur description, les informations de date de saisie, la date d'action et le statut.
2. Définissez la séquence d'écrans.
  
  Cette instruction est basée sur la séquence d'écrans E.
3. Sélectionnez l'ordre de tri 1 (Echéancier).
  
  Les ordres de tri 2 (Date d'enregistrement) et 3 (Date d'action) sont utilisés à des fins de tri et de vérification uniquement.
4. Définissez quels échéanciers antérieurs doivent être répertoriés en modifiant les paramètres de statut : Ouvert (0), clôturé (9) ou tous les échéanciers (champ vide).
5. Dans l'écran (RMS440/B), créez un nouvel échéancier en lui donnant une identité, qui peut être composée d'un maximum de six caractères alphanumériques. Appuyez sur Entrée.
6. Dans l'écran E, indiquez une description et un nom pour l'échéancier.
7. Indiquez une date d'enregistrement et une date d'action, c'est-à-dire le dernier jour d'accomplissement possible d'une action.
8. Ajoutez vos commentaires. Vous pouvez utiliser jusqu'à dix lignes.
9. Si nécessaire, ajoutez un bloc de texte supplémentaire pour ajouter des commentaires dans l'écran de texte libre. Appuyez sur Entrée pour revenir à l'écran (RMS440/B).

Ajout d'enregistrements de factures à un échéancier existant

Répétez les étapes de la sélection d'enregistrements dans le fichier de comptabilité clients ou la procédure de contrôle de crédit, comme mentionné précédemment.
Si l'écran (RMS440) est ouvert, sélectionnez l'option 21 (Ajouter à l'échéancier) pour l'échéancier.

Les factures sont automatiquement incluses dans l'échéancier.

Vérification des détails et des factures de l'échéancier

Pour vérifier un échéancier, sélectionnez l'une des options suivantes :
- Pour afficher le texte de l'échéancier, la référence département crédit, la date d'action, etc., sélectionnez l'option Ouvrir ou Afficher pour ouvrir l'écran E.
- Pour afficher les factures associées à l'échéancier, sélectionnez l'option 11 (Détail échéancier) pour l'échéancier et passez à l'étape suivante.
Dans Payeur. Connecter échéancier détaillé (RMS441), vérifiez la liste des factures incluses, leurs montants, les montants payés et le statut.
Pour plus de détails, sélectionnez l'une des options suivantes pour les factures :
- L'option 5 pour vérifier les données générales telles que la date de facturation et la date d'échéance
- L'option 11 (Détails de la facture) pour vérifier les détails dans Facture client. Afficher séparément (ARS215)

Impression d'un échéancier et envoi au payeur

Dans l'écran (RMS440), sélectionnez l'option Imprimer pour l'échéancier.
Dans l'écran activé Lettre standard. Imprimer (ARS115/E), modifiez l'une des valeurs suivantes, si nécessaire : Lettre standard, langue, transmission par fax ou non, numéro de fax, référence département crédit de la division et les deux lignes de texte supplémentaires. Appuyez sur Entrée.
Envoyez l'échéancier imprimé au payeur.

Clôture manuelle ou automatique de l'échéancier

Pour indiquer manuellement que l'action a été effectuée et que l'échéancier est totalement traité, sélectionnez l'option 9 (Clôturer l'échéancier) pour l'échéancier dans l'écran B.
Pour clôturer automatiquement l'échéancier, saisissez les paiements reçus pour les factures associées à cet échéancier dans Paiements reçus. Enregistrer (ARS110).