Contrôle des coûts via la surveillance de l'engagement
Ce document explique comment surveiller l'engagement d'achat d'une division (budgétisation d'achat).
Résultat
Vous disposez d'un accès permanent aux informations sur la situation budgétaire actuelle par rapport aux dépenses réelles et engagées par centre de coûts ou par service.
Utilisez ces informations pour déterminer si vous allez atteindre ou non vos objectifs financiers.
Les valeurs réelles utilisées dans ce calcul sont enregistrées en devise locale dans le fichier FBAVAL.
Le fichier MPLINC est mis à jour avec la valeur des lignes d'ordre d'achat dont le statut est supérieur ou égal à 15 et qui sont incluses pour le budget réservé aux dépenses engagées.
Avant de commencer
Les modules de gestion financière et de gestion générale doivent être activés et configurés.
Objectif
L'objectif de la surveillance de l'engagement est d'aider à contrôler les frais généraux et les dépenses d'investissement. Elle est utilisée pour le contrôle hors stock, c'est-à-dire des services et non des marchandises, Par exemple les dépenses en marketing.
Quand
La surveillance de l'engagement doit être un processus continu.
Procédure
Inclure la valeur des biens commandés mais pas encore facturés par les fournisseurs en tant que coût dans votre suivi des coûts permet de surveiller l'engagement.
Le contrôle traditionnel des dépenses consiste à calculer régulièrement la différence entre les dépenses budgétées et cumulées et les dépenses réelles :
| Centre de coût | Dépenses budgétées | Dépenses annuelles réelles jusqu'à ce jour | Ecart |
|---|---|---|---|
|
AAA |
70 000 |
53,000 |
+17,000 |
|
BBB |
50 000 |
27,000 |
+23,000 |
|
CCC |
20 000 |
18,000 |
+2,000 |
|
Total |
140 000 |
98,000 |
+42,000 |
Dans cet exemple, les finances semblent sous contrôle et toutes les dépenses se situent largement dans les marges budgétaires. Toutefois, si la valeur de toutes les lignes d'OA ouvertes est incluse sous la forme d'une dépense engagée, la situation semble complètement différente :
| Centre de coût | Dépenses budgétées | Dépenses annuelles réelles jusqu'à ce jour | Engagements | Ecart |
|---|---|---|---|---|
|
AAA |
70 000 |
53,000 |
17,000 |
0 |
|
BBB |
50 000 |
27,000 |
19 000 |
+4000 |
|
CCC |
20 000 |
18,000 |
8,000 |
-6,000 |
|
Total |
140 000 |
98,000 |
44,000 |
-2,000 |
Grâce à la disponibilité de ces informations, la division peut agir tôt afin d'empêcher de tels déficits budgétaires.
Activation de la surveillance de l'engagement
Commencez par créer les budgets suivants dans Budget. Ouvrir (BUS100) :
- Un budget de contrôle des dépenses, d'ordinaire par centre de coûts ou par service. En incluant des comptes de dépenses spécifiques, vous contrôlez les types d'achat à inclure dans le calcul de l'engagement.
- Un budget vide réservé aux dépenses engagées
- Un budget pour la saisie manuelle des dépassements, mais uniquement si ces frais supplémentaires sont approuvés.
Puis, dans Paramètres – Comptabilité générale (CRS750/G), activez le calcul des dépenses engagées et spécifiez :
- Les budgets à utiliser
- Les règles pour la comparaison et la réduction des valeurs d'engagement
- Les segments comptables à contrôler au cours de la saisie des ordres d'achat pour le contrôle des coûts
- Si vous devez empêcher un utilisateur d'entrer un ordre d'achat pour lequel il ne reste plus de marge de budget
Mise à jour des budgets
Le budget de contrôle est mis à jour de la façon habituelle : via la génération de valeur budgétaire, la budgétisation centralisée, les affectations, etc.
Le budget d'engagement est mis à jour au cours de la nuit par M3 Job Scheduler avec les valeurs engagées. Les anciennes valeurs sont donc remplacées par les nouvelles en continu. Si nécessaire, vous pouvez activer la mise à jour manuellement pour une période dans Engagement. Calculer (PPS970).
Les valeurs engagées sont enregistrées selon l'application des règles comptables PP10-903 et PP10-910. Toutefois, si une chaîne comptable a été saisie manuellement en appuyant sur F11 dans l'un des programmes suivants, cette chaîne comptable remplace ces règles comptables : Demande d'achat. Ouvrir (PPS180) ; Ordre d'achat planifié. Ouvrir (PPS170) ; Ordre d'achat. Ouvrir (PPS200).
Seuls les segments comptables sélectionnés pour le contrôle des coûts dans l'écran (CRS750/G) sont utilisés pour l'écriture comptable.
Contrôle de l'engagement en ligne
L'engagement est surveillé à partir du moment où un service entre une demande d'achat pour un article hors stock. Si la chaîne comptable utilisée est incluse dans le budget de contrôle, le calcul suivant est effectué automatiquement :
- (valeur budgétée) plus (dépassement saisi manuellement) moins (valeur réelle jusqu'à ce jour pour cette chaîne comptable) moins (valeur engagée).
Le type de taux de change utilisé pour ce calcul est extrait le cas échéant du budget pour les dépassements saisis manuellement. Dans le cas contraire, le type de taux de change est extrait du budget de contrôle.
Si le résultat est un montant supérieur au montant de la ligne OA, il est ajouté au fichier de solde de la comptabilité générale pour le budget réservé aux valeurs engagées. (Si la ligne d'ordre d'achat doit être supprimée ultérieurement ou que son statut passe de définitif à préliminaire, la procédure est inversée.) Lorsque les biens sont réceptionnés et que la facture est enregistrée, le montant engagé est automatiquement déduit.
Toutefois, si le montant calculé est plus faible que le montant de la ligne d'OA, l'ordre d'achat est bloqué (et reçoit le statut 14) ou un avertissement est émis, en fonction de votre sélection dans l'écran (CRS750/G).
Afficher les résultats en ligne
En incluant les budgets utilisés pour la surveillance de l'engagement dans un modèle de colonne, vous pouvez afficher la situation actuelle en ligne pour les centres de coûts ou les services concernés dans 'Fichier balance CG. Afficher' (GLS215).