Traiter une lettre de crédit dans M3

Ce document explique comment administrer et garder une trace des différentes étapes dans le cadre d'un commerce international contrôlé par une lettre de crédit.

Résultat

Les différentes étapes de la transaction sont répercutées dans un changement de statut. Les documents concernés sont répertoriés et inscrits pour la lettre de crédit.

La lettre de crédit est connectée à un ordre d'achat ou une commande de vente. Si la lettre de crédit est utilisée à des fins d'importation, une demande d'ouverture d'une lettre de crédit est également imprimée.

Selon les options retenues, toutes les modifications sont enregistrées dans un fichier d'historique.

Utilisez les informations pour réévaluer la politique de lettre de crédit de la division pour ses clients ou fournisseurs étrangers.

Pour suivre les changements intervenus dans une lettre de crédit, créez une requête dans les fichiers d'historique (CLOMFH), (CLOOHF) et (CLODHF). (Cela suppose que des options avec consignation automatique ont été utilisées lors du traitement de la lettre de crédit.)

Voir Gestion des risques commerciaux.

Avant de commencer

  • Une lettre de crédit doit être enregistrée dans le programme 'Lettre de crédit. Ouvrir' (RMS100).
  • Si la lettre de crédit est basée sur un ordre d'achat, cet ordre doit être inscrit dans le groupe de composants Approvisionnement. Il doit avoir la même devise que la lettre de crédit et une méthode de paiement pour la gestion des lettres de crédit.
  • Si la lettre de crédit est basée sur une commande de vente, cette commande doit être enregistrée dans le programme 'Commande de vente. Ouvrir' (OIS100).
  • Tous les documents à inclure avec la lettre de crédit doivent être enregistrés dans le programme 'Document. Ouvrir standard' (CRS027).
  • Si des changements intervenant dans une lettre de crédit sont à consigner, l'autorisation d'utiliser les options Ouvrir et Supprimer doit seulement être accordée au personnel autorisé. Pour ce faire, allez dans le programme 'Fonction. Connecter droits' (SES003).

Suivez les étapes ci-dessous :

  1. Démarrez le programme Lettre de crédit. Ouvrir (RMS100/B).

  2. Mise à jour du statut d'une lettre de crédit :

    1. Dans l'écran B, sélectionnez l'option Modifier de la lettre de crédit.

    2. Dans l'écran E, mettez manuellement à jour le statut. Appuyez sur Entrée.

      Remarque

      Veuillez noter qu'il existe un flux logique dans la configuration du statut. Vous ne pouvez saisir que certains statuts selon l'emplacement de la lettre de crédit dans le processus. Certains statuts ne sont définis qu'automatiquement.

    3. Appuyez sur F3 pour revenir en arrière.

  3. Pour imprimer une requête d'ouverture de lettre de crédit pour importation à l'intention de la banque :

    1. Dans (RMS100/B), sélectionnez l'option 6 = 'Imprimer requête banque' de la lettre de crédit.

      Veuillez noter que cette action ne peut être effectuée que pour les lettres de crédit ayant le statut 20 ou 28.

    2. Dans l'écran J, saisissez la date à imprimer sur la requête. Appuyez sur Entrée.

      Les numéros d'ordre et les noms des documents standard devant être inclus dans la lettre de crédit sont aussi imprimés sur la requête.

  4. Connecter une lettre de crédit à un ordre d'achat ou une commande de vente :

    1. Dans (RMS100/B), sélectionnez l'option 11 = 'Connecter des ordres' de la lettre de crédit.

      Remarque : La lettre de crédit doit avoir le statut 10 = Préliminaire.

    2. Dans 'Lettre de crédit. Connecter ordres' (RMS101/B), saisissez un numéro d'ordre.

      Selon le type de lettre de crédit, une liste des ordres d'achat ou commandes de vente s'affiche en appuyant sur F4 dans le champ.

    3. Pour plus d'informations, sélectionnez l'option 12 = 'Afficher OA'/'Afficher CDV' pour l'ordre et passez ce dernier en revue dans le programme 'Ordre d'achat. Ouvrir' (PPS200) ou

  5. Connecter des documents à une lettre de crédit :

    1. Dans (RMS100/B), sélectionnez l'option 12 = 'Connecter documents' pour la lettre de crédit.

      Vous pouvez le faire pour les lettres de crédit ayant le statut 10 à 85.

    2. Dans (RMS102/B), sélectionnez un document précédemment enregistré dans le champ 'Numéro de document'. Cliquez sur Nouveau.

    3. Dans (RMS102/E), ajustez le nom proposé, le cas échéant, et saisissez le nombre de copies (obligatoire). Appuyez sur Entrée.

  6. Pour consigner toutes les modifications effectuées, démarrez le programme (RMS100/B) et choisissez l'une des options suivantes :

    • Sélectionnez l'option 22 (Modifier avec journal)lors de la mise à jour d'une lettre de crédit.
    • Sélectionnez l'option 24 (Supprimer avec journal) lors de la suppression permanente d'une lettre de crédit.

      Ces options sont identiques aux options Ouvrir et Supprimer, sauf que tous les changements sont consignés dans le fichier d'historique. Les informations contenues dans le fichier journal peuvent être récupérées en créant une requête.

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