Conversion de la trésorerie

Résultat

Les dépenses et recettes sélectionnées dans un budget de résultat sont converties et affectées à des périodes et jours spécifiques.

Les valeurs budgétaires converties sont affichées selon les chaînes de comptabilité paramétrables et enregistrées dans les fichiers suivants : le fichier de définition du budget de base (FBUDEF), le fichier des détails budgétaires par période (FBUDET), et le fichier de saisie du budget par jour/détail (FBUDAY).

Utilisez les valeurs converties pour créer et mettre à jour un budget de trésorerie - un budget de stock - dans 'Budget de trésorerie. Ouvrir' (CFS100).

Avant de commencer

• Une table de conversion de compte doit être définie dans le programme 'Table de conversion. Ouvrir' (CFS010).
• Une table d'affectation doit être définie dans Table d'affectation. Ouvrir (CFS015).
• Les revenus et dépenses doivent être budgétés dans le budget Pertes et profits, dans le programme 'Budget. Ouvrir' (BUS100).

Objectif

Le but de la conversion de la trésorerie est d'afficher les revenus et coûts budgétisés comme paiements futurs et paiements reçus. Cela permet de prévoir les espèces d'une entité à un certain moment à l'avenir.

Quand

La conversion est effectuée chaque fois que vous souhaitez créer un nouveau budget de trésorerie, autrement dit, ce n'est pas un processus continu. Le timing de la création du budget de trésorerie dépend des procédures de gestion de la trésorerie et de la situation financière de l'entité. Une entité ayant des problèmes de solvabilité ou un solde de trésorerie très fluctuant est susceptible de créer des budgets de trésorerie plus souvent, afin de contrôler la situation et de prendre les mesures nécessaires.

Procédure

La conversion est constituée de trois étapes :

1. Les recettes et dépenses budgétaires sont converties

2. Les valeurs sont attribuées dans le temps

3. Le budget de trésorerie est mis à jour avec les valeurs converties.

Étape 1. Les recettes et dépenses budgétaires sont converties

Les recettes et dépenses dans le budget de résultat sélectionné sont converties en paiements ou paiements reçus. La conversion est basée sur une table comptable définie dans 'Table de conversion. Ouvrir' (CFS010).

Quelles valeurs sont converties ?

Les valeurs à convertir dépendent de l'objectif du budget de trésorerie. Si vous avez l'intention d'utiliser le budget comme saisie pour les lignes de paiement prévues dans un plan de trésorerie, vous devez inclure seulement les recettes et dépenses qui ne sont pas inscrites dans les comptabilités auxiliaires. (Les totaux pour ces valeurs sont automatiquement récupérés sur des lignes séparées dans le plan de trésorerie.)

Voici des exemples de valeurs à convertir lors de la création d'un budget de trésorerie pour la planification à court terme :

• Recettes : Ventes, revenus financiers, dividendes provenant d'actions
• Dépenses : Location, frais généraux, coûts financiers tels que les intérêts.

Toutefois, si vous souhaitez utiliser le budget de trésorerie indépendamment pour examiner la trésorerie attendue à long terme (par exemple, pour toutes les périodes de l'année budgétaire), une partie plus importante de la comptabilité auxiliaire doit être convertie.

Voici des exemples de valeurs à convertir lors de la création d'un budget de trésorerie pour la planification à long terme :

• Recettes : Ventes budgétisées et autres revenus des clients
• Dépenses : Achats budgétisés et autres coûts.

Comment fonctionne une table de conversion de comptes ?

Fondamentalement, la table est constituée d'une ou plusieurs lignes. Chaque ligne représente une gamme de chaînes comptables dans le budget de résultats. Jusqu'à 999 lignes peuvent être définies pour s'assurer que tous les comptes concernés sont inclus dans la conversion de compte.

Les totaux des transactions budgétaires sur ces gammes de chaînes comptables sont affichés sur un chaîne comptable cible spécifique. Cette chaîne comptable est ensuite utilisée dans le budget de trésorerie.

Pour contrôler que les paiements convertis et les paiements reçus dans le budget de trésorerie sont inclus dans les bonnes lignes du plan de trésorerie, par exemple, il vous faut différents comptes pour ces catégories. Par conséquent, plusieurs tables sont utilisées pour différents ensembles de lignes. Pour ce faire, vous pouvez utiliser les comptes budgétaires ou comptes de trésorerie utilisés dans les comptabilités auxiliaires.

