Accords financiers

Ce document explique comment :

Gérer les accords financiers
Gérer la comptabilité pour les factures de contrat
Rapprocher les factures fournisseur des contrats

Résultat

Une facture fournisseur peut être rapprochée avec un contrat dans 'Facture fournisseur. Enregistrer' (APS100) ou dans 'Lot de factures fournisseur. Ouvrir' (APS450).
Un contrat peut être suivi dans 'Accord financier. Ouvrir' (AGS100) et dans les programmes associés 'Accords financiers. Ouvrir factures connectées' (AGS130) et 'Accord financier. Ouvrir budget/chiffres réels par période' (AGS140).

Avant de commencer

Une fonction GCF AP10, à utiliser pour le rapprochement des accords financiers, doit être définie dans 'Fonction GCF. Ouvrir' (CRS405) avec 'Rapprochement accord financier' défini sur 1-'Accords' et 'Fonction man suivante - rapproch facture' sur 1 (la facture ne doit pas être rapprochée avec un ordre d'achat).
Un contrat de type 2 (Contrats) doit être défini dans (AGS100).

Restrictions pour les accords financiers

Vous ne pouvez pas utiliser le processus de prépaiement avec des accords financiers.
Vous ne pouvez pas effectuer de rapprochement avec un accord financier dans (APS450) lorsqu'un type de ligne 8 (Ligne comptable) est connecté à la même facture.
Vous ne pouvez pas utiliser un ordre d'achat avec un accord financier.
Le rapprochement automatique des factures fournisseur connectées au leasing n'est pas possible.

Méthodes d'approbation automatique

Les accords financiers de type 2 (Contrats) créés dans (AGS100) peuvent être rapprochés avec les factures fournisseur dans (APS450) et (APS100). Lors de la définition d'un contrat, vous spécifiez comment une facture doit être rapprochée avec le contrat et comment le contrat doit être publié. Le champ 'Méthode d'approbation automatique' dans (AGS100) sert de base pour la façon dont les factures sont rapprochées avec un contrat. Les méthodes d'approbation automatique disponibles sont :

1-'Limite montant de facture'. Le montant facturé est rapproché avec la 'limite montant de facture' du contrat. Si le montant facturé, hors TVA, se situe dans la 'limite montant de facture' du contrat, la facture est approuvée pour le paiement. Sinon, la facture est arrêtée pour une gestion manuelle dans 'Facture fournisseur. Réimputer' (APS110).
2-'Budget total'. Le montant facturé est rapproché avec la 'limite de montant contractuel' du contrat. Si le montant facturé ainsi que le montant cumulé des factures rapprochées du contrat respectent la limite de montant contractuel, la facture est approuvée pour paiement. Sinon, la facture est arrêtée pour une gestion manuelle dans (APS110).
3-'Budget annuel cumulé'. Le montant facturé est rapproché avec le 'budget/montant facturé par période' et la 'limite de montant contractuel'. Le 'budget/montant facturé par période' est basé sur la 'limite de montant contractuel'. Il est calculé en fractionnant la 'limite de montant contractuel' également par période dans la durée du contrat. Pour afficher le montant facturé budgété par période, utilisez l'option associée 22='Budget/chiffres réels par période' dans (AGS100). Le montant budgété de la période peut être ajusté, mais le montant total doit toujours être le même que la limite de montant contractuel. Si le montant facturé ainsi que le montant cumulé des factures rapprochées du contrat pendant cette période et pendant l'AEC respectent le budget de la période et le budget de l'AEC respectivement, la facture est approuvée pour paiement. Sinon, la facture est arrêtée pour une gestion manuelle dans (APS110).

Comptabilité des factures de contrat

Si la même chaîne comptable est valide pour l'intégralité du contrat, vous pouvez spécifier la chaîne comptable dans (AGS100). Si cela est fait, cette chaîne comptable est toujours ajoutée à la facture rapprochée, que le rapprochement avec le contrat soit approuvé ou non.

Si la facture doit être publiée sur plusieurs lignes, une pièce justificative standard de type 5-'Factures accord financier' doit être associée au contrat. Pour créer la pièce justificative standard, ouvrez 'Pièce justificative standard. Ouvrir' (GLS015) et sélectionnez le type de pièce justificative standard 5-'Factures accord financier'. Si la facture doit toujours contenir un montant fixé, commencez par configurer une ligne avec le type de montant 1-'Montant fixé'. Utilisez le type de montant 2-'Montant plafond' si la facture doit avoir des coûts variables. Les montants dans la limite seront approuvés. Si la pièce justificative standard est configurée pour avoir plus d'une ligne de montant plafond, la facture est arrêtée pour une gestion manuelle pendant le rapprochement de facture. Ceci permet de fractionner manuellement le montant variable entre les lignes de limite.

Rapprochement de la facture fournisseur avec les contrats

Dans (APS450), les champs 'Numéro de référence externe' et 'ID d'accord financier' prennent en charge la fonctionnalité pour faire un rapprochement avec un accord financier. Le 'numéro de référence externe' est utilisé si vous utilisez à la fois des contrats et des ordres d'achat. Dans ce cas, vous pouvez utiliser le 'numéro de référence externe' à la fois pour un ID de contrat et un numéro d'ordre d'achat. Lorsque des informations ont été ajoutées à ce champ dans (APS450) et qu'une validation a été effectuée, M3 Business Engine identifie s'il s'agit d'un numéro de contrat ou d'un numéro d'ordre d'achat et les place dans le champ approprié.

Pour rapprocher manuellement une facture avec un accord financier dans (APS100), vous devez sélectionner une fonction GCF AP10 qui a été définie pour le rapprochement des accords financiers. Si la fonction GCF a la valeur 'Fonction man suivante - rapproch facture' définie sur 1, le champ 'ID d'accord financier' est affiché sur les panneaux E et F dans (APS100).

Logique du rapprochement de facture

Une condition de base pour rapprocher une facture dans (APS450) et (APS100) est que la facture et l'accord financier aient le même fournisseur, le même ID d'accord financier et la même devise. Si vous n'avez pas besoin d'ajuster la facture, elle peut être rapprochée avec l'accord financier. Pour que la facture soit automatiquement publiée et approuvée pour paiement, la logique suivante doit être appliquée :

La date de facturation est comprise entre la date de début et la date de fin de l'accord financier. Si ce paramètre est faux, la facture n'est pas approuvée pour le paiement et le message 'Date fact hors période' s'affiche sur la facture en 'Facture fournisseur. Réimputer' (APS112).
Le montant facturé sur la facture respecte la limite du montant de facture. Cela s'applique à la méthode d'approbation 1-'Limite montant de facture'. Cela s'applique également si une limite de montant de facture est ajoutée aux contrats en utilisant la méthode d'approbation 2-'Budget total' ou 3-'Budg annuel cum'. Si cela est faux, la facture n'est pas approuvée pour le paiement et un message indiquant que le montant de la facture est supérieur au montant limite facturé est affiché dans la facture dans (APS112).
Le montant facturé ainsi que le montant cumulé des factures rapprochées du contrat respectent la limite de montant contractuel. Cela s'applique aux méthodes d'approbation 2-'Budget total' et 3-'Budg annuel cum'. Si cela est faux, la facture n'est pas approuvée pour le paiement et le message 'Total utilisé>Total budget' ou le message 'Total utilisé>budget à ce jour' est affiché dans la facture dans (APS112).
Un compte de frais a été ajouté dans l'accord financier. Si cela est vrai, le compte de frais est utilisé.
Aucun compte de frais n'a été ajouté. Une pièce justificative standard a été sélectionné dans le contrat avec un maximum d'une ligne 'Montant plafond' connectée. Le montant facturé respecte à la fois le 'montant fixé' et le 'montant plafond' de la pièce justificative. Si l'une de ces déclarations est fausse, la facture n'est pas approuvée pour le paiement.

Lorsqu'une facture est approuvée pour le paiement, elle est connectée au contrat et peut être affichée dans (AGS130). Ce programme ne peut être ouvert que via l'option associée 21='Factures connectées' dans (AGS100). Le montant facturé est également mis à jour dans (AGS140). Dans ce programme, le budget pour le contrat est affiché avec le montant cumulé des factures rapprochées. Le programme (AGS140) est récupéré à partir de (AGS100) via l'option associée 22='Budget/chiffres réels par période'.

Connexion manuelle des factures aux contrats

Dans (APS110), l'option associée 26='Connecter accord financier à la facture' peut être utilisée pour connecter une facture à un contrat. Cela n'est possible que si la facture est publiée sur un compte d'attente. Sinon, la facture doit être annulée et saisie à nouveau pour la rapprocher avec l'accord financier. Le champ 'ID d'accord financier' est affiché avec l'ordre de tri 3='Numéro de facture fournisseur' et 5='Utilisateur autorisé'.

Recodification de factures fournisseur

Dans (APS112), lorsqu'une facture fournisseur est connectée à un contrat, les champs indiquant l'ID d'accord financier et le code d'erreur du rapprochement de contrat sont affichés.

Si la facture a été arrêtée en raison des limites définies dans les lignes de pièce justificative standard, elle doit être recodifiée dans (APS112). Vous ouvrez (APS112) en sélectionnant l'option associée 8='Approbation facture simplifiée' dans (APS110). Lorsque vous sélectionnez 'Recodifier', la pièce justificative standard est récupérée et les lignes de la pièce justificative standard sont affichées. Pour les lignes 'Montant fixé', le montant défini est proposé. Pour les lignes 'Montant plafond', le montant doit être saisi manuellement. Lorsque la recodification est terminée dans (APS112), le flux d'approbation normal est déclenché.