Pièces comptables du journal

Avant de commencer

• Le système financier est configuré.
• Les numéros de série des journaux sont définis pour l'exercice en cours. Cette opération est réalisée dans Numéro de série de journal. Ouvrir (CRS400).
• La fonction GCF GL01 avec au moins un enregistrement détaillé est définie dans le programme Fonction GCF. Ouvrir (CRS405). Reportez-vous à la section Utilisation des fonctions GCF pour faciliter la saisie des transactions pour obtenir une description détaillée des paramètres disponibles pour cette fonction GCF.
• Si elles sont utilisées, les pièces justificatives standardisées sont saisies dans Pièce justif standard. Ouvrir (GLS015).

Suivez les étapes ci-dessous :

1. Sélection d'un modèle de saisie

   Les pièces comptables du journal sont saisies dans Pièce justificative journal. Saisir (GLS100). Après leur extraction, les enregistrements détaillés de la fonction GCF s'affichent dans l'écran d'ouverture en tant que modèles de saisie. Les différents enregistrements détaillés permettent de créer différents types de pièce comptable du journal. Un numéro de pièce extrait de l'enregistrement détaillé sélectionné est automatiquement affecté à la pièce justificative. L'enregistrement détaillé détermine également l'ordre dans lequel les champs de saisie s'affichent, ainsi que le format d'état.

   Les types de pièce justificative suivants peuvent être créés, selon le format d'état défini pour l'enregistrement détaillé de la fonction GCF sélectionnée :

   • Pièces justificatives habituelles (formats d'état 1, 3, 5)
   • Pièces justificatives pour paiements client et fournisseur (format d'état 20)
   • Pièces justificatives de transaction bancaire basées sur un relevé bancaire (format d'état 21) Les pièces justificatives peuvent être saisies en devises locales ou étrangères.

   Des pièces justificatives temporaires peuvent également être saisies. Une pièce justificative temporaire est une pièce comptable du journal utilisée pour réaliser un ajustement temporaire dans la comptabilité générale. Lors de la saisie, une transaction équivalente est créée avec des symboles inverses. La pièce justificative d'origine est ainsi inversée en reportant la somme actuelle à une date future. Les pièces justificatives temporaires sont fréquemment utilisées pour ajuster des états de la comptabilité périodique ou des provisions dans l'état de fin d'exercice.

   Toutes les pièces comptables du journal ont une date comptable. Lors de la saisie d'une pièce temporaire, une date comptable de nouvelle saisie doit également être spécifiée pour cette pièce. Lors de la saisie d'une transaction bancaire, la date comptable est la dernière date de l'exercice, le fichier de solde est mis à jour dans une période distincte.

2. Ecritures comptables

   • Saisir une pièce comptable de journal

     Les informations déjà enregistrées peuvent être modifiées ou supprimées lors de la saisie, tant qu'aucun numéro de pièce n'a été affecté à la pièce.

     Une pièce justificative standardisée avec des chaînes comptables prédéfinies peut être utilisée pour simplifier la saisie. Les chaînes comptables sont extraites pour la pièce justificative et peuvent être modifiées ou supprimées.

     Si une TVA est appliquée, elle peut également être contrôlée à l'aide des pièces justificatives. Ce point doit être spécifié dans Paramètres – Comptabilité Générale (CRS750). La TVA enregistrée dans la pièce justificative est comparée à la TVA attendue. Si les valeurs sont différentes, le montant peut être ajusté.

   • Saisir un paiement client/fournisseur

     Vous pouvez saisir des paiements client ou fournisseur via la comptabilité générale dans Journal Ecritures & Paiements. Ouvrir (GLS110). Pour accéder à ce programme, sélectionnez un enregistrement détaillé de la fonction GCF avec le format d'état 20 (transactions bancaires) ou 21 (saisie multifonctions) dans l'écran (GLS100).

   • Saisir une transaction bancaire

     Les transactions bancaires sont toujours saisies avec un compte de compensation pour le compte bancaire spécifié. La saisie est initiée en spécifiant le solde de clôture et le nombre de relevés bancaires utilisés comme base. Vous pouvez également utiliser cette option pour saisir des paiements client ou fournisseur basés sur ce relevé.

3. Post-transaction

   Les écritures comptables peuvent être modifiées après la création de la pièce comptable du journal, mais avant la mise à jour de la comptabilité générale. Des pièces justificatives erronées peuvent également être annulées et des écritures comptables sont alors créées pour le compte d'annulation spécifié dans Paramètres – Comptabilité Générale (CRS750).

   La comptabilité générale est mise à jour et un journal comptable est créé lorsque le traitement est terminé. Toutefois, si un journal d'erreur a été créé, les écritures comptables ne mettent pas à jour la comptabilité générale.