Toutes les tables créées pour le même exercice comptable sont automatiquement incluses lors de la conversion des valeurs.

Pour plus d'informations sur la façon de créer une table de conversion comptable, voir Créer une table de conversion des comptes pour la budgétisation de la trésorerie.

La définition des plages et chaînes comptables cibles est une étape critique dans la conversion de trésorerie. Par conséquent, vous devez avoir une connaissance approfondie du plan comptable de la division.

Utilisation des niveaux de conversion de compte

Les niveaux de conversion de compte sont utilisés quand un revenu ou coût budgétisé dans un budget de résultat affecte la trésorerie de l'entité plus d'une fois. Les niveaux se rapportent à l'ordre des trésoreries potentielles à afficher sur des chaînes comptables distinctes.

Vous pouvez définir des tables de conversion de compte par niveau pour chaque exercice comptable, de 0 à 9. Le niveau 0 récupère toujours les valeurs à partir de la chaîne comptable de résultat initial. Le niveau 1 convertit les résultats de la conversion au niveau 0 vers une nouvelle chaîne comptable, et ainsi de suite. Autrement dit, toutes les valeurs converties aux niveaux 1 à 9 sont basées sur le niveau précédent. En théorie, les neuf niveaux peuvent tous être utilisés. Dans la pratique, seuls les niveaux 0 à 2 sont utilisés, normalement.

Exemples d'utilisation des niveaux de conversion de compte

Les modèles ci-dessous illustrent la façon dont la conversion des comptes est effectuée dans les niveaux.

Exemple 1

Le premier exemple peut être utilisé à la fois pour la trésorerie à long terme (budgétisation de trésorerie) et la trésorerie à court terme (planification de trésorerie) :

Commentaires :

• La valeur dans le compte Salaires du budget de résultat est la valeur de base dans cet exemple.
• Vous avez défini trois tables de conversion de compte pour chaque chaîne comptable cible dans le budget de trésorerie au niveau 0.
• Vous avez également indiqué le pourcentage de valeur de base qui doit être attribué à chaque chaîne comptable. (Normalement, vous devriez utiliser un compte distinct pour les dépenses de sécurité sociale dans le budget de résultat, dans ce cas, cependant, vous avez décidé de créer cette valeur comme des frais généraux de 40 % sur la base du montant des salaires.)
• Puisque la base est une valeur de débit, vous avez précisé manuellement que les signes sont réversibles pour chaque chaîne comptable.
• Au niveau 1, vous avez deux tables de conversion pour les comptes de trésorerie qui devraient être affectés. Les valeurs de base sont désormais les valeurs converties au niveau 0.
• Puisque l'impôt à la source et les dépenses de sécurité sociale devraient créditer chacun un seul compte, la conversion est définie comme 100 % des valeurs de niveau 1 sans inverser les signes.

Exemple 2

Le second exemple concerne les valeurs budgétaires pour la facturation des créances. Ainsi, il ne serait utilisé que lors de la création d'un budget de trésorerie pour examiner la trésorerie à long terme.

Comme vous pouvez le voir dans les deux exemples ci-dessus, la structuration des niveaux de conversion est identique, quel que soit le type de budget de trésorerie auquel les valeurs sont destinées.

Étape 2. Les valeurs sont attribuées dans le temps

En même temps que la conversion de compte, les valeurs sont automatiquement affectées dans le temps selon des pourcentages définis. L'affectation est basée sur une table d'affectation définie dans Table d'affectation. Ouvrir (CFS015).

Ce tableau se compose également d'un maximum de 999 lignes. Pour chaque ligne, vous définissez la période dans le budget de résultat à partir de laquelle l'affectation est effectuée. Vous définissez également la période dans le budget de trésorerie vers lequel l'affectation est effectuée. Dans la période, jusqu'à cinq jours calendaires peuvent être définis comme des jours de paiement. Vous pouvez ensuite indiquer un pourcentage du paiement total à affecter à chaque jour de paiement.

Puisque vous connectez une table d'affectation par ligne dans la table de conversion de compte, vous disposez d'une grande flexibilité dans la définition de l'affectation.

Exemples de définition d'une table d'affectation

L'exemple suivant illustre comment vous pouvez définir la table d'affectation. Normalement, vous n'aurez besoin que de définir une ou deux ligne(s) d'affectation : Vous utilisez à la place une table d'affectation distincte pour chaque chaîne comptable cible dans la table de conversion de compte combinée pour l'année en cours.

Pour obtenir des informations détaillées sur la définition des tables d'affectation, voir la rubrique relative à la création de tables d'affectation dans le module Gestion de la trésorerie.

Dans l'exemple de conversion de compte 1 ci-dessus, vous versez les salaires de vos employés le 14 et le 29 de chaque mois. Cependant, vous ne payez l'impôt à la source et les dépenses de sécurité sociale qu'à partir du 12 du mois suivant.

Il n'existe qu'une exception à ce modèle : Vous payez l'indemnité de vacances mi-juin. L'indemnité de vacances représente dans ce cas des frais généraux de 12 % sur le salaire mensuel.

Par conséquent, vous affectez les salaires de la manière suivante :

De début	À début	Jour 1	% Jour 1	Jour 2	% Jour 2	Jour 3	% Jour 3	Jour 4	% Jour 4	Jour 5	% Jour 5
=	=	14	50,00	29	50,00

Cela signifie que le solde de l'exercice pour les salaires dans le résultat sélectionné sera divisé en deux et publié les 14 et 29 respectivement pour la période correspondante dans le budget de trésorerie.

En ce qui concerne l'indemnité de vacances, elle est affectée en ajoutant des frais généraux de 12 % sur le solde de chaque période au milieu de la période 6, c'est-à-dire en juin. Vous le précisez sur une ligne distincte de la même table puisque vous utilisez le même compte :

De début	À début	Jour 1	% Jour 1	Jour 2	% Jour 2	Jour 3	% Jour 3	Jour 4	% Jour 4	Jour 5	% Jour 5
=	06	15	12,00

Pour les deux impôts, vous créez une table distincte :

De début	À début	Jour 1	% Jour 1	Jour 2	% Jour 2	Jour 3	% Jour 3	Jour 4	% Jour 4	Jour 5	% Jour 5
=	+01	12	100,00

De cette façon, le solde de la période convertie du budget de résultat est publié le 12 du mois suivant.

De cette façon, le solde de la période convertie du budget de résultat est publié le 12 du mois suivant.

Étape 3 : Les valeurs converties sont mises à jour dans le budget de trésorerie.

Lors de la création d'un budget de trésorerie dans 'Budget de trésorerie. Ouvrir' (CFS100), ce qui suit se produit :

• Les valeurs sont automatiquement converties en fonction de la table de conversion de compte définie pour l'exercice comptable en cours
• Les valeurs sont affectées en fonction de la table d'affectation pour l'année en cours définie dans la table de conversion, et incluses dans le budget.

Dans le budget de trésorerie, les valeurs converties sont répertoriées par période et jour pour chaque compte cible. Les niveaux utilisés dans le flux de conversion ne sont pas affichés.

Dans la plupart des cas, il serait plus pratique de créer un budget de trésorerie distinct n'ayant jamais servi (CFS100). Cependant, vous pouvez également sélectionner le budget de résultat de base comme budget de trésorerie.

Structure

Les modèles ci-dessous illustrent la manière dont est effectuée et définie la conversion de trésorerie automatique. Reportez-vous à la section Voir également pour des documents expliquant les étapes respectives.

Flux de conversion

1. Dépenses/Revenus saisis dans le budget Pertes et profits

2. Plages de chaînes comptables sélectionnées

3. Valeurs affectées par période, jour et pourcentage

4. Valeurs sélectionnées publiées sur la nouvelle chaîne comptable

Comme résultat, les paiements réels ou paiements sont reçus dans le budget de trésorerie

Une fois que les définitions sont réalisées, le processus est entièrement automatique.

Définition de la conversion de trésorerie

1. Estimation des jours de paiement

   Remarque

   Cette étape nécessite une bonne compréhension des procédures de paiement et de comptabilité de la division.

2. Définir la table d'affectation

3. Examiner le plan comptable de la division

   Remarque

   Cette étape nécessite une bonne compréhension des procédures de paiement et de comptabilité de la division.

4. Définir la table de conversion de compte

5. Sélectionner le budget Pertes et profits et créer un budget de trésorerie