Saisie manuelle des factures fournisseur

Résultat

Les factures saisies peuvent appartenir à l'une des catégories suivantes :

• Approuvée et enregistrée sur un compte de coûts
• Non approuvée et enregistrée sur un compte de compensation
• Enregistrements de paiement d'un ensemble de paiements récurrents, soit basés sur une facture approuvée, soit sur un contrat sans facture.

La comptabilité fournisseurs et la comptabilité générale sont mises à jour.

Avant de commencer

• Les enregistrements détaillés pour la saisie des factures approuvées et non approuvées doivent être définis pour la fonction GCF AP10 (Saisie manuelle des factures fournisseur) dans Fonction GCF. Ouvrir détails (CRS406). Pour plus de détails, voir les instructions correspondantes.
• Les composants suivants doivent ou devraient être connectés à ce fournisseur dans le programme Fournisseur. Définir détails achat/fin (CRS624) :

• Devise (obligatoire)
• Type de taux de change (obligatoire)
• Conditions de paiement (obligatoire)
• Méthode de paiement pour la comptabilité fournisseurs (obligatoire)
• Banque du fournisseur (si vous utilisez une méthode de paiement de la catégorie de paiement 3, c'est-à-dire si le paiement doit être effectué par virement bancaire)
• Conditions d'escompte (si le fournisseur a accordé un escompte au comptant à la division)
• Code de négoce à des fins de statistiques de vente (facultatif)
• Code d'intervention (facultatif). Ce code est utilisé lors de la saisie des factures des fournisseurs indépendants, mais seulement dans le cas où votre division doit transmettre des rapports sur de tels paiements aux autorités fiscales.

• Si les messages doivent être envoyés automatiquement à la personne autorisant les factures, les messages d'application 149–150, 157, 200, 202 et 608 doivent être activés dans 'Paramètres – Messages d'application. Ouvrir' (CRS424).

Suivez les étapes ci-dessous :

1. Révision des factures fournisseur entrantes

   Effectuez un premier contrôle des factures papier que vous recevez, conformément aux procédures et à la politique de votre division. Pour simplifier la saisie et décider plus facilement du workflow que vous allez utiliser, triez toutes les factures que vous acceptez de payer et séparez–les en différentes catégories (par exemple, approuvée, non approuvée, avec ou sans correspondance avec un ordre d'achat).

2. Saisir manuellement les factures fournisseur pour paiement

   Saisissez les factures papier dans Facture fournisseur. Enregistrer (APS100) : l'enregistrement détaillé de la fonction GCF que vous avez sélectionné pour le type de facture contrôle une grande partie du workflow.

   Si une facture contient une référence à un numéro d'ordre d'achat, vous pouvez effectuer le rapprochement avec l'ordre d'achat et la réception de marchandises durant la saisie. Cette procédure est expliquée ultérieurement.

   Si la "Méthode de retenue fiscale" du fournisseur est définie sur 4 dans l'écran (CRS624/F) et si un code d'intervention est indiqué dans l'écran (APS100/F), un écran supplémentaire s'affiche (APS100/K) et vous permet de contrôler le calcul de la retenue fiscale. Vous pouvez également déduire des acomptes pour lesquels la retenue fiscale a été déduite à l'aide du même code d'intervention ou déduire d'autres frais non applicables du montant de base pour le calcul.

   Si vous utilisez un compte défini comme compte d'immobilisation lors de l'enregistrement de la facture, la fonction 'Immobilisation préliminaire. Ouvrir' (FAS180) est automatiquement activée pour vous permettre de créer directement une immobilisation préliminaire ou d'ajouter des frais à une immobilisation définitive avant de créer une pièce justificative.

   Remarque : si vous utilisez le programme 'Journal écritures et paiements. Ouvrir' (GLS110/B) pour tous les types de factures et de saisie de paiement, vous pouvez démarrer la saisie ici et appeler l'écran (APS100) automatiquement.

3. Saisir les enregistrements de paiement pour les paiements récurrents

   Dans le cas de paiements fournisseur récurrents basés sur des factures papier ou sur un contrat, saisissez les enregistrements de ces paiements dans un plan de paiement fournisseur distinct. Vous pouvez appliquer cette procédure lors de la saisie de la facture dans le programme (APS100) ou séparément dans le programme 'Paiement récurrent. Ouvrir' (APS095).

   Bien entendu, vous pouvez mettre cette facture en correspondance avec un ordre d'achat avant de terminer la saisie.

4. Enregistrer la facture

   En fonction des paramètres que vous avez définis, l'enregistrement s'effectue manuellement ou automatiquement dans l'écran (APS100/J). Les paiements récurrents que vous avez directement saisis dans l'écran (APS095) et associés à aucune facture ne sont pas enregistrés